안녕하세요.
메일플러그입니다.
그룹웨어는 비효율적인 업무 시간은 단축하고,
생산성은 향상시키는 등 기업에 많은 도움을 주는데요.
필요한 목적에 따라
다양한 유형의 협업프로그램이 존재하죠.
그중에서도 크게 2가지 유형으로 나누어 보면,
그룹웨어와 메신저형 협업툴이 있는데요.
먼저, 그룹웨어는 기업메일과 메신저를 포함한
다양한 기능을 제공하는 기업 솔루션입니다.
메신저형 협업툴은 말 그대로 메신저 기반으로,
그 외에 업무 관리 기능이 추가된 업무툴인데요.
다발성 대화가 많아 히스토리 보관이 어렵다는 단점이 있죠.
그래서 오늘은 히스토리 보관에 용이하며,
다양한 업무기능을 제공하는
협업프로그램 도입 가이드에 대해 말씀드리려 하는데요.
하나씩 차근차근 살펴보도록 하겠습니다!
1. 도메인 구입
혹시, 이메일 주소에 기업 이름이 들어간 것을 본 적 있으신가요?
@mailplug.com / @samsung.com 등
생각 보다 더 많이 보셨을 텐데요.
바로 이것이 그룹웨어에 포함된 도구 중
하나인 기업메일에 사용됩니다.
이러한 기업메일은 도메인이 필수인데요!
@뒷부분이 도메인이 들어가는 영역이기 때문이죠.
참고로 도메인은 고유의 주소이기 때문에,
다른 사람과 중복으로 소유할 수가 없는데요.
그래서 가능하다면 구입하실 때,
같은 이름으로 .net / .com / .co.kr 등
여러 주소를 전부 구매하시는 게 좋습니다.
추후에 생길 수 있는 혼란을 미연에 방지하기 위해서인데요.
더불어, 사람들이 잘 기억할 수 있도록
기업명이나 서비스명을 담은 도메인이면 더욱 좋겠죠?
2. 서비스 업체 선정
기업 내에서 이러한 그룹웨어를 구축하기 위해서는
큰 초기 자본과 전문 인력들이 필요한데요.
그래서 보통은 대신 설치하고 계속 관리해 줄
전문 서비스 업체를 통해 만들게 됩니다.
하지만 업체가 너무 여러 곳이고,
제공 정책도 상이하여 막막하실 수 있을 텐데요.
그럴 때는 기업이 원하는 협업프로그램의
기준을 세우고 비교해 보시는 것이 바람직합니다.
각 기업마다 우선순위는 다를 수 있지만,
비용이나 기능, 용량 등의 기준을 중요하게 보실 텐데요.
특히 저장공간의 경우,
부족하면 여러 문제가 발생할 수 있어
넉넉하게 제공하는 곳을 선정하시는 게 좋죠.
또한, 회사가 현재 고민하고 있는 부분을 파악하여
필요한 기능을 잘 선정하시는 것도 중요한데요.
가격과 용량을 열심히 비교했는데,
정작 원하는 기능을 제공하지 않는 업체라면
도입할 이유가 사라지기 때문입니다.
따라서 각 기업별로 조건에 따라
꼼꼼하게 업체를 선택하는 것이 좋겠죠?
3. 무료 데모 체험
업체 선정을 완료하셨다면 이제 정말 신청만 하면,
협업프로그램을 다 만드신 건데요.
도입하시기 전에 서비스 업체의
데모버전까지 체험해 보시는 것을 추천드립니다!
그룹웨어는 특성상 한 번 도입하면 바꾸기 어려운데요.
따라서, 처음 만들 때부터 신중히 하기 위해
무료 체험으로 미리 경험해 보시는 게 좋죠.
그래서 거의 모든 업체가 무료체험을 제공하고 있는데요.
실제 시스템을 체험해 보면서
사용성과 편의성 등을 파악하시면 됩니다.
데모를 사용해 보신 후 만족스러우셨다면,
해당 업체를 통해 신청하고 도입하시면 되겠죠?
오늘은 협업프로그램 도입 방법을
단계별로 차근차근 말씀드렸는데요.
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또한 기업메일부터 메신저, 근태관리, 전자결재 등
총 10종의 필수 협업 기능이 모두 포함되는데요.
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지금까지 메일플러그였습니다.
감사합니다 :)
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