안녕하세요 저희회사는 업력이 22년도 되는 회사다 보니 문서파일들이 너무 많이있습니다.
최근에 11TB까지 문서파일들이 있다보니 Windows Server에서 제공하는 중복제거를 통해서
6TB까지 용량을 줄였습니다.
그런데 올해 KPI에서 오래된 파일(문서)에 대한 관리하는 보존관리 대책 및 관리 방법 작성하여 관리해야합니다.
다른 회사의 경우 이러한 파일(문서)에 어떤식으로 보존관리 대책을 운영하는지 알고 싶습니다.
오래된 파일 관리
15개의 답변이 있습니다.
단순하게 용량을 줄이자는 실행이 어려울 것입니다.
IT가 해야할 일도 아니고요. IT는 보관할 문서들을 안전하고 보안성 있게 잘 보관하고 사용자가 사용하고자 할 때에 잘 사용할 수 있게 하는 것이 역할입니다.
우선 중요한것은 회사의 문서 관리에 대한 거버넌스 부서가 있는지 확인하시고요. 없다라고 하면 우선 거버넌스 부서를 설정하고 그들에게 문서 관리 정책부터 만들게 하는 것이 순서입니다. 그 결과물로 현재 11TB의 문서들을 분류하고 삭제할 대상과 보존할 대상 등을 나눠서 접근하는 것이 좋을 듯 합니다.
저장할 공간도 빈도수가 높게 사용할 자료와 단순 보관할 자료를 저장할 스토리지를 구분하는 것이 좋겠습니다. 그런 부분의 기술적 방안은 얼만든지 있으니 우선 문서관리 거버넌스부터 수립하게 하고 기술적인 부분은 그 정리를 하는 동안 찾아 보셔도 충분할 듯합니다.
snowyan23 | 약 2년 전
답변 감사합니다. 거버넌스 조직에 대해서도 검토를 해야할 거 같습니다.
당사는 이번에 그룹웨어 업글하면
기존 데이타 미이관, 즉 신규서버에 "제로 베이스"에서 시작할 예정입니다.
기존 데이타는 기존 서버에 두고 접속할 수 있는 환경만 제공하고
기존 서버가 사용중 뻗으면 복구하지 않고 그대로 폐기합니다.
사용자에게 오래되고 필요없는 자료 삭제하라고 하면 못합니다.
개인별 10GB (너무 많나?)까지는 관리 할 수 있으나, 그 이상이면 어디에 뭐가 있는지도 모릅니다.
따라서, 강제 정책으로 시행해야 합니다.
snowyan23 | 약 2년 전
맞는 말씀이라고 생각합니다. 사실 너무 어렵네요..
IT가 현업들의 기존 자료까지 신경써가며 용량 조정을 해야하는 현실이 참으로 슬픕니다.
IT가 이 파일들이 필요한지 여부를 모르는데, 정리를 해야하는 입장이니...
저도 자주하는 업무이긴 합니다만,
기존 스트리지 대비 2배 이상 용량이 큰 새로운 스토리지를 장만하는게
모두가 좋지 않을까 싶습니다.
snowyan23 | 약 2년 전
현실이.. 참...
요새는 IP를 할당만 받으면 IT가 전담해야하는 장비로 인식이 되네요..ㅋㅋ
오래된 파일 관리하는 것 쉽지 않죠.
관리하는데 비용도 들여야 할테고요.
저희 회사 같은 경우는 부서별로 주요 파일을 관리하고,
회사차원의 문서는 그룹웨어 등에 올려서 관리 하고 있습니다.
snowyan23 | 약 2년 전
사실 방법을 제안도 해야되서 이래저래 골치가 아픕니다.
저희도 수TB의 문서자료 인해 어려움을 겪고 있습니다.
오래된 문서들은 담당부서가 없어지는 경우도 있고, 누가 주체인지도 확인이 어려워
삭제도 어렵습니다.
그래서 현재 생각은 새로운 스토리지를 생성 후
필요 자료만 이동하여 사용하는 것을 생각하고 있습니다
snowyan23 | 약 2년 전
네 고려해보겠습니다.
5년이상된 파일들은 실제로 업무에 참고할 확율이 거의 없습니다.
5년이상과 이하 파일들로 나두고
5년 이상 파일들은 온라인분리, 백업제외, NAS에 보관.
열람필요시 관리자가 오픈.
이렇게 관리합니다.
회사 내부에 문서 보전년한에 대한 규정이 어떤지 모르겠습니다.
많은 문서 관리에 어려움이 있으시다면 문서분류, 보존년한 설정 등을 통해
최적화할 필요가 있습니다.
그 뒤에 스토리지나 아니면 클라우드 아키이빙, 문서관리 솔루션 등
다양하게 검토해보시는게 좋을것 같습니다.
11TB에 문서가 있지만 있는지도 모르고 사용하지 않는게 태반일겁니다.
효율적인 관리를 위해서는 문서분류와 문서관리 솔루션을 검토해보시는것도 좋을것 같습니다.
