백화점, 대리점에 소비재를 유통하는 회사에서 일하고 있습니다.
매출 1천억 내외, 매장 수 100여 개, 임직원 200여 명 입니다. ERP는 더존 운용 중입니다.
저희는 매장에서 일어나는 판매건들을 확인하기 위해 '판매일보'라는 종이 판매대장을 본사로 받아서 보고 있는데, 이 판매일보와 전산을 대조하여 그 차이를 바로잡는 일에 많은 리소스가 소요됩니다. 판매일보를 대체할 만한 솔루션이 있을까요?? 다만 POS기 비치는 어렵습니다.
여러 소매 매장, 음식점처럼 POS기계를 쓰기 어려운 이유는 아래와 같습니다.
■똑같은 품목을 판매하더라도 각 판매건마다 할인율, 마진율, 납기일, 고객정보, 주소지가 다르며, 이러한 특이사항을 ERP에 기록해야 합니다. ERP이자 CRM입니다.
■매장 판매직 분들이 장년층이 많다 보니 POS기계를 써서 ERP에 판매정보를 입력하게 하면 오기입 가능성이 더욱 높습니다. 맥도날드 키오스크에 어른 분들 세워 놓고 빅맥 커스텀오더 시키는 격입니다. (현재는 매장에 비치한 노트북으로 판매정보 입력 중인데, 지금도 마진율, 가격 등을 오기입하는 경우가 잦습니다)
일반 소매점이었다면 POS에서 등록한 판매 데이터가 바로 본사 혹은 운송사로 전달되겠지만, 저희는 위의 2가지 문제 때문에 전산의 판매데이터와 종이 판매일보를 매일매일 리뷰해서, 판매 내용을 크로스체크하고 오타를 잡아내야 합니다. 크로스체크 과정에서 심한 병목현상이 생기고, 본사 직원들도 육안으로 체크하다 보니 휴먼에러가 어쩔 수 없이 생깁니다.
이러한 어려움들을 개선할 수 있도록 현재의 판매일보 시스템을 대체할 수 있는 솔루션이 있을까요?
혹시 소비재 유통사에 재직중이시거나, 유통업 판매관리시스템 개발이나 유지보수 경험이 있는 SI, SM 재직자분들의 고견을 여쭙습니다.
*참고 차 판매 시점 이후부터 매장, 본사, 운송사 간 데이터 전송 프로세스를 추가합니다.
매장에서 판매가 발생할 때마다, 매장 매니저는 판매일보라는 종이에 판매 내용(품목, 판매가, 할인율, 마진율, 납기일, 고객정보 등)을 적고 ERP에 그 내용들을 등록합니다. 매장 매니저는 당일 영업을 마감한 후 판매일보를 본사에 팩스로 보냅니다.
다음날 본사에서는 매장에서 보내온 판매일보를 출력하고, 매장에서 ERP에 등록한 내용과 출력한 판매일보를 크로스체크하는 리뷰 과정을 거칩니다. 전산과 종이의 내용(할인율 마진율 납기일 등등)에 이상이 없을 시 ERP에서 판매건을 확정처리하고 외주 물류사에 배송리스트를 전달합니다. 물류사는 배송을 마친 후 ERP에서 확정된 판매건을 종결처리합니다.
6개의 답변이 있습니다.
입력자의 자료를 신뢰할 수 없어 2중 체크를 하시는 듯 합니다.
erp는 있지만 다른 매체를 통한 크로스 체크..
입력값의 신뢰도만 생각하면 좋은 방법이지만..
업무의 편의성 효율등을 생각하면 그리 좋은 방법은 아닌듯 합니다.
현재는 사람을 못 믿는 것이 아니고, 전산매체에 대한 부적응이 그 이유일 듯 합니다.
그러면 종이를 다른 전산매체로 변환하면 사용자들이 종이만큼 쉽고, 정확하게 입력할지가 관건이네요.
일단 과도기적 성격으로
엑셀로 양식을 만들어 배포하시고, 작성된 매일매일의 결과를 email로 전송받는 방법
또는 구글 폼 등을 이용해서 입력하는 방법 등이 떠오르네요..
그래도 중요한 건 중장년층의 입력의 편의성 및 정확성인데..
종이만큼 편하고, 정확할지는 몇 곳을 샘플링해서 테스트해보세요.
큰맘먹고 교체 결정하시길 추천드립니다.
현재 방식으로는 개선할 수 없으며. 비효율을 개선할 수 있는 방안은 POS+ERP로 보여지네요.
여러 어려움이 있겠지만. 사용자문제는 반복교육과 업무하면서 차츰 개선됩니다.
