안녕하세요. 햇병아리 전산 직원입니다. (IT 헬프데스크 업무)
회사 내에서 필요한 시스템이 있어, 솔루션 도입을 진행하려고 하는데 그전에 했던 방식을 말씀드리자면
회사에서 ㅇㅇ시스템이 필요함 -> 시스템 관련 검색 -> 관련 업체 미팅 -> 미팅 진행 시 받은
제안서/소개서를 시스템이 필요한 현업 전달 -> 현업 OK가 떨어지면 견적 및 계약 진행 -> 도입
간단하게 말씀드리면 위 처럼 주먹구구식으로 진행을 했었습니다..
새로온 임원분이 지금까지 했던 방식 모두 집어치우고, 프로젝트 계획부터 세워서 진행해라 라고 말씀하셔서 IT 프로젝트 관련 글들을 검색해보고 있는데.. RFI는 뭔지.. RFQ는 뭔지.. 프로젝트 계획을 어떤거부터 해야할지 모르겠습니다.. 일단 저는 개발 경험이 전혀 없어서 개발쪽으로는 아니고.. 일단 일정이나 계획 수립부터 하라고 하신 것같은데.. 도무지 감이 안잡힙니다.. 도움 부탁드립니다!
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8개의 답변이 있습니다.
Project Management(PM) 방법론이 있습니다.
Project Management 책을 하나 구매하셔서 가지고 있으면 많이 도움됩니다.
100% PM 방법론적으로 사업을 진행하기는 회사 규모에 따라 한계가 있지만
프로젝트 진행시 필요한 내용이 잘 기재되어 있으니 핵심적인 내용이라도 참고하시면 좋겠네요.
관리자분께서 계획적이고 정형화된 프로세스를 원하시나 봅니다.
주먹구구식이 아닌 이렇게 하는게 정석이죠.
RFI(Request For Information) 솔루션 도입을 위한 정보 요청서
RFP(Request For Proposal) 솔루션 평가를 위한 제안 요청서
보다 상세한 사항은 검색하거나. 협력사에게 요청하셔서 스터디하시구요.
대략 일반적인 양식에서 해당 솔루션이나 자사환경에 맞춰서 수정하시면 될 듯합니다.
윗분들은 문서화를 좋아하죠
어쩌면 프로세스화가 잘 되어 있으면
동일 프로잭트 시 순조롭게 진행 할 수 있죠
솔루션 도입 평가 절차
1) RFI(Request For Informaton) 요청 : 솔루션 도입을 위한 후보 회사를 선정 후 관련 정보를 요청한다. 보통 특별한 양식은 없다.
2) RFP(Request For Proposal) 발송 : 제안서 작성 및 제출을 정식 문서를 통해 요청한다.
3) 평가표 작성 : RFP와 요구사항을 기반으로 솔루션 평가표를 작성한다.
4) 제안 설명회 실시 : 후보 회사는 제출한 제안서를 통해 제안 내용을 설명한다. 보통 같은날 실시한다.
5) 평가 : 평가표를 기반으로 심사위원들은 설명회를 근거로 평가한다. 평가결과는 절대 공유하지 않고 종이 평가표에 직접 작성하여 평가위원에게 제출한다. 참고로 평가위원은 공정성 확보를 위해 평가하지 않는다.
6) 결과 정리 : 평가위원은 결과를 정리하고 최종 선정 업체를 정한다.
7) 업체 통보 : 1등 업체에 결과를 통보하고 탈락한 업체에도 필요하면 탈락 이유를 간략히 설명한다.
제안요청서 작성 방법
- 솔루션 사용자의 핵심 비기능 요구사항을 정리한다.
- 향후 솔루션 운영 부서의 기능 요구사항을 정리한다.
- 수집된 요구사항을 토대로 개략적인 평가표를 작성한다.
- 제안요청서를 작성하는데 핵심 요구사항을 반드시 언급해야 한다.
- 개략적인 목차는 다음과 같다.
1) 사업배경 및 목적
2) 사업내용
3) 추진일정 및 예산
4) 제안 요청 내용 (기능/비기능 요구사항)
5) 최종 산출물
6) 제안서 작성 요청 (목차, 작성지침 등)
7) 평가방향 (개략적인 평가항목, 배점 등)
8) 입찰안내 (제안서 제출 일정, 제안설명회 일정 등)
솔루션의 규모에 따라서는 제안서만으로 부족할때가 있다.
이때는 PoC(Proof of Concept)을 통해 솔루션의 일부 기능을 구축하여 평가하기도 한다.
지금 하던 방식을 바꾸라는것 보다 지금 하던 방식을 문서화하라는 걸로 이해되네요
간단한 물품이나 단품 같은 경우에는 견적서 보내 달라해서 몇군데 업체 가격을 비교해 보고 결정하면 되겠지만...
회사마다 기능이나 기술에도 차이가 있고, 복잡도가 있는 솔루션일 경우에 어떤 기능을 해주고, 무엇을 할 수 있고 하는 내용에 차이가 있다보니...
