안녕하세요.
SaaS형으로 그룹웨어를 사용하고 있습니다.
서버 용량이 가득 차 있는 상황인데요.
두가지 선택지가 있습니다.
1.이메일 용량을 제한하여 이메일을 삭제하며 사용
2.용량을 제한하지 않고 서버 용량을 증설
지금은 1번 방식으로 하고 있는데요.
문제는 개인이 이메일을 삭제해야 하는데 이 삭제하는게 상당한 일입니다.
(아웃룩을 이용해서 개인 PC에 보관하고 서버 메일을 삭제할 수도 있지만 직원 개개인이 이렇게 사용하기가 쉽지 않습니다.)
요즘은 하드웨어 가격이 많이 싸다고 해서 그냥 용량을 증설해서 쓰라는 의견도 있긴 한데요.
사실 이러면 편하긴 합니다. 서버 용량 증설하느라 돈이 들어가는 문제만 뺀다면요...
하지만 한편으로 직원 개개인은 이메일을 삭제하는데에 시간을 소비하지 않고, 필요할 때 옛날 메일까지 다 검색해서 쓸 수 있으니 이런걸 금액으로 본다면 서버 용량 증설하는 것도 방법이지 않나 싶긴 한데요... 문제는 정확히 금액이 어떻게 되는지가 나와야 서버 용량 증설비가 아깝지 않을텐데 이 계산이 어렵습니다.
요즘은 빅데이터 시대로 데이터를 모으는 시대이기도 한데 용량 제한해서 삭제하여 관리하도록 하는것이 바람직하지 않은것 같기도 합니다.
이메일 뿐만 아니라 그룹웨어에 있는 전자결재도 마찬가지 입니다.
그룹웨어 용량이 부족해서 많이 사용하는 분들(10GB 이상 사용하는 분들, 60GB씩 사용하는 분들도 계심)에게 이메일 용량 정리 해달라고 해서 용량을 확보 하였는데, 전자결재 문서들도 보면 보존 기한이 전부 무제한 입니다.
문서별로 보존 기한 년도를 설정해서 자동으로 삭제가 되도록 해서 용량 관리가 되도록 하는게 나을지, (이렇게 하려면 어떤 문서를 어떤 기준으로 보존기한으로 설정해야 할지 기준을 세워야 하는 일을 해야 함)
아니면 전부 무제한으로 해서 삭제되지 않도록 놔두고 돈 들여 용량 증설하는게 나을지도 고민 입니다.
메일이든 전자결재든 많이 쌓이면 그룹웨어 이용하는 속도가 느려지지는 않을런지...
여러분들의 의견은 어떤지 듣고 싶습니다.
9개의 답변이 있습니다.
에전에 무한정 용량을 늘려줬는데도 모자라다 라도들 합니다. 왜인지 확인해 보니.... 일정 용량을 넘어가면 본인의 관리 능력범위를 벗어나버려 지우지도 못하는 상황이 된것이죠.
즉, 용량은 정해놓고 더 이상의 용량을 늘려주면 않됩니다. 일부 관리능력이 있는 사람도 있겠지만, 예외를 두면 이리저리 욕만 먹습니다.
경험상 5GB가 넘어가면 개인의 관리범위를 벗어나더 군요.
용량시간비용 | 약 일 년 전
네, 알겠습니다. 감사합니다!
메일은 1인당 제한하는게 맞습니다. 개인 용도와 사별 용도 구분하지 않는 이상
무제한(?)이면 개인적 용도로 많이 사용합니다.
그리고 문서는 가능한 보존 기한을 정하시는게 좋습니다.
보통 길게 잡기는 합니다만... 이 부분은 증설하시는게 좋을 듯 합니다.
다만 별도 문서 백업 솔루션(별도 저장이나 별도 이미지 저장등) 갖추는 것도 한 방법입니다.
용량시간비용 | 약 일 년 전
답변 감사합니다.
개인적인 용도로 사용할 수도 있겠군요.
이메일은 어떤 솔루션을 쓰고 계시나요?
딱 필요하신 솔루션은 이메일 아카이빙 솔루션인데 비용 검토가 필요하실것 같네요.