오래된 데이터를 얼마나 자주 찾아 보게 되냐에 따라 다른 방안이 필요하겠지만...
오래된 파일을 수년에 한번 있을까 말까할 가능성으로 혹시 필요할 경우가 있을까 싶어 단순히 보관 용도로 사용한다면...
저렴한 매체에 백업 받아 보관하는 것이 좋을 것 같습니다.
테이프도 괜찮고, DVD 같은 광학 매체도 괜찮고, 속도 느리지만 용량 큰 저렴한 하드 디스크에 저장하는 것도 괜찮고요.
저렴한 매체에 중복제거, 파일들을 분류, 그룹 지어서 압축으로 묶어서 보관하는게 좋을 것 같고요.
혹시 있을 손상에 대한 대비를 위해 복제본을 만들어 다른 위치에 보관하는것 도 고려해 볼 필요도 있겠고요.
BD ( 블루레이어 디스크 ) 같은 매체도 괜찮은데... 광학 매체는 수용 용량이 클수록 오류 가능성이 높아져서 꺼려지는데...
개인적인 희망사항은 DVD, BD 같은 WORM(Write Once Read Many ) 형 광학 매체의 기술이 계속 발전해 주었으면 좋겠는데... HDD, SSD의 기술에 묻여서 사라질 위기라 안타까움을 느끼고 있네요.
자주 사용할 일이 없다면 오프라인 방식으로 저장할 수 있는 매체에 저장해서 캐비넷 같은 곳에 라벨을 보관하는 걸 권장하고 싶고, 가끔 접근이 필요할 경우라면 파일을 열어 보기 가급적 번거롭지 않게 네트워크 등에 항시 연결해 두고 사용할 수 있게 보관하는 방법을 고려하는게 좋을 것 같아 보이네요.
최근 5년간 엑세스 되지 않은 파일은 다시 찾아볼 확율이 0에 수렴하죠
파일 관리 방안에 앞서 오래된 자료는 삭제하는 방법도 고민해 보시길요
물론 경영진을 설득하셔야겠지만요....
우선은 11TB 정도면 아직까지는 많은 용량은 아니라고 생각되어 지는데요,
먼저 대용량 NAS에 백업을 받으시고,
모든 문서에는 보존 연한이 있습니다. 물론 그 이상을 보관하고 싶은 건 혹시나 하는
마음일텐데요... 그래도 차근 차근 정리를 하셔야 할 시기가 올꺼에요~~~ ^^
오래된 데이터는 분리를 하는게 좋죠~~최근2개년 아니면 3개년으로 하여 분리를 하여 보관을 하세요
데이터 분류를 해보시는건 어떨까요?
과거 데이터는 별도 백업 서버에
필요 부분과 자주 사용되는 파일은
최근/최신으로 나누어서 관리 하세요
그리고 미니 스토리지를 통하거나 클라우드 백업으로
다른 공간에 과거 데이터와 안쓰는 데이터는 백업을 해두세요
기존 중요 백업도 물론 백업을 해둬야 합니다
서버에서 raid 구성이 되었다고는 하나
이중 백업은 필수 입니다
현재 있는 데이터를 테이프 백업이나 파일서버 한곳에 몰아 넣고 필요한 부서 별로 권한을 주어 자료를 받아 가라소 하시고 삭 정리를 하시는게 빠를수도 있습니다.
단, 일정부분 데이터 유실도 있을 수 있지만 백업으로 영구 유실은 방지 하셔야 합니다.
그리고 관련 없는 얘기일수 있는데
윈도우 중복 제거 저도 잘쓰고 있습니다만
그 상태에서 OS 새로 업그레이드하면 기존 중복 제거를 인식하지 못합니다.
업그레이드하면 당연히 그부분도 넘어올지 알았는데
처리하는게 다른가 보더군요
대표분이 오래된 문서를 전부 보존하겠다는 의지가 있으시고
보존관리 대책 및 관리 방법 작성까지 해야한다면
전문 아카이빙 솔루션을 쓰시고 그에 맞는 컨설팅을 받으셔야 하지 않을까요.
저희도 업력 20년 넘었고
데이터가 무지 막지했었는데
수년동안 한번도 접근하지 않는 수TB 데이터 때문에
매일 매일 업데이트하고 사용하는 데이터 수백기가들의 성능이나 용량 문제로 골치썩는게 불합리라고 판단해서
큰맘먹고 아카이빙을 했었습니다.
그리고 데이터 보관에 대해서는 제가 민감하게 얘기를 하구요.
저라면.. 현 상태에서 NAS 전체 복사를 하거나 LTO로 한번 백업을 뜨고
신규 서버쪽에 필요한 데이터만 복사해서 사용하라고 하면(취지설명)
자연히 신규 서버에는 꼭 필요한 데이터만 남을것이고
NAS나 LTO는 만약을 위해 오프라인으로 보관 할것 같습니다.
그리고 이것을 공식화 하지 않고 비공식적으로 관리 할것 같습니다.
KPI 어쩌고하면 골치 아파서...ㅜㅜ