무료 그룹웨어, 회사에서 사용해도 과연 괜찮을까?

안녕하세요. 메일플러그입니다.

그룹웨어는 효율적인 협업과

원활한 업무 소통 등을 도와주기 위한 기업 솔루션인데요.

회사메일, 전자결재, TASK, 캘린더 등

기업의 필수 협업툴을 제공하여

생산성이 높아지는 등의 장점이 있죠.

그럼에도 도입을 위해 별도의 비용을 투자하는 것이

아깝게 느껴지실 수도 있으실 텐데요.

그래서 무료 그룹웨어를 찾는 분들도 계실 겁니다.

하지만, 회사에서 사용해도 괜찮은 걸까요?

무료 그룹웨어는 개인적으로 사용하기에는 유용한데요.

하지만 생산성과 보안 등이 더욱 요구되며

여러 인원이 동시에 사용해야 하는 기업의 경우,

이러한 무료 그룹웨어는 추천하지 않습니다!

지금부터 함께 자세한 이유를 하나씩 알아보겠습니다.

1. 인원수의 제한

첫 번째는 한정된 소수의 인원만 사용 가능하기 때문입니다.

예를 들면, 5명 혹은 10명 미만의 기업만 무료이거나

초대 인원이 제한되는 등의 방식인데요.

애초에 인원이 적은 회사가 아니라면

무료로 사용할 수 조차 없는 거죠.

하지만 인원이 적은 소기업의 경우,

사용해도 문제없다고 생각하실 수도 있을 텐데요.

그럼 이제 추천하지 않는 두 번째 이유를 말씀드리겠습니다.

2. 기능의 제한

무료 그룹웨어는 인원 제한이 있을 뿐 아니라

기능에도 한계가 있는데요.

업무용 메신저만 무료로 제공하거나

기타 업무도구, ZOOM 연동, 관리자 기능 등을

지원하지 않는 구조입니다.

그래서 도입 시에 기대했던 효과들을

제대로 누리지 못할 수도 있는데요.

원활한 업무를 위해 잘 활용하고 싶다면,

추가적인 비용 지출이 불가피하죠.

또한, 보안 기능에서도 차이를 보이는데요.

무료도 기본적인 보안 시스템이 제공되긴 하지만

사용자 접근 권한 관리, 다양한 로그 조회 등

다양하고 강력한 기능들은 유료만 제공됩니다.

따라서 데이터 보안이 중요한 곳이라면,

무료 그룹웨어보다는 유료 서비스가 더 바람직한 선택이겠죠?

3. 용량의 제한

마지막 세 번째 이유는 제공 용량이 적기 때문입니다.

그룹웨어 협업툴은 일을 할 때 자주 사용하는데요.

그래서 많은 용량을 필요로 합니다.

만약 사용 가능한 용량이 부족할 경우,

기존의 업무 자료들을 백업 및 삭제해야 할 텐데요.

지속적인 자료 정리 작업은

업무에 방해가 되어 생산성이 저하시킬 수 있죠.

여기서 끝이 아닌데요.

전체 제공 용량뿐만 아니라,

최대 파일 업로드 용량을 제한하는 경우도 있습니다.

가벼운 문서만 가끔 공유한다면 괜찮겠지만,

파일을 자주 주고받거나 용량이 클 경우

많은 애로 사항이 생기는데요.

따라서, 무료 그룹웨어를 정말 사용해도 될지 잘 고민해 보셔야겠죠?

지금까지 무료 그룹웨어를 추천하지 않는 이유를 함께 살펴보았는데요.

하지만, 여전히 유료 서비스를 사용하기가

부담스러운 분들도 계실 수도 있습니다.

그래서 합리적인 비용의 서비스를 도입하시는 것을 추천드리는데요!

특히, 기업에 필요한 협업 도구를 모두 담은

메일플러그 그룹웨어를 추천드립니다.

경제적인 가격인 월 2만 원부터 도입이 가능한데요.

장기 계약 시 1년 5%, 2년 10%를 추가로 더 할인해드리고 있죠.

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지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다:)