현재 Business Standard 라이선스 사용중이며 exchange 사서함 용량이 50GB 제한이라
거의 꽉찼다고 알람이 왔네요. 실제로 49기가정도 사용중이고요.
이럴경우 어떻게 관리하세요?
1.현재 메일 전체를 .pst파일로 백업을 뜬 후 현재 outlook에 연결시킨다.
2.그 후 exchange 사서함(클라우드)에 관리자로 들어가서 삭제 시킨다.
라고 생각하는데 혹시 의견있으실까요?
고수분들의 조언을 듣고 싶습니다!
Outlook 사서함 용량 어떻게 관리하세요?
15개의 답변이 있습니다.
백업받고 정리하는 방안이 좋구요.
여러이유로 지속 보관이 필요하면 용량 증설 해줘야죠
안녕하세요~
저희회사는 35기가로 제한 걸어놓구요~
솔루션 사용해서 1년반 넘어가는 메일들은 사서함에는 보이지만 다른 곳으로 백업 시켜두고 있습니다~
pst 파일로 백업받고 연결하고 하는데도 문제가 있더라구요~
pst 파일로 내리는데 용량 45기가인가? 넘어가면 버벅거리고 pst 파일 깨지면... ㄷㄷ이더라구요;;
Online Archiving 기능을 사용하시면 됩니다.
Business Standard 기준 기본사서함 50GB / 온라인보관함(Online Archiving) 50GB가 제공이 됩니다.
기능 활성화시 아웃룩에 온라인보관함 - 메일주소 형태로 생성이 됩니다.
로컬로 다운 받아 필요시 로컬에서 확인 하고 있습니다.
실지로 어느정도 지난 메일은 99% 다시 볼일이 없습니다.
1% 아니 그 이하의 사용율을 보이는 메일들이니 밷어 받아 놓으시고,
혹시나 필요할때 다시 연결해서 보시면 될 듯 해요~~~
PST로 백업 받고 제거하는게 좋지 않을까 싶어 보이네요.
백업 받은 메일을 공유하고 싶다면 공유 폴더에 넣어서 공유하면 될 것 같고...
몰론 허가된 사용자만 열어 볼 수 있도록 공유된 파일에 대한 암호화나 접근 제한 처리가 있어야 하는 건 당연할 것 같고요.
수신된 메일이 파일에 Text log 형식으로 저장되는지, Database에 저장되는지 등에 따라 PST가 아닌 다른 자동 백업 방법도 직접 구현해 볼수도 있을 걸로 보여지고요.
리눅스에 SMTP 메일 서버를 운영하고 있는 상황에서, 메일이 저장될 수 있는 충분한 저장 용량을 할당해서 사용하고 있고, 용량 부족시에는 서버에 저장되어 있는 메일 파일을 자체를 직접 백업 받고 정리하는 방식으로 처리하고 있네요.
기간을 정해두고
오래된 메일은 pst로 백업을 받으신 후 삭제하는 것이 좋겠습니다.
단순하게.. PST 백업후 exchange 삭제..
이러면 온라인 접속시 이전 메일을 볼수 없으니.. 일정 기간 것만 PST로 백업 하시고..
적정량을 exchange 쪽에 남겨두면 업무 연속성있게 사용 가능 하것지요..
어떻게 관리하는게 좋은지 참고하세요.
1의 경우 장점은,
- 이메일을 .pst 파일로 보관하면 이메일의 로컬 복사본을 보관할 수 있으며 쉽게 검색하고 액세스 할 수 있습니다.
- 이메일을 .pst 파일로 이동하면 익스체인지 사서함의 공간을 확보하여 사서함 크기 제한에 도달할 위험을 줄일 수 있습니다.
단점은,
- .pst 파일에 저장된 이메일은 로컬 컴퓨터에 있어, 컴퓨터에 문제가 발생하면 해당 이메일에 액세스 하지 못합니다.
- 이메일 검색은 일반적으로 .pst 파일보다 익스체인지 사서함 내에게 더 빠릅니다.
2의 경우 장점은,
- 익스체인지 편지함에서 직접 이메일을 삭제하면 공간이 즉시 확보됩니다.
- 이메일을 로컬 저장소에 의존하지 않으므로 로컬 컴퓨터 문제로 인한 데이터 손실 위험은 줄어듭니다.
단점은,
- 보관하지 않고 이메일을 삭제하면 참조용으로 해당 이메일의 로컬 복사본이 없게 됩니다.
- 삭제된 이메일은 보전 정책에 따라 복구하기 어렵거나 불가능할 수 있습니다.
1, 2 각 각 장단점이 있으니 참고해서 전략적인 접근이 필요할 것 같습니다.
권장할 만한 사항은,
- 해당 이메일에 대한 백업이나 참조가 필요한 경우 오래되거나 덜 중요한 이메일을 .pst 파일에 보관하세요. 이러면 보관된 이메일에 대한 액세스를 유지하면서 편지함 크기를 줄일 수 있습니다.
- 오래된 이메일, 첨부파일 등 더이상 불필요한 항목을 편지함에서 정기적으로 검토하고 삭제하세요.
- 조직의 이메일 보관 정책을 수립 또는 고려하여 일정 기간이 지나면 이메일을 자동을 삭제 하는 정책 적용 또는 보관하세요.
만약, 이메일을 삭제한다면 최근 백업이 있는지 확인하세요.
여러가지 방법이 있습니다.
말씀해주신 방법으로 하셔도 되구요.
더 좋은 방법은 아웃룩에 자동보관 기능이 있습니다.
일정 기간이 지난 메일을 자동으로 백업하고 삭제하는 기능을 이용하시면
사서함 full 발생하지 않고 사용하실 수 있습니다.
물론 3rd party 제품 사용해서 할 수도 있구요.
오프라인 백업후 기존 메일함 삭제 권고 해야겠네요
PST파일을 만들어 폴더별로 정리를 하여 관리를 합니다.
pst 파일로 백업하는 거 말고는 방법을 아직 못찾았습니다...ㅎ
전체 내보내기나 백업용 라벨 만들어서 백업 몰아넣고 내보내기 해서 메일 백업하고 있습니다.
현재는 gws 쓰고 있는데 용량 제한 있는 건 똑같다보니 아웃룩 연동해서 pst 백업 하고 있습니다.
보관사서함 용량이 50GB 추가로 있을겁니다. 검색이 느린대신에 오래된 메일을 이동사키시면 될듯합니다.
50기가 주는데 49기가 까지 썼다면...
방법은 일단 내보내기로 해서 pst 파일로 오프라인 백업해두고
그 백업된 파일을 지우고 오프라인에 백업된 pst파일은 그냥 PC에서만 확인하는 방법이 최선입니다.
PC에서 확인하는건 그냥 파일 열기로 해서 열면 클라우드 서버에 올라가지 않고 PC에서 파일을 여는거라서 클라우드 용량과는 무관합니다.
그게 현재로서는 최선입니다. 저희도 그렇게 사용중이고요