아카이빙 솔루션을 쓰면 중복제거등으로 인해 기존 저장공간으로도 거의 무제한의 용량을 쓸수 있다고 들은것 같습니다.
1.본문에 있는 아웃룩 PST 파일로 개인의 개별 관리
2.이메일 아카이빙 솔루션 도입
3.저장공간 증설.
정도가 될텐데..
3번이 제일 비추천입니다. 용량이 늘어나면 성능도 떨어지고 백업도 오래걸리고 복구도 오래걸립니다.
물론 비용도 많이 들고요..(하드웨어, 백업 비용, 관리 비용등등)
가성비는 1번 추천은 2번입니다.
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여기부터는 우스 개소리(우스운 개소리)입니다만..
10년 20년 업력의 회사들이 꾸역 꾸역보관하고 있는 데이터들이 금은보화일까요?
아니면,, 쓰레기 더미일까요..
극단적인 얘기입니다만.. 굳이 둘중에 하나를 선택하라면 저는 쓰레기 더미에 가깝다고 생각합니다.
물론 그안에 금도 있고 은도 있겠죠.
그런데 쓰레기 때문에 그 금과 은을 찾는데 많은 시간이 걸리고 더럽혀지고 그러는거죠.
10년 넘은 유수한 설계사무소의 도면 파일들이 랜섬웨어 한방으로 전멸했습니다.
백업도 복구도 없이 정말 깡그리 사라졌는데요.
멀쩡히 회사 잘돌아 갑니다.
대부분의 회사들이 랜섬웨어등의 피해로 수많은 데이터 유실을 겪지만....
랜섬웨어가 일정 부분 타노스 같은 역할을 한다고도 생각합니다.
용량시간비용 | 약 일 년 전
답변 감사합니다.
한비로라는 그룹웨어에 있는 이메일을 사용하고 있습니다.
말씀하신 이메일 아카이빙 솔루션을 한비로에 요청하거나 아니면 이메일 아카이빙 솔루션을 이용하는 이메일 업체를 추가하여 그룹웨어에서 사용하는 방식인건가요?
3번 저장공간 증설에 대한 비추천 의견 감사합니다!
낭만생선 | 약 일 년 전
저희는 Exchange를 쓰고 있어서 시만텍의 엔터프라이즈 볼트라는 이메일 아카이빙 솔루션을 검토했었습니다.
이게 정답이었는데 내부 사정으로 다른 방식으로 풀었었습니다.
별로 메일 솔루션이 아니라 안비로에서 지원하는 메일 솔루션이라면
한비로에서 지원하는 메일 아카이빙을 문의 하셔야 할것 같네요
한도를 두지 않고 계속해서 늘려 나갈 수는 없을꺼에요.
한번 용량을 늘려 놓으면 절대 줄어들지 않습니다.
어느정도는 한도를 정해 놓고, 조금 부족하다 싶으면 한도를 늘려야지
한도 없이 사용 하는 것은 방법이 아니라고 생각이 드네요.
용량시간비용 | 약 일 년 전
알겠습니다. 답변 감사합니다.
정기적으로 메일이 저장되어 있는 메일박스 파일을 자동 압축 백업후 정리되게 해서 압축 백업된 파일을 사용자 로컬 컴퓨터의 지정된 폴더에 자동 저장되게 해주는 것도 방법이 될 수 있을 걸로 보이네요.
리눅스 메일 서버에 방화벽 등의 장비들 로그가 전송되게 설정해 두고, 자정 쯤에 메일 박스를 압축 백업해서 NAS 공유 폴더에 일자별로 자동 저장되게 스크립트를 만들어서 몇년간 사용하고 있는데...
몇개월간 잊어 버리고 점검하지 못하는 경우도 종종 있는데... 일자별로 백업된 파일들이 꼬박 꼬박 잘 쌓이고 있네요.
메일 박스가 log 파일 형태면 cp, mv, gzip 등의 명령을 바로 이용하면 되지만... DB를 이용하고 있다면 DB dump 명령과 삭제 query, gzip 등의 명령을 이용하면 되겠고요.
용량시간비용 | 약 일 년 전
답변 감사합니다.
SaaS라는 클라우드형으로 그룹웨어 서비스를 이용하고 있고, 제가 이런 서버에 대한 내용을 잘 모르다보니 답변 주신 내용이 어렵습니다.
