안녕하세요
제조업에서 1인 전산관리를 하고 있습니다.
부족한게 많고 혼자 하다보니 항상 쉐어드잇에서 많은 도움과 공부를 하고 있으며
이번에도 선배님들의 노하우와 경험를 얻고자 글을 씁니다.
이번 년도에 문서중앙화를 도입하고자 계획하고 있으며
데모 테스트를 통해서 제품을 선정하고 국가사업(기술유출 방지시스템 구축지원)을
신청하여 진행할려고 합니다.
문서중앙화라는 것이 전사적으로 모두 사용하는 것이다 보니
제품 선정을 위해 테스트 항목부터 정책까지 하나하나 고민이 많아지고 있습니다.
혹시 문서중앙화를 도입해보신 분들 중에 도입 때 놓치기 쉬운 것들이나
특이하지만 꼭 필요했던 테스트 항목같은게 있을까요?
또한 심리적으로 사람들이 거부감을 가지던데 거부감을 없애기 위해 어떻게 하셨는지와
파일 강제 이관 시 일정이나 안내 방법은 어떻게 하셨는지 도움을 받고 싶습니다!
경험을 나누어 주시면 정말 감사하겠습니다!
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9개의 답변이 있습니다.
문서중앙화 도입 5년차 대기업입니다.
문서중앙화는 IT조직 혼자서 절대 하지 마십시오. 독박입니다.
이런 종류의 시스템은 단순히 시스템이 아니라, 변화 관리가 절대적입니다.
그냥 ECM만들어 놓고, 등록하십시오 하면 절대 안합니다. 강제화하는 제도도 필요하고, 당근책도 필요합니다. 그래서 힘있는 조직 주관으로 하셔야 합니다.
절대 기술적으로 접근하시지 마세요. 기술적인 것은 전문 업체에 문의하면 바로 답변이 옵니다. 그리고 보안 정책도 같이 가야 합니다. 등록하라고 하니깐 대충 등록하면 대외비 자료를 아무나 다 볼 수 있습니다. 문서에 대한 보안 등급을 설정하시고, 일반 문서외에 조회 권한 관리도 병행하셔야 합니다.
등록기준은 완성본 위주로 하시고 중간 작성 중 자료는 등록을 최대한 억제하시는 것이 좋습니다. 그냥 막 등록하면 스토리지 금방 풀납니다.
문서관리 주관 조직을 두어 정기적으로 점검 및 대표이사 보고를 하십시오. 그리고 사내 게시판이 공개하십시오. 그게 가장 효과가 큽니다. 당근책도 시간이 지나면 둔감해집니다.
사용하면서 가장 불편하게 입사자/퇴사자/조직변경 이 3가지입니다.
이거 관련해서 사전에 업무 표준화를 잘 해놓으시는게 좋으며,
무엇보다 반출 승인 관련하여 최 윗선에 어떻게 할지(누구까지 권한을 주는 등)에 대한 계획이 잘 잡혀있어야 합니다.
막상 도입 후 나는 밖에서 근무하는지라 권한줘야되, 나는 자주 문서를 외부 반출해야되서 권한줘야되라며
별의별 VOC 가 유입되면 업무 스트레스가 하늘을 찌릅니다.
문서중앙화 도입 2년차 중견기업입니다.
참고만 하세요.
디스플레이제조장비 회사이며, 해외(중국)출장이 많은 리스크가 있습니다.
■Agent설치 방식, 메체제어 ((하드디스크 저장 X, 워터마크, USB포트 X, 파일전달(승인), 대외비 파일 발송시(외부 DRM 기능사용)) 등.
■메일발송시 첨부파일 (화이트도메인 정책 적용, 송신메일 이력 백업)
■사내 100% 로컬하드 저장 X -> 문서중앙화 (개인/부서/공용)으로만 저장 기본 필수 값
■PLC/PC프로그램을 다루는 부서는 부득이 USB포트를 열어줘야 하고, 출장이 많은 관계로, 로컬하드디스크상에 가상이미지 보안디스크를 별도 생성 후, 해당 디스크에서 R/W 가능하도록 구성하며, 인터넷이 없는 현장 장비 셋업 시, 해당 기능을 활용합니다. 보안적 측면에서 로컬에서 진행되는 모든 파일 입/출 관련사항은 로그항목으로 남으며, 본사 복귀시, 문서중앙화 서버에 로그정보가 업데이트 되어 향후, 문제시 근거 자료로 삼습니다.
21년 목표- 보안고도화 (네트워크DLP) 구축
생유산균 | 3년 이상 전
참고로... Hyper-V 가상화 구조 이며, 이중화 되어 있습니다. 스토리지 용량은 SAS 45TB SQL영역은 SSD 10TB 기준으로 구성했습니다.
