안녕하세요 150명 규모의 1인 전산담당자 입니다.
사내에서 구글메일을 사용하고 있습니다.
메일 관련 전산관련 규정이 없어 작은 이슈들이 발생 되고 있습니다.
정규직 그룹메일에 계약직 인원이 포함되어
연봉, 급여, 인센티브 등 메일 받게 되는 경우가 발행 하였습니다.
내부 전산규정 정리차원에서 메일 관련 규정문서를 만들어야 하는 상황이다 보니,
이곳에 계신 다른 경험자 분들의 의견을 구하고자 합니다.
타사 전산 메일관련 규정이 있다면 공유 부탁드립니다.
이상 입니다.
감사합니다.
해당 질문의 문제를 해결, 도움이 되는 선택된 답변이 있습니다.
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20개의 답변이 있습니다.
사내 메일 규정은 회사 마다 다르지 않나요? 혹시 IT자료실도 찾아 보셨나요?
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로그인 회원가입참고하겠습니다.
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로그인 회원가입gmail은 메일 관점보다 클라우드 아이디로 콘텐츠 보안으로 접근해야 합니다.
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로그인 회원가입작성하신 내용을 보면 메일 그룹분류에 대한 이슈로 보입니다.
메일그룹을 생성규칙을 정하시고(정규직, 계약직, 직급별 부서 등), 해당 그룹에 사용자를 매칭 시키는 규칙에 대해서도 검토가 필요 해 보시기 바랍니다.
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로그인 회원가입크게 4가지 정도로 생각하면 될것 같습니다.
1.그룹 메일을 활용
1.그룹메일 생성: 정규직과 계약직 각각의 그룹메일 주소를 생성하여, 해당 그룹에 속한 사람들만 메일을 수신할 수 있도록 설정합니다
2.그룹메일 관리: 각 그룹의 메일 수신 대상자를 관리하여, 필요한 정보가 적절한 사람들에게만 전달되도록 합니다.
2.사용자 계정의 관리
1.계정 분류: 정규직과 계약직 각각의 계정을 별도로 관리하며, 각 계정의 권한과 접근 범위를 설정합니다
2.계정 상태 관리: 정규직과 계약직의 계정 상태를 각각 관리하여, 계약직의 경우 계약 만료 시 계정을 자동으로 중지하거나 삭제할 수 있도록 설정합니다
3.자동화된 프로세스
1.자동화 도구 활용: 인력 관리 시스템을 자동화하여, 정규직과 계약직의 정보를 통합적으로 관리하고, 각종 서류 작업을 줄일 수 있습니다
2.데이터 통합: 모든 인력 데이터를 단일 플랫폼에 통합하여, 효율적인 관리와 분석이 가능하도록 합니다
4.보안과 접근 통제
1.접근 권한 설정: 정규직과 계약직 각각의 계정에 적절한 접근 권한을 설정하여, 보안을 강화합니다
2.비밀번호 관리: 안전한 비밀번호 정책을 시행하고, 계정의 비밀번호를 개인별로 부여하여 관리합니다
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로그인 회원가입규정을 아무리 잘 만들어도 . 사용하는 사람들이 이를 잘 지켜야 하지요.
님의 예를 보면..규정의 문제보다는 그것이 외주/내부 메일 시스템이던 이를 사용하는 인원이 조심해야 부분이 커 보입니다.
메일 주소야.. 정규직/외주등에 따라서 메일 주소에 구분이 될수 있는 규칙이 있어야 하것지만..
불피요한 사람에게 보내는 것은 해당 부서내 사용자 보안/메일 교육이 먼저 필요해 보이네요.
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로그인 회원가입메일규정이라는걸 따로 만들만큼 내용이 많지 않다보니 보통 사용자보안관리지침에 내용을 적기도 합니다.
어찌되었든간에 메일 사용에 있어 상용메일 사용금지, 등등등 사용자들이 알아야하는 것들이 있어서...
근데 지금은 관리자의 실수로 인해 발생한 문제라.. 그것은 전산업무지침쪽에 치중을 두어 관리자 관련내용을 만드는게 우선인것 같습니다.
내부의 직원에 의해서 문제가 발생하는 경우도 있지만... 내부의 관리자의 관리 소홀로 인해 문제가 발생하는게 더 많고 크기 때문입니다.
예를들어 전산업무 지침을 만든다고 하면 카테고리는 대략 다음과 같겠죠.
