비대면 업무 시대, 사내 메신저가 필수가 된 이유

안녕하세요. 메일플러그입니다.

2021년 새로운 한 해가 시작되었습니다.

지난해에 이어 올해도 가장 큰 이슈는 코로나 19가 아닐까 싶습니다.

그 영향으로 많은 기업에서는 재택근무를 도입하고 있는데요.

최근 일부 기업에서는 재택근무를 공식 인사제도로 도입하며,

비대면 업무 방식이 보편화되고 있습니다.

재택근무 시, 다양한 업무 솔루션을 도입하실 텐데요.

그중에서도 오늘은 기업용 메신저에 대한 정보를 가져왔습니다.

지금부터 비대면 시대, 사내 메신저가 꼭 필요한 이유에 대해 말씀드리겠습니다.

 1. 조직 관리

먼저 효과적인 조직 관리를 위해 사내 메신저가 필요합니다.

개인용 메신저는 대화 상대를 추가하려면,

연락처나 프로필을 개인이 별도로 등록해야 합니다.

그러므로 개인이 직접 사내 전 직원을 모두 등록하거나

소통이 필요한 직원을 매번 추가해야 하는 번거로움이 발생합니다.

회사용 서비스는 조직도와 연동되어 사내 모든 직원이 등록되고,

협업이 필요할 때, 모든 직원과 바로 소통할 수 있죠.

부서, 직급까지 확인할 수 있다면, 

더욱 편리하게  쉽게 대화 상대를 찾을 수 있겠죠?

또한, 대화방 참여자를 관리할 수 있는데요.

용도에 맞게 그룹 대화방을 만들고, 관리할 수 있습니다.

대부분 회사 메신저에서는 그룹 대화방별로

매니저/관리자를 지정할 수 있는 기능을 제공하는데요.

그룹 대화방을 초대하는 것뿐만 아니라

더 이상 참여하지 않아도 되는 직원을 퇴장시킬 수도 있습니다.

이처럼 그룹 채팅방 관리자 기능을 활용하면,

좀 더 체계적으로 메신저를 관리할 수 있겠죠?

 2) 업무 효율성

두 번째 이유는 업무 효율성 향상입니다.

회사용 메신저는 업무에 특화된 다양한 기능을 제공하기 때문인데요.

대표적으로 근무 상태 설정을 활용할 수 있습니다.

재택근무 시, 모든 직원의 근무 상태를 파악하기는 쉽지 않은데요.

이때 개인용 서비스는 현재 온라인 상태인지, 사용 중인지 알 수 없습니다.

반면 기업용은 온/오프라인 상태와 회의, 외근 등 근무 상태 설정이 가능합니다.

비대면 환경에서 대화 상대의 근무 상태를 파악할 수 있다면, 

효율적으로 소통할 수 있겠죠?

또한, 외부 서비스 연동 기능을 활용할 수 있습니다.

기업메일, 구글 캘린더, 지라 등 기타 솔루션

알림 연동 기능을 제공하는 회사용 서비스가 많은데요.

재택근무 등 비대면 환경에서는 다양한 업무 솔루션을 사용하실 겁니다.

이렇게 많은 툴을 사용할수록 새로운 알림을 놓치지 않고 확인하는 것이 중요하죠. 

다양한 알림을 메신저로 한 번에 확인할 수 있다면, 

효율적으로 업무를 처리할 수 있겠죠?

3. 업무 데이터 관리

마지막으로 데이터 관리를 위해 필요합니다.

온라인 소통이 증가하는 만큼 데이터 보안과 유출 방지를 주의해야 하죠.

하지만 개인용 메신저 정보는 소유가 회사가 아니기 때문에 관리하기 어려운데요.

예를 들어, 퇴사자가 발생했을 경우

개인용은 퇴사자 접근을 통제할 방법이 없는데요.

반면 기업 메신저는 관리자가 퇴사한 직원을

비활성화 처리하여 접근을 통제할 수 있어 데이터를 보호할 수 있죠. 

또한, 개인용 서비스 사용 시 실수로 민감 정보나 기밀 사항을

사적인 대화방에 업로드할 수 있는데요.

기업용 서비스를 사용한다면, 이러한 사고를 방지할 수 있죠.

또한, 공유된 문서를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

기업용 메신저들은 공유된 파일 검색, 형식별 모아보기 등

개인용보다 다양한 기능을 제공합니다.

업무 커뮤니케이션은 사적인 대화와 달리 다양한 문서를 주고받는 것이 특징인데요.

이때 파일을 모아보고, 검색할 수 있다면 효과적으로 문서를 관리할 수 있겠죠?

오늘은 원격근무 보편화 시대에 사내 메신저 중요성을 말씀드렸는데요.

많은 도움이 되셨나요?

솔루션 업체마다 제공하는 세부 기능에는 조금씩 차이가 있을 수 있는데요.

앞서 말씀드린 기능을 제공하는지 확인하고 서비스를 도입하시는 것이 가장 좋겠죠?

저희 메일플러그 메신저는 앞서 말씀드린 기능과 함께

다양한 업무 특화 기능을 제공하고 있는데요.

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지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다!