구매요청서에 결재자가 참고할만한 데이터를 보여주려고 합니다.
예를들어서 3개월간의 과거 비슷한 품목의 구매내역이나 해당 부서의 예산상황을 보여줘서 결재에 도움을 줄까 합니다.
이외에 다른 좋은 아이디어가 있을까요?
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구매요청서에 결재자 검토사항
구매요청서에 결재자가 참고할만한 데이터를 보여주려고 합니다.
예를들어서 3개월간의 과거 비슷한 품목의 구매내역이나 해당 부서의 예산상황을 보여줘서 결재에 도움을 줄까 합니다.
이외에 다른 좋은 아이디어가 있을까요?
10개의 답변이 있습니다.
비슷한 생각으로 예전 팀장이 이걸 고려해봤는데 결론은 안된다였습니다.
기안 내용의 구매 물품이 한가지일 경우가 없고 기안에 대한 품목들을 전부 지정을 해줘야 하는데 이게 생
각보다는 기안자에게 엄청난 스트레스를 유발하고 것보다 더 큰 문제는 결재자가 그걸 찾아보겠냐는 것이
었습니다 ㅎㅎ 제가 최종결재자권자라면 아래직원들이 모든 종이문서든 전자결재든 관련된 내용을 정리
해서 보여주길 원하지 결재에 대한 링크나 참조문서들을 알아서 찾아봐라?? 절대 안합니다 ㅋ
결재 하나 올리는데 너무 많은 시간 소모는 불필요하다고 생각합니다.
기안자가 충분히 검토하고
승인자는 기안자의 의도를 충분히 파악할수 있는 정도면 될것 같습니다.
무엇이든 IT적으로 풀려고 하시는것도 좋겠지만, 소통을 통해 해결하는게 좀더 빠를수도 있습니다.
좋은 취지이긴 한데요~결재자가 보기에 일단 쉬게 표현을해야 합니다. 복잡성이 있다면 아마도 결재 하기전에 물어볼겁니다. 그리고 이해하기 쉽게 ~간략하게 표현되면 보기도 쉽고 이해가 빠르겠죠
무엇을 구매하느냐에 따라 조금씩 다르겠지만...
일반적으로
구매요청기안에는 구매목적, 구매요청내역 (업체별 비교견적), 납기, 관련 첨부문서 등만 있어도 되지 않을까요?
구매발주기안는 조금더 Detail하게 들어가겠지만.. (구매업체, 결제방법, 계약서 등등)
구매 하고자 하는 품목의 구매사유와 구매후 기대효과 정도만 기록 하면 될거 같은대
너무 많은걸 담으면 정보 홍수에 따른 혼돈으로 더 문제가 될 수 있습니다.
결재자의 성향을 먼저 파악 하시는게 좋지 않을지 합니다.
너무 많은 내용을 담을 필요는 없을꺼 같구요,
결재자가 관심을 가지고 있는 내용이 무엇인지 파악해서 넣으면 제일 좋을 듯 합니다.
■이전 구매 일자 / 수량 / 금액
■비교 견적 내용 (구매하려는 곳이 제일 합당하다라는 내용)
1.구매가 필요한 이유
1.전사에서 구매하는 품목이며, 필요한 품목이 타 부서에서 구매된 내역이 있다면 포함
2.해당 품목이 타 부서 구매품과의 차이가 있다면, 차이가 나는 이유 (ex: 성능, 구매가)
2.얼마에 구매를 할 것인지
1.시장에서 구매가 가능한 가격이 있다면 금액
2.동일, 유사품에 대해 이전 구매기록이 있다면 해당 기록을 반영
1.원자재 가격 등 가격변동이 민감한 제품일 경우 가격변동이 발생하는 사유 간략히 기재
3.구매가가 타당성을 가지고 있는지
1.품목을 취급하는 공급자가 다수라면 비교견적
2.단독공급에 기존 거래내역이 없다면 타사사례등을 확인 가능하다면 첨부
1.단독공급자는 차후 AS등의 문제가 생길 수 있으므로 공급자의 비즈니스 신뢰도를 고려할만한 자료를 포함
3.물품의 가격 뿐 아닌 사후 지원등을 고려한 금액인지 여부에 대한 의견 포함
4.비용을 어떻게 집행할지
1.부서에 예산이 존재한다면 예산을 고려하여 잔여예산에서 진행, 없다면 예산을 일시증액 후 처리
2.비용처리를 하는 부서와의 사전 의견교환이 이뤄졌는지 여부 (회사마다 다릅니다)
대충 이정도 될거 같습니다. 저 과정에서 필요한 자료들이 뒤에 따라붙는다면 판단에 도움되는건 맞습니다.
topkslee | 약 2년 전
정보 감사합니다
ktit | 약 2년 전
좋은 정보 얻어갑니다!! 저희도 도움이 될 것같아요.
제품의 특성, 결재자의 성향, 회사 분위기, 그때 그때의 상황 등등에 따라 차이가 있지 않나요?
고정적으로 넣는 것 보다는 그때 그때 상황에 따라 첨부 서류나 보고서 형태로 추가하는게 낫지 않을까 싶어 보이네요.
기본 양식에는 빠져서는 안되는 기본 내용으로 만들고, 상황에 따라 변할수 있는 내용은 추가 서류 형태로 하는게 좋을거라 생각됩니다.
wansoo | 약 2년 전
왜 구매해야 하는지가 가장 중요할 것 같고요.
구매했을때 얻을 수 있는 효과, 구매하지 않았을때 발생하는 문제점, 가격 비교 자료, 요청자가 따로 있다면 요청자의 의견서, 대안 물품 등등...
사소한 물품이라면 간략하게 하는게 좋을 것 같고, 고가의 중요한 물품이라면 많은 서류들이 추가되어야 할 것 같고...
어떤 컨셉의 참고 일까요?
구매 요청자가 불필요하게 요청하는게 아닌지 판단을 위한것인지
원가 절감을 위한것인지등 목적이 중요할것 같습니다.
저희는 예전에 의사 결정권자들이 PC를 구매하면 PC 가격 100만원 정도만 생각할까봐
거기에 기본으로 들어가는 MS 라이선스나 CAL 금액등을 보여주어 실질적으로 소요되는 금액을 보여주는 걸 생각한적 있는데..
실효성이 없어서 그만뒀었네요.
구매요청자 또는 요청부서의 최근 구매 요구사항...
동일 품목의 구매내역...
사내 비슷한 품목의 최근 구매내역 등...
그런데 일이 일을 많드는 느낌이네요..