전자결재 시스템으로 우리 회사 업무 효율 높이는 방법

안녕하세요. 메일플러그입니다.

전자결재 시스템을 통해

우리 회사의 업무 효율을 높일 수 있다는 사실, 알고 계셨나요?

하지만 아직 종이 결재를 사용하고 있는 기업도 많으실 텐데요.

그래서 오늘은 전자결재 시스템 도입이 왜 필요하고

어떻게 업무 효율을 높이는지 하나씩 살펴보겠습니다.

1. 종이 없는 사무실

코로나19 이후 우리 일상에 큰 변화가 왔듯이,

회사 업무 환경에도 많은 변화가 생겼습니다.

스마트워크, 디지털 전환 같은 용어도 많이 들어보셨을 텐데요.

종이 없는 사무실도 이러한 일하는 방식의 변화 중 하나이죠.

종이 없는 사무실 (Paperless Office)이란,

기록 매체를 종이에서 디지털로 변화시키는 업무 환경을 의미하는데요.

많은 기업에서 업무 효율성과 정보 보호,

친환경 가치 실현을 위해 적용 중 입니다.

종이 신청서를 없앤 금융권,

모바일 영수증을 적용한 대형마트부터 일반 기업까지

페이퍼리스 오피스에 대한 관심은 상승중입니다.

이를 위해 꼭 필요한 업무 솔루션 중 하나가 바로 전자결재인데요.

결재를 진행할 때마다 소비되는 종이를 절약할 수 있기 때문이죠.

자원 절약도 되고 업무 효율까지 개선하는

페이퍼리스 오피스를 위해 전자결재 도입은 꼭 필요하겠죠?

2. 비대면 업무 환경 대응

코로나 팬데믹이 장기간 지속됨에 따라

재택근무가 더는 낯설지 않은 근무제도가 되었습니다.

포스트 코로나 시대에도 

하이브리드 근무가 증가할 것으로 전망되는데요.

하이브리드 근무란,

사무실 출근과 재택근무 등의 원격근무를

병행하는 형태를 말합니다.

이처럼 비대면, 원격은 앞으로

기업이 일하는 방식에 빠지지 않는 키워드가 될 것입니다.

그렇기 때문에 종이 결재는 더 이상 적합한 제도라 볼 수 없습니다.

작성한 문서를 결재자에게 직접 찾아가 요청해야 하기 때문인데요.

반면, 비대면 업무 형태가 보편화 됨에 따라

전자결재 시스템은 꼭 필요한 업무 솔루션이 되고 있습니다.

또한 재택근무뿐만 아니라 출장, 외근 등 다양한 환경에서

공간의 제약 없이 편리하게 사용이 가능하죠.

3. 체계적인 문서 관리

종이 결재의 경우, 결재 문서를 확인하는데 여러 가지 어려움이 존재했습니다.

아무리 잘 보존된 문서들이라도 필요한 내용을

찾아보거나 분류하는데 많은 작업이 필요하기 때문인데요.

또한, 형식이 변경되는 경우 수정된 문서를

조직원들에게 다시 배포해야하는 경우도 발생할 수 있죠.

이러한 방식은 효율성을 떨어뜨릴 뿐만 아니라

사내 데이터를 관리하는데도 어려움을 초래합니다.

반면, 전자결재는 이러한 번거로움을 줄일 수 있는데요.

결재문서를 쉽게 검색해 찾는 것이 가능하고, 

부서별로 문서함을 관리할 수도 있습니다.

또한, 문서 종류나 상태 등 여러 조건으로 분류해서 한 눈에 확인할 수 있는데요.

양식이 변경되거나 추가되어도

관리자 기능으로 시스템에 편리하게 적용할 수 있으니 체계적으로 사용할 수 있습니다.

지금까지 전자결재 시스템 도입을 통해

우리 회사 업무 효율을 상승시키는 방법을 살펴보았는데요.

많은 도움이 되셨나요?

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전자결재 시스템을 통해 바꿔보면 어떨까요?

지금까지 메일플러그였습니다.

다음에도 유익한 정보로 찾아오겠습니다. 감사합니다!