안녕하세요?
현재 총 인원 22명의 중소기업에 다니고 있는 사람입니다.
설립된지는 근 50년된 법인인데 기업규모가 작다보니 옛날부터 전해져 내려오는 문서철들이 많고 전자파일 역시 개인별로 지급된 노트북, 외장하드 등에 분산되어 있습니다.
그래서 PC 포맷을 하거나 업무 인수인계가 필요한 경우, 외장하드 등에 서류파일을 잔뜩 복사하는 방식하여 옮기곤 하는데..
보안, 데이터 유실 등을 생각했을 때 최악의 데이터 관리인 것 같아 문서관리를 체계화 하고자 합니다.
문서결재는 비즈메카 그룹웨어를 이용하고 있는데, 한글이나 엑셀 파일같은 전자파일을 어떻게 관리를 해야할까요?
NAS를 도입해서 문서저장을 중앙화 하고 권한에 따라 접근을 제어해야 하나요?
그룹웨어를 사용하고 싶지만 매년 예산이 크게 소요되는지라 당장은 어려울 것 같습니다.
50명 이하의 조직에서 문서관리는 어떻게 하는 게 좋은지 많은 조언 부탁 드립니다.
감사합니다.
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8개의 답변이 있습니다.
저라면,.....
그룹웨어나 문서 중앙화 솔루션등을 사용해서 집중화 할것 같습니다.
문서 분류체계를 먼저 정립하고, (ISO27001을 참고)
해당 부서, 담당자, 보안등급등의 체계를 마련한후
솔루션에 최적화 시키면 좋을것 같습니다.
다만, 시간과 노력이 상당히 소요될것입니다. 총대를 매냐, 안매느냐의 차이입니다.
말씀하신용도로 이스트소프트 -인터넷디스크라는 솔루션이 있어요
https://www.estsecurity.com/enterprise/product/internetdisk
견적받았었는데 문서중앙화보다는 싸고 자체구축도 가능했습니다
밥먹고합시다 | 4년 이하 전
shinw | 4년 이하 전
M365(O365) 사용하시면 One Drive 제공 되어 직원들 화일 중앙 관리 가능하고 MS RMS 사용해서 화일 암호화 가능하고 MS DLP 사용하여 유출 방지 할 수 있습니다.
M365 라이센스 레벨에 따라 무료로 사용할 수 있는 수준이 정해져있습니다.
E3 레벨이면 모두 위 3가지 모두 사용가능합니다.
shinw | 4년 이하 전
한그루 | 4년 이하 전
비용적으로는 NAS를 도입 하셔서 사용자/부서별 권한 설정 등을 통해 문서 집중화하는게 나을 것 같습니다.
shinw | 4년 이하 전
NAS를 활용하셔도 되고 드랍박스같은 클라우드 서비스도 괘찮겠네요
클라우드가 비용은 더 들지만 관리 포인트는 더 줄어듭니다 IT담당자가 없다면 클라우드 추천
있다면 NAS 추천
shinw | 4년 이하 전
shinw | 4년 이하 전
문서를 중앙화 하려면 솔루션을 도입해야 합니다.~NAS를 도입해서 문서를 보관 하는방법도 있구요~NAS는 보안 설정을 두면 접근 /비접근자로 제한을 둘수 있구요
shinw | 4년 이하 전
제대로 관리를 하고 싶다면 문서 중앙화 같은 솔루션을 도입해서 하는게 맞을 것 같아 보이고요.
비용없이 자체적으로 잘 관리하고 싶다면, 용도별로 분류를 해서 단순 조회용인지, 추가 변경 등의 업데이트가 필요한지 등을 구분해서 공유 폴더 등에 권한을 적절히 설정해서 사용하면서 백업이 정기적으로 되도록 해두고서 사용하면 될것 같아 보이고요.
만약을 대비해서 전체 백업을 해서 한번 기록후 변경이 불가한 DVD 등의 매체에다 담아서 금고 같은곳에다 보관해 둘 필요도 있어 보이네요~
shinw | 4년 이하 전