업체에다 우리 회사에 이런 기능의 솔루션을 검토하는데 제안서와 견적서 달라고 해서 제안 내용과 견적 금액을 비교해보고, 데모 사용이나 기능 검증을 해 본후에 제품을 결정해서 사용하면 되겠는데...
우리가 요구하는 내용을 할 수 있는 업체가 있는지, 기술을 가진 업체가 있는지 어떤지를 모를 경우에는 업체들에다 기업의 규모, 기술등에 대한 정보, 이런 이런 품목을 몇개했을때 견적, 그리고 이떤 기능들을 어떻게 해 줄 수 있는지에 대한 제안을 해달라고 솔루션을 의뢰하는 회사가 솔루션을 공급해 줄 수 있는 후보 업체들에다 의뢰서를 먼저 보내게 되죠.
기업에 대한 정보를 의뢰할 때 보내는 문서가 RFI ( Request for Information : 사전 자료 의뢰서 )에 해당하겠고, 견적을 받기 위해서 보내는 문서가 RFQ ( Request for Quotation : 견적 의뢰서 )가 되겠고, 제안서를 받기 위해서 보내는 문서가 RFP ( Request for Proposal : 제안 요청서 )에 해당하겠고요.
RFP, RFQ 또는 RFP를 받은 업체(공급사)들은 받은 서류에 요청하는 서류들을 만들어서 요청한 업체(소비자)에게 서류를 보내면서 입찰에 참여하거나 솔루션을 공급할 의사가 있다는 것을 구체적으로 밝히게 되는 것이고요.
그럼, 솔루션을 공급 받기를 원하는 소비자가 접수된 서류들을 비교 검토해서 업체를 선정해서 구체적인 도입 프로젝트를 진행하게 되겠고요.
특정 부서나 소수의 인원에게 필요로 하는 솔루션, 제품은 해당 제품을 사용하는 부서 의견을 참조해서 전산 담당자가 제품을 결정해서 품의해서 진행해도 되겠지만 사내 전체 부서에 영향을 미치는 솔루션일 경우에는 각 부서 마다 요구 사항에 차이가 있겠고, 사용하는 부서들의 관점과 관리하는 전산 담당자의 관점, 그리고 비용을 지불해야 하는 경영진의 관점에 서로 차이가 있을 수 있기 때문에 프로젝트 관리자 등의 입장에서 다양한 부서의 의견을 조율해서 모든 이해 관계자들이 만족할 수 있는 솔루션을 선택할 수 있도록 다양한 활동을 진행한 후에 최종 제품을 선정하고, 도입 절차를 마무리할 수 있도록 이끌어 갈 필요가 있는 것이죠.
그 과정에 프로젝트 진행 조직도를 만들어야 할 수도 있고, 업체 선정 및 각 부서의 다양한 요구 사항들을 받아 들여 업체에 요청한다거나 커스터 마이징 작업, 안정화 작업, 도입 마무리 작업, 검수 등에 대한 프로젝트 진행 계획서도 필요할 수 있겠고, 중간 중간 회의를 한다거나 중간 보고를 한다거나 등의 다양한 행사를 계획하고 진행해야 할 수도 있겠고요.
진행하려는 프로젝트 규모, 특성 등에 따라서 엄청난 스트레스와 업무량에 시달릴수도 있고, 완료한 후에도 상당히 오랜 시간 불만 있는 사람들로 부터 불만을 들어야 할 수도 있겠고...
작은 규모라면 큰 문제가 없겠지만, 회사 전체 업무와 관련된 규모 있는 솔루션이라면 정말 어려운 작업이 될 수도 있죠.
처음 해 보시는 일이라 뭐부터 해야 할지가 제일 난감하실 듯 해요.
우선은 모르는 상황에서 추진 하실려면 업체의 도움을 받을 수 밖에 없습니다.
시스템을 잘 안다면, 여러 군데 업체 제언서 및 견적서 받아서 기능 & 가격 비교등을 해보면 좋을텐데...
우선은 업체 2~3군데 확인하셔서 미팅 먼저 하시고,
해당 솔루션에 대해 비교 및 개념 정립부터 필요해 보이네요..
업체수배 - 제안서 받고 - 데모 테스트(BMT) - 현업 TEST - 업체 선정 - 견적 진행 - 구매
계획부터 세워서 진행해라......
일단 일이 어떻게 굴러가는지를 알아야 그에 따른 계획도 수립이 되지 않을까 싶은데요
일단 써주신 대로만 보면 업체를 찾아 - 제안서를 받고 - 현업에 전달하고 검토 후에 진행하는 과정에서의 주도권을 가지고 오고자 한다... 쯤으로 보시면 될것 같습니다.
업체를 찾기 전에 어떠어떠한게 필요하다는 계획을 세우고, 임원의 확인을 받고, 업체와 제안 및 진행을 하고(현업자와는 대동한 미팅 등을 하고) 임원의 확인을 받고, 진행을 하겠다 쯤으로 읽히는데 회사의 상황따라 다른 부분이긴 할것 같습니다.