안녕하세요 현재 1인전산으로 근무하는 전린이 입니다!
저희 회사에서 휴가나 지출 구매신청 등 거의 모든 문서를 종이에 수기로 써서 도장을 받고 결재를 하는 방식인데 이걸 현재 전산으로 옮기려고 합니다.
대부분의 문서를 그룹웨어 전자결재에 태우려고 하는데 사용자들이 종이로 썼을때보다 너무 불편하다고 하고 또 누구는 봐야되고 누구는 안봐야되고 양식의 문제도 있고 여러가지 문제가 많이 생기고 있습니다.
그룹웨어 시스템은 클라우드방식을 사용해서 따로 커스텀이 되는 것도 아닌데 기존 종이로 했던 사항보다 문제들이 더 많아지고있습니다...
혹시 선배님들께서는 내부 수기나 종이 문서를 전산화로 어떻게 하시고 계시는지 궁금합니다!
29개의 답변이 있습니다.
아직도 이런곳이 있나 싶을 정도네요..^^
내부 수기나 종이 문서를 전산화하는데 참고해 보세요.
무엇보다 인식의 변화가 반드시 필요합니다.
1.사용자의 문제점과 선호도를 이해하기 위해 정기적으로 피드백을 수집합니다.
2.시스템이 사용자의 요구 사항을 충족하는지 확인하기 위해 설계 및 구현 프로세스에 사용자를 참여시킵니다.
3.사용자가 새로운 시스템을 이해하고 효율적으로 사용할 수 있도록 포괄적인 교육 세션을 제공합니다.
4.지속적인 지원을 위한 사용자 매뉴얼, 비디오 튜토리얼 및 헬프데스크를 제공합니다.
5.그룹웨어 시스템이 직관적이고 사용자 친화적인 인터페이스를 갖도록 보장합니다.
6.시스템에서 허용하는 경우 친숙한 종이 형식과 동일한 템플릿을 만듭니다.
7.그룹웨어 시스템을 사용자에게 익숙한 다른 도구 및 시스템(예: 이메일 등)과 통합합니다.
8.그룹웨어 시스템이 유연한 문서 편집 및 서식 옵션을 지원하는지 확인하세요.
9.덜 중요한 문서와 프로세스부터 시작하여 점차적으로 더 중요한 문서와 프로세스로 이동하는 방식으로 새 시스템을 단계적으로 구현합니다.
10.전환을 용이하게 하기 위해 종이 시스템과 디지털 시스템을 동시에 사용하는 기간을 허용합니다.
이 외에도 환경에 따라 추가, 보완 등이 있을 수 있으니 참고해서 준비해 보세요.
1.
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로그인 회원가입페이퍼 문서로 처리하면 관리가 더 어렵죠,
엄청난 문서를 쌓아놓을 공간도 준비해야 되고 , 특정 문서를 찾기위해 라벨링한다고 하면 불가능에 가깝죠
결국 전산화해서 보관해야....
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로그인 회원가입원래 시스템 도입 초기에는 강하게 밀어붙여야 합니다.
시스템에 오류가 있는게 아니라면 곧 적응하고 조용해 집니다 ㅎㅎㅎㅎ
힘드시면 경영진에 도움을 요청하세요
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로그인 회원가입원래 변화를 싫어합니다. 하지만. 쓰다보면.. 포기하거나..좋아하거나 하면서 잘씁니다.
지속적으로 밀어 붙이시고.. 불필요하다고 생각하는 부분은 과감히..'No" 해주면 됩니다.
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로그인 회원가입불만을 들어줄때가 있고
찍어눌러야 할때도 있죠
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로그인 회원가입요즘은 그룹웨어 패키지로 이용을 하여 소모품신청이라던지 아니면 구매 할때 전자결재 기안을 통해서
하고 있습니다.
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로그인 회원가입변화 처음엔 무조건 불만이 생기기 마련이지요
그래도 21세기에 종이결제는 아니라 봅니다.
전산화는 선택이 아니라 필수죠
답변감사합니다!
역시 시간을 좀 두고 익숙해져야하겠네요ㅠㅠ
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로그인 회원가입종이로 업무 처리하는게 더 불편하지 않나요?
대부분의 회사들이 그룹웨어 전자 결재로 업무처리 합니다.
클라우드 보다는 어느정도 커스터마이징 해주는 구축형 솔루션으로 선택 하세요.
회사마다 고유의 양식들이 있다보니, 커스터마이징은 필요 합니다.
답변감사합니다
종이로 할땐 실제로 윗분들은 불편해하지않고 밑에 젊은 직원들만 불편해하는 상황이였습니다...
그럼 대부분의 회사에서 전자결재의 양이 좀 많은 편일까요??..
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로그인 회원가입다 그래요
그래도 다 써요
다시 종이로 돌아가는 곳은 거의 못 봤습니다
시스템이 바뀌면 기존에 익숙한거에 비해 불편하고 나쁜점만 부각되지만 시간이 지나면 다 해결됩니다
답변감사합니다!
시간이 좀 지나야 적응되고 할텐데 도입초기다 보니 불만이 너무 많아서 그냥 차라리 종이로 다시 하고싶긴하네요....
그래도 일단 하나하나 수정해가면서 지켜봐야겠네요ㅠㅠ
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로그인 회원가입AI시대에서 종이 수기는 보완을 해야 할지 현 상황이 보안이 될지 모르겠지만
페이퍼의 결제와 보관보다 클라우드 전자결제 시스템으로 하시는게
관리측면이 훨신 나아 보입니다.