매출이나 매장도 적은 규모가 아닌데 표준화 할 수 있는 부분은 최대한 표준화하고 자동화해야 합니다.
좋은 솔루션 추천원하시면 솔루션 상담실 추천드립니다.
어떠한 솔루션을 써야 하는지에 대한 조언은 못드리지만,
시스템을 도입해서 사용하는데 오류가 많다고 해서 더욱 도입을 늦추며는
늦춘만큼 점점 일은 더뎌 질꺼라는 생각이 드네요.
몇년전만 생각해도 나이드신분들이 스마트폰을 전혀 사용하지 못하는 시기도 있었습니다.
하지만, 정말 고령층을 빼고는 대부분의 어르신들도 스마트폰을 어느정도 사용을 하시고
심지어 SNS까지 하시는 분들도 많습니다.
그만큼 필요하게 되면 사용을 하게 되어 있고, 오류는 차츰 줄어 들 수 있는거죠.
처음에야 당연히 오류도 생기고, 불만도 많을 꺼고, 시간도 많이 들겠지만,
시간이 가면서 적응이 되고, 점차 오류도 줄어들꺼라는 생각이 드네요~~~
똑같은 품목을 판매하더라도 각 판매건마다 할인율, 마진율, 납기일, 고객정보, 주소지가 다르며, 이러한 특이사항을 ERP에 기록해야 합니다. ERP이자 CRM입니다.
1.똑같은 품목을 판다는건 해당 품목에 대한 고유 코드값(키값)이 있을겁니다. 그렇다면 해당 품목에 대한 판매원가라는게 존재할 거고, 사항에 따른 매장별 기본 판매공급가가 존재할 수 있는 데이건 DB쪽에서 충분히 별도로 관리 가능할 겁니다.
2.해당 판매건에 대한 할인율은 실제 판매한 판매가를 기입하면 자동으로 계산이 될것이고, 마진율은 판매공급가 - 판매가의 비율을 보면 자동으로 나오게 됩니다. 매장에서의 마진율도 마찬가지의 방법으로 충분히 계산 가능할 것 같습니다.
3.매장에서 입력하는 담당자들이 입력하는 항목만 최소로 나오도록 충분히 구성이 가능할 것으로 보입니다.
1.담당자들이 봐야 할 부분은 이게 우리한테 얼마에 들어오니까 얼마에 팔아서 마진을 얼마만큼 만들어야 되냐에 대한 부분일텐데 그걸 보여줄 수 있는 보조 시스템이 있다면 충분히 가능할거라고 보입니다.
2.판매가 완료된 후 입력할 부분은 어떤 상품을 얼마에 판매했는지 (1차 입력), 그리고 해당 제품을 받을 고객의 정보 입력(2차입력, 만약 기구매내역이 있는 고객이라면 해당 정보를 불러와서 변경사항 있으면 변경, 없으면 그대로 진행) 하는 단계로만 주어지면 충분해보입니다.
4.본사쪽에서는 해당 판매에 대해서 판매의 가격이 정상적으로 입력되어있는지, 매장에서 잘못 판매하거나 입력에 오류가 없는지만 확인하면 될겁니다.
1.결국 이상거래(마진이 심하게 문제가 발생하는 등)만 보고, 그게 아니라면 넘어가는 정도에서 가능 하실거로 보입니다.
2.해당 거래에 대해 최종 확정(승인)을 하게 되면, 고객정보를 기반으로 발주가 넘어가도록 프로세스가 들어가면 될 것으로 보입니다.
5.기본적으로 엔드유저가 꽤 무지하다라는 가정을 깔고 뭔가를 하는 방향으로 사용하기 쉽도록 만드는게 맞는 방향이라고 늘 생각합니다.
1.그런 의미에서 위에 이야기 드린 방향성으로 갈 때 입력해야 하는 필드를 최소화 할 수 있는 방법부터 검토를 하시는게 맞다고 생각합니다.
2.매장에선 물건을 팔았다면 해당 물건의 코드가 맞게 입력되어 해당 금액을 얼마에 팔았다. 라는 기록만 남기면 충분한데 마진율이 얼마고 기타등등까지 계산을 해서 넣어야 하는가라는 부분이 애매합니다.
3.숫자 한두개만 입력하면 나머지가 자동으로 계산 가능한 부분이라면, 사용자가 역으로 입력을 못하도록 하는게 정석이라고 생각됩니다.
1.매장별로 마진율 등이 다르다면 그건 본사에서 관리자가 매장별로, 혹은 판매하는 판매담당자별로 값을 결정해서 기재하고, 그걸 시스템상에서 처리하도록 하는 것이 합당할 것으로 보여집니다.