네트워크 속도는 사내 1G 이며, 최초 문서중앙서버로 밀어넣을때, 1~2주 부하로 인해 고생했지만, 현재는 설계 단일 파일 큰용량도 네트워크 저하 없이 밸런싱 되고 있습니다.
전직장이라 예전일이지만 용량큰 캐드파일 이관하는데 문제가 많았었습니다 ㅜ (네트워크 부하)
yeom1563 | 3년 이상 전
저희도 제조업이라 설계 파일 용량이 2기가 넘는게 많은데
연구소 쪽에서 설계 파일 다운로드, 업로드 하는 부분에 제동을 걸더라구요
일단 테스트를 진행해서 속도를 보고 판단해야 할 것 같네요
감사합니다!
문서중앙화를 해도 각각 개인의 PC에 저장을 해놓고 잘 하지 않더라구요~내부교육이 부족한건지~아님 자기 자료를 공유하기 싫어서 인건지는 몰라도~IT담당으로서 답답하더라구요
yeom1563 | 3년 이상 전
지속적인 내부교육을 통해서 강제이관이라던가 사용률 같은거를 좀 체크해야 겠네요
감사합니다.!
왜 해야 하는건지. 그래서 어떤점이 좋아지는건지. 불편해지는건 뭔지.
불편함을 참고서도 어떤점이 좋아지는건지. 설명이 잘 되지 않으면 운영은 나몰라라 되는 시스템입니다.
일반적으로 보통 자기팀 업무 파일 공유정도와, 우리팀 영역에 타팀(타인)이 침범하는건 막아야 한다 여기까지는 그냥 기본적인 마인드셋인데, 그 외의 것을 어떻게 이해시킬 수 있느냐가 정말 쉽지 않은 문제입니다.
그리고 정말 예외로 가득찬 권한관리의 영역을 얼마나 유연하게, 문제없이 굴릴 수 있느냐도 고민해야 하겠죠.
yeom1563 | 3년 이상 전
권한 정책에 대해서 고민을 더 신중히 해야 겠군요
감사합니다.
저희 회사 문서중앙화 도입한지 거의 3~4년 정도 된 거 같은데요
일단, 아무리 랜섬웨어 피해를 봐도 문서중앙화 서버로 백업하지 않으면 복구 해주지 못한다
라고 해도 잘 안해요
백업도 안하고 랜섬웨어이던 본인 실수이던 자료 날라가면 복구 해달라고 징징 대죠
암튼, 사람들의 업무 습관이 편한 것만 찾아서 할려고 하기에 그거 바꾸는 게 쉽지 않을거에요
yeom1563 | 3년 이상 전
바꾸기가 정말 힘든것 같습니다.
일단 팀장님들 부터 기존에 파일서버 사용하는 것과 비슷한데
부정적으로 왜 감시하는것만 늘어나냐 부터 해서 업무가 안될꺼 같다 등
바꾸기 매우 두려워하시더라구요
근데 뭐.. 대표이사님이 하라고 한거라.. ㅋㅋ
어떤 중앙화 솔루션을 도입하냐에 따라 차이가 있을거라 보여 지고요.
문서 중앙화라는 건, 각 개별 컴퓨터에 흩어져 있는 문서를 한곳에 모아서 관리하는 형태이다 보니...
개별 PC에 문서 저장을 불가하게 할 것인지 부분적으로 허용할 것인지에 대한 문제도 고려해 봐야 할 것 같고...
문서들에 대한 분류 기준에 대한 내용, 중복 문서에 대한 처리 기준, 접근 권한에 대한 기준 등등을고려해 봐야 하지 않을까 싶어 보이네요.
yeom1563 | 3년 이상 전
쉽게 결정될 부분이 아니지만 차근차근 해봐야 겟군요
감사합니다!
문서중앙화로 도입전 poc 진행하면서 내부 환경적인 부분과 외부 직원들 문서는 어떻게 할것이며
각 부서별과 특정부서별 권한을 어떻게 할것인지
보안에 강도는 어떻게 할거고 내부 사용자 불만을 없애기 위해
사전 교육을 충분히 해야하고 오픈전 매일 사내 그룹웨어에
공지사항을 띄워 사내 직원들에게 인지 할수 있도록 해야합니다
두서없이 작성 했습니다 ^^*
yeom1563 | 3년 이상 전
감사합니다 부서별로 케이스 별 정책과 그룹 정책을 잘 만들어야 겠군요
그리고 VOC 운영으로 지속적으로 반영한다고 해야 겠군요
감사합니다.!