답변감사합니다!
관리측면에서는 저도 시스템으로 남기는게 좋을것같은데 윗분들은 철해놓고 서랍에 보관해놓는게 더 좋으신거같아요...
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로그인 회원가입전자결재 시스템 초기 도입시에 어느곳이나 겪는 문제입니다.
최소 6개월에서 1년은 지나야 어느정도 적응이 되고 말이 나오지 않죠...
불편해도 향후를 위해서는 계속 밀어 붙이셔야 합니다.
답변감사합니다!
지금 도입초기라 그렇긴한가보네요...더 지켜보도록 하겠습니다
감사합니다!
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로그인 회원가입그룹웨어 사용버전에 회원가입하시는것도 좋을것 같습니다.
하이웍스나 솔루션을 도입
답변감사합니다!
그룹웨어 사용버전에 회원가입이 혹시 어떤말씀이실까요??...
아 죄송 합니다. 시중에 판매죄는 상용버전을 말씀 드린거였구요
해당 업체와 미팅하여 도입전 일정기간 사전 테스트 사용 가능 하다는 부분입니다.
단 모든 데이터가 솔루션회사의 클라우드나 IDC센터내에 정보가 존재하니 후에 자체 구축을 할경우 과저 데이터 적용이 쉽지 않다는걸 염두해 주시길 바랍니다.
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로그인 회원가입안정화 초기에 겪을수 있는 현상이라 생각합니다.
종이서류, 대면보고 등에 익숙해서 디지털 전환 후 초기에 발생하는 현상이라 생각합니다.
시간이 필요한 부분이며, 익숙해지면 편해하실겁니다.
내용 전달이 정확하면 되는데 이상하게 기존양식과 똑같아야 되느니 표가 있어야 되느니 등
양식폼에 집착을 하시는 분들이 있더군요.
온프레미스형은 어느정도 양식에 맞출 수 있지만
클라우드형은 커스텀이 안되거나 되어도 특유의 웹문서라 제약사항이 있는 것 같습니다.
안되면 부분적으로 진행하는 것도 검토해보세요
답변감사합니다!
말씀하신대로 기존 양식에 대한 집착이 현재 심한 편입니다
제공되는 양식을 통해서도 기존 정보를 다 알수가있는데 보기가 힘들다라는 불만이 많더라구요(그저 숫자가 아래에 있냐 위에 있냐의 차이,,.,)
말씀대로 따로 구축형 서버를 하는것도 검토해봐야겠네요!
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로그인 회원가입새로운 시스템에 맞춰 업무 스타일을 변경할 필요도 있죠.
대부분 사람들이 변화를 싫어 하죠.
자신의 것으로 완전히 적응할때까지 불편을 느끼기 마련이죠.
최대한 기존 방식을 수용할 수 있는 방안을 검토할 필요도 있을 것 같고요.
예를 들어 기존 문서 양식을 그대로 첨부해서 처리하거나 또는 종이 문서를 스캔 받아 첨부하는 방식도 고려해 볼 필요가 있어 보이고요.
오프라인 대면 결재 방식도 함께 병행하면서 점차적으로 전환 시켜간다면 거부감을 최소화 하면서 새로운 시스템에 적응할 수 있지 않을까 싶어 보이네요.
답변감사합니다!
답변해주신 것처럼 점차적으로 변화를 시킬려고 하다가 이번에 바꿀것들은 확실하게 바꾸자라는 생각으로 업무에 약60%정도에 대해서 진행을 해서 그런지 많이 불만이 많지만.....차차 적응을 해봐야겠네요ㅠㅠ감사합니다.
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로그인 회원가입클라우드 방식은 애초에 커스텀이 불가합니다.
패키지라도 개발형이 있는데 조금 더 알아보시면 좋았을거 같습니다.
불편한 상황을 상세히 취합받고 개선점으로 놓으시는게 좋겠어요.
답변감사합니다!
기존에도 딱히 커스텀이 필요없을것같다라는 생각도 있었고 금액 문제때문에 클라우드 형으로 진행을 했는데 구축형도 검토를 해봐야겠네요!!
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로그인 회원가입저희는 모든 전사의 문서들을 그룹웨어 전자결재 시스템을 이용하여 일부는 그룹웨어 도입하면서 업체한테 맡겨서 넘겼고,. 그 외의 문서들은 전부 문서 보관기간 이후는 폐기하고 있습니다.
결론은 그룹웨어 도입하시면 전부 처음에 양식을 만들어서 지원은 해줍니다.
답변감사합니다!
양식의 문제도 많지만 결국은 종이로 보던걸 PC로 보는게 많이 불만 사항으로 나와서...가슴이 답답하긴 하네요ㅠㅠ
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로그인 회원가입패키지(?) 그룹 웨어는 한계가 있습니다. 양식지 별도 만들고 해당 부서별 구너한돗 러정 가능하다면 모를까. 프로그램을 보지 않아 모르겠지만...
별도 내부 인사/급여 구매/관재 회계 시스템이 없는가요?
회사라면 이게 기본으로 갖추어져야 업무가 될텐데요?
답변감사합니다!
더존 프로그램을 따로 쓰긴하는데 급여,회계는 더존으로만 쓰고 나머지 부서별 업무에 대해서 많이들 불만을 표출하시더라구요....
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