만족할만한 답변일지는 모르겠으나, 해당 사항에 대해 프로세스를 구체화 하시고 필요한 사항이 가시화가 된다면 개발할 수 있을 업체나, 프리랜서분들은 많으실 것으로 생각됩니다.
입력 오류 가능성이 많다면 모든 입력 시스템을 바코드로 스캔 하고 수량 금액 확인시
자동으로 입력 되도록 방향을 바꾸시는것은 어떨까요
솔루션이 문제점을 해결을 해줄수는 있어도 모든것을 100% 만족 할 수는 없습니다.
프로세스를 재 설계 나 변경하는 방안도 좋을거라 봅니다.
ERP에 입력헤서 관리해야 하는 일별 판매 관련 자료를 팩스로 해서 종이로 받아서 이걸 다시 수작업으로 입력해서 판매 업무를 하고 있다는 걸로 보여 지는데요.
일을 굉장히 비효율적으로 처리하고 있는 걸로 보여지네요.
팩스로 받는 그 내용을 Excel 시트 파일로해서 메일이나 다른 전자적인 방법으로 받아서 처리한다해도 지금보다 상당히 효율적일거라 보여지고요.
이왕이면 가장 좋은 방식은 본사 서버에 등록된 판매 관련된 정보를 지사쪽 시스템이 자동으로 접속해서 정보를 업데이트 시키는 방식으로 작동되는게 가장 좋은 방법일거라 보여지고요.
그렇게 되려면 지금 사용하고 있는 시스템들을 통채로 교체하거나 추가 개발을 해야 할 수도 있어서 비용 부담이 적지 않을거라 보여지고요.
비용에 관계없이 추진하고 싶다면 시스템을 새로 교체하는게 가장 좋은 방법일거라 보여지고요.
더존 ERP라면... 추가 개발도 쉽지 않을거라 보여 지는데요.
더존 ERP도 엑셀 자료를 Import 하는 형식의 기능이 일부 제공되기 때문에, 해당 작업에 대해 Excel 문서를 임포트해서 등록할 수 있는 기능이 있는지를 확인해 볼 필요도 있을 것 같아 보이고요.
엑셀 문서를 바로 임포트할 수만 있어도 지금 보다 훨씬 일을 효율적으로 처리할 수 있을 거라 보여지고요.
더존 ERP에서 지원하는 Excel 등의 양식으로 본사로 부터 데이터를 가져 오거나, 보내 달라고 해서 처리해도 종이 보면서 타이핑해야 하는 바보 같은 작업량을 획기적으로 줄일 수 있을 것 같고... 잘못 입력함으로 인해 발생하는 오류도 없앨 수 있겠고요.
더존에 가져오기 기능이 없다해도... 이도 바보같은 작업이긴 하지만... 엑셀문서를 열어두고 복사 붙여넣기의 수작업으로 처리한다해도 일의 양을 많이 줄일 수 있을거라 보여지고요.
복사 붙여 넣기와 같은 단순하면서도 바보같은 작업을 전문적으로 처리해 주는 솔루션이 RPA라는 시스템이 되겠고요.
전체적인 시스템 교체도 어렵고, 시스템의 추가 개발도 어려운 상황에서 업무를 자동화 하고 싶다면 RPA를 도입해서 업무량을 줄일 수 있는 방법을 고민해 보기를 권해 봅니다.
종이에 인쇄된 글자를 읽어서 처리해는 OCR ( Optical Character Recognition ) 기능까지 RPA에 포함되어 있는 솔루션이 대부분이긴 하지만, 종이에 찍힌 문자 인식 기능은 오인식율이 높기 때문에 OCR 기능을 이용하기 보다는 본사와 협의해서 팩스 대신에 Excel과 같은 파일로 메일 등의 다양한 수단을 동원해서 받을 수 있도록해서 RPA 솔루션으로 File로 받은 데이터를 ERP 시스템에 입력하는 걸 검토해 볼 것을 권장해 보고요.
RPA를 사용하는 것 보다는 ERP 시스템의 DataBase에 직접 접근할 수 있다면, 본사로 부터 엑셀 등의 전자 문서로 받은 내용을 자동으로 읽어서 Database에 자동으로 업데이트 하게 소프트웨어를 개발해서 사용하는 걸 더 권장해 보고요.
Database에 직접 접근해서 처리하는 방법은 개발자의 능력에 따라 더존 도움 없이도 가능할 수 있지도 않을까 싶어 보이기도 하고요.