현재 페이퍼 문서 생산이 굉장히 많은 회사입니다.
그룹웨어의 전자결재 기능으로 일부 문서는 전자화되어 DB로 보관되고 있지만
그 동안 생성되어왔던 페이퍼 문서를 어떻게 관리하고 이관할지에 대한 고민이 있습니다.
오프라인 페이퍼 문서 → 전자 문서로 전환하여 관리하거나 다른 방법으로 회사의 문서들을 좀더 효율적으로 관리할 수있는 솔루션이나 사례가 있다면 벤치마킹 해보고 싶습니다.
회사 문서 관리 어떻게 하고 계신가요?
현재 페이퍼 문서 생산이 굉장히 많은 회사입니다.
그룹웨어의 전자결재 기능으로 일부 문서는 전자화되어 DB로 보관되고 있지만
그 동안 생성되어왔던 페이퍼 문서를 어떻게 관리하고 이관할지에 대한 고민이 있습니다.
오프라인 페이퍼 문서 → 전자 문서로 전환하여 관리하거나 다른 방법으로 회사의 문서들을 좀더 효율적으로 관리할 수있는 솔루션이나 사례가 있다면 벤치마킹 해보고 싶습니다.
9개의 답변이 있습니다.
일단 기준을 먼저 정하시구요. 이에 맞게 관리해야죠, 예로. 관리했던 방법은요
10년 이상 -> 폐기
10년-5년 ->폐기대상, 보관만.
5년-2년->보관대상->스캔하여 파일보관
2년이하->운영대상, 업무기준별, 년월별로 스캔하여 인덱스.
전자 문서 + 고전 방식으로 문서로 출력 하여 서랍에 보관 합니다.
초기에 전자 문사도입에 야심차게 움직였으나 용량 부족과 투자가 없어 결국 원점으로
단기 보관 문서 (1년, 3년, 5년) 보다는 장기 문서를 우선적으로 전자문서화 하는게 맞다고 보네요.
단기 문서는 가능하면 문서로 보관하다 보존기관이 지나면 폐기 하면 되니까요.
그게 효율적이라 생각이 듭니다.
우선 꼭 관리해야 하는 문서와 폐기하는 문서를 분류해야 하고요.
그 이후에 문서 스캔 전문 업체 통해서 스캔하고, NAS 등에 업로드해서 관리하는 것이 좋겠네요.
문서의 양이 많을거 같은데요, 문서 생산 부서의 지원을 꼭 받는것이 중요하겠네요.
예산이 되신다면 EDMS 나 문서 아카이빙 솔루션을 쓰시면 관리나 검색에서 수월합니다
Nas나 장기 보관 할경우 클라우드 Glacier로 하면
비용측면에서 좋습니다
몇년전에 기존 문서 중 분류작업 후 버릴껀 버리고 중요 문서만 추려서 PDF로 스캔했습니다.
스캔은 비용만 내면 전문적으로 해주는 업체들 많구요
다만 문서를 분류하는게 너무나 힘들고 오래걸렸습니다
(직원들의 협조가 필요합니다)
기존페이퍼 문서는 스캔을 하여 NAS서버에 백업을 받아 두고 있구요~~전자 문서는 그룹웨어상에 보관을 하고 있습니다.
■모든 문서를 스캔 받아 넣는 방법도 있을 것 같고요.
알바를 동원하거나, 스캔 받아 넣는 전담 직원들을 둬야해서 비용이 많이 소요될 것이고, 시간도 많이 걸릴 것같고요.
■많이 필요할 것 같은 특정 시점 이후에 대해 몽땅 스캔 받아 넣는 방법도 있을 것 같고.
■현 시점 이후 부터 참고를 필요로 하는 문서들에 대해서만 스캔을 받아 넣는 방법도 있을 것 같고...
■기존 페이퍼 문서들은 전산화 하지 않고 필요로 할 때 예전 방식으로 참고만 하는 형식으로 가는 방법도 있을 것 같고...
회사 업무 환경에 따라 비용 및 업무 효율성 등을 따져봐서 적절한 방법으로 선택해서 운영하면 되지 않을까 싶네요.