리눅스 메일 서버라는 것도 저희 회사가 관리하는 것이 아니라 그룹웨어 업체에서 할 수 있는 영역인것 같아서 업체에 요청해서 해야 할것 같은데요. 맞을까요?
메일 용량 제한하는 것두 중요하고
적정한 메일을 보관할 수 있도록 충분한 용량 확보도 중요합니다.
요즘은 메일로 많은 일을 하고, 메일이 내외부적으로 시시비비를 가릴때
중요한 증빙이 되기도 합니다.
어느 정보 메일을 보관할 수 있도록 공간 확보한 뒤
정책적으로 메일 용량 제한 설정하시는 것도 좋지 않을까 생각됩니다.
전자결재 문서도 보존년한을 정하시는게 좋습니다.
이부분은 IT에서 담당하기보다는 기획이나 인사에서 전사적으로 정하는게 맞지 않을까 생각되구요.
용량시간비용 | 약 일 년 전
답변 감사합니다.
지금 쓰는 그룹웨어가 그룹웨어 용량 제한 설정만 있는데, 이 설정을 한다고 해도 제한 용량만 표시되고 딱히 실효성 있는 제약이 없다보니 용량이 계속 늘어나는 구조라서 삭제 해달라고 계속 메일로 안내만 하는 상황 입니다. 그룹웨어 업체에 용량 넘어가면 메일 보내는 것을 제한해달라고 요청하는데 안해주네요... 이것만 되어도 용량 관리가 될텐데 말이에요...
과거 전자결재 자료가 2011년도 부터 지금까지 계속 보존되어 있다보니 그 기준을 한번에 정하기 어려울것 같다고 생각했습니다. 글쓰는 지금 생각이 드는것은 기준을 차례차례 정해가서 시간을 충분히 갖고 정리 해나가야 겠습니다.
회사에서 업무중에 발생한 자료는 회사의 자산이라는 생각이냐, 그냥 용량만 차지하는 오래된 유물이냐 따라 다르게 보셔야 할겁니다.
개인적으론 언젠가는 문제가 될 때 찾아볼 자료라는 전제를 깔고 보기 때문에 데이터 증설을 하셔야 하고, 그 제반 논리로 회사의 자산, 지식적인 자산, 미래를 위한 과거의 유산 정도로 포장이 필요하실겁니다.
대신 적절한 용량의 관리를 위해서 위에도 언급하신 일정기간이 지난 데이터는 백업이나 혹은 사용성이 떨어진다고 판단하여 별도의 정리과정을 만들어 두시는게 어떨까 하기는 합니다. 대신 이건 개인 사용자가 할 문제일 수도 있으나, 시스템 차원에서 하는 형태로 하셔야 합니다. 개인한테 맡겨두면 결국 개인을 따라다니며 하도록 해야 하고 관리가 더 어려워질 수 있습니다.
신기한게 저런 과정에서 용량이 부족하니 자체적인 정리를 요청하거나 기준에 따른 임의 작업을 하면 꼭 그 자료들중에 필요한 사건 같은게 일어나서 왜 그랬냐 라는 이야기를 듣게 되는 일을 간간히 봤습니다.
용량시간비용 | 약 일 년 전
답변 감사합니다.
우선 자산이냐 용량만 차지하는 오래된 유물이냐 이 부분을 놓고 고민해야 겠네요.
정책상 용량을 제한 하는게 좋을듯합니다. 왜냐면 무한정 늘릴수가 없으니까요
용량시간비용 | 약 일 년 전
알겠습니다. 답변 감사 합니다.
일단 용량 증설을 하게 되면, 앞으로도 계속 증설하게 될 것입니다. (저희가 그래여...)
문서 관리 지침을 만들고 보관 주기를 정하고 거기에 따라 삭제 함이 좋을 듯 합니다.
메일이든 결재파일이든 본인이 중요하다고 생각하는 것만 중요나 즐겨찾기 표시해두고 따로 백업하는 습관을 들여야 합니다.
요즘 시대에 그정도 노력을 하지 않는 직원이면, 퇴사 시키는 것이 좋습니다.
용량시간비용 | 약 일 년 전
알겠습니다. 답변 감사합니다.