크게 보면 전산요원 관리, 전산 자료 관리, 전산개발 관리, 정보 기술 관리, 전산 운영 관리 등등등
그리고 사용자보안관리지침도 카테고리를 나누면 대략 다음과 같겠죠.
책임 및 권한, 사용자 보안 준수사항(이안에 전자메일 관련 내용이 들어가고), 문서 관리절차 등으로 나눠서 이런 지침을 만들면 나을 것으로 보입니다.
참고하도록 하겠습니다.
의견 감사드립니다.
인적보안관리 지침에 많이 내용이 포함 될것 같네요
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로그인 회원가입원칙을 정하시는게 좋을듯 합니다.
참고하도록 하겠습니다.
의견 감사드립니다.
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로그인 회원가입IT관련 규정이라기 보다는 인사 관련 규정 위반으로 봐야 할 듯 한데요,
통상적인 인사 규정에 연봉, 급여 등에 대해서는 타인에게 공개 금지라는 항목이 있을겁니다.
그 외에 그룹메일 정책등은 운영 지침으로 관리 하셔야 할 듯 합니다.
참고하도록 하겠습니다.
의견 감사드립니다.
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로그인 회원가입정규직과 계약직을 분리하여 메일 그룹을 운영하며, 급여·인사·경영 관련 메일이 공유되지 않도록 관리합니다.
[email protected] → 정규직 전용
[email protected] → 계약직 전용
급여, 인사, 경영, 고객정보, 계약서 등 기밀 문서를 포함한 이메일 발송 시 암호화된 첨부파일 또는 보안 메일 시스템을 이용하고
외부 이메일로 기밀 정보 전송을 금지하며, 불가피한 경우 부서장 및 보안 담당자의 승인 후 발송합니다.
참고하도록 하겠습니다.
의견 감사드립니다.
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로그인 회원가입말씀하신 내용은 회사 메일 사용 에티켓이나 규정 같은 느낌이네요.
IT 전산 규정이라고 하기엔 애매하긴 한데요.
만약 만든다면,
ㅁ 이메일 계정 관리
■정규직, 계약직, 임시직 등 고용 형태에 따른 이메일 계정 생성 및 관리 정책
■퇴사자 계정 처리 절차
■비밀번호 관리 및 정기적인 변경 등
ㅁ 이메일 그룹 관리
■그룹 이메일 생성 및 관리
ㅁ 이메일 사용 지침
■업무용 이메일 사용 범위 및 제한사항
■개인정보 보호 및 기밀 정보 취급 지침
■대량 메일 발송에 관한 규정
■민감정보 메일 발송에 관한 규정
ㅁ 보안 및 규정 준수
■피싱 및 악성 이메일 대응 지침
■첨부파일 및 링크 취급 주의사항
■외부 이메일 주소로 기밀 정보 전송 제한
ㅁ 위반 시 조치
■이메일 정책 위반에 대한 경고 및 징계 절차
■심각한 위반에 대한 법적 조치 가능성 명시
정답은 없습니다. 회사에 맞게 이런 식으로 하면 되지 않을까요? ㅎㅎ
이메일 하나가지고 몇가지 규정이 나올수 있겠네요
의견 감사드립니다.
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로그인 회원가입꼭 만들어야 한다면...
랜섬웨어, 악성코드, 내부 자료 유출 관련된 규제 등에 대한 내용들을 명기해서 만들면 되지 않을까 싶네요.
대량의 스팸 메일 발송을 규제하는 내용도 포함되는 게 좋을 거라 보여지고요.
보안 솔루션 등을 이용해서 규제하는게 좋겠지만... 솔루션 도입이 어렵거나, 솔루션의 보완 방안으로 규정을 만들어 주는 것도 괜찮아 보이네요.
참고하도록 하겠습니다.
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로그인 회원가입보통 통상적으로 사용되는 보안규정이나 정책이 아니라 사내 서비스 중 하나인 메일에 대한 규정이라
현 회사의 기준에 맞는 정책을 구성하셔야 할 듯 합니다.
그룹 설정이라던가, 수신 시 지켜야 할 것들, 발신 시 지켜야 할 것들 등
카테고리를 만드신다음 세분화 하는 게 좋을 듯 합니다.
이전에 문의한 이력이 쉐어드 아이티에 있었던 것 같아서 공유 드리는데 내용이 많지는 않네요
https://www.sharedit.co.kr/qnaboards/23070
참고하도록 하겠습니다.
의견 감사드립니다.
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