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문서관리 어떻게 하시나요?

안녕하세요?

현재 총 인원 22명의 중소기업에 다니고 있는 사람입니다.


설립된지는 근 50년된 법인인데 기업규모가 작다보니 옛날부터 전해져 내려오는 문서철들이 많고 전자파일 역시 개인별로 지급된 노트북, 외장하드 등에 분산되어 있습니다.

그래서 PC 포맷을 하거나 업무 인수인계가 필요한 경우, 외장하드 등에 서류파일을 잔뜩 복사하는 방식하여 옮기곤 하는데..

보안, 데이터 유실 등을 생각했을 때 최악의 데이터 관리인 것 같아 문서관리를 체계화 하고자 합니다.

문서결재는 비즈메카 그룹웨어를 이용하고 있는데, 한글이나 엑셀 파일같은 전자파일을 어떻게 관리를 해야할까요?


NAS를 도입해서 문서저장을 중앙화 하고 권한에 따라 접근을 제어해야 하나요?

그룹웨어를 사용하고 싶지만 매년 예산이 크게 소요되는지라 당장은 어려울 것 같습니다.

50명 이하의 조직에서 문서관리는 어떻게 하는 게 좋은지 많은 조언 부탁 드립니다.


감사합니다.

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8개의 답변이 있습니다.

그저멍하니
  0 추천 | 4년 이하 전

저라면,.....

그룹웨어나 문서 중앙화 솔루션등을 사용해서 집중화 할것 같습니다.

문서 분류체계를 먼저 정립하고, (ISO27001을 참고) 

해당 부서, 담당자, 보안등급등의 체계를 마련한후

솔루션에 최적화 시키면 좋을것 같습니다.

다만, 시간과 노력이 상당히 소요될것입니다. 총대를 매냐, 안매느냐의 차이입니다.


밥먹고합시다
  0 추천 | 4년 이하 전

말씀하신용도로 이스트소프트 -인터넷디스크라는 솔루션이 있어요 

https://www.estsecurity.com/enterprise/product/internetdisk 

견적받았었는데 문서중앙화보다는 싸고 자체구축도 가능했습니다 


밥먹고합시다 | 4년 이하 전

아 글고 비슷한 솔루션으로 지란지교 오피스하드도 있습니다 ^^

shinw | 4년 이하 전

답변 감사 드립니다.
한그루
  0 추천 | 4년 이하 전

M365(O365) 사용하시면 One Drive 제공 되어 직원들 화일 중앙 관리 가능하고 MS RMS 사용해서 화일 암호화 가능하고 MS DLP 사용하여 유출 방지 할 수 있습니다.

M365 라이센스 레벨에 따라 무료로 사용할 수 있는 수준이 정해져있습니다.

E3 레벨이면 모두 위 3가지 모두 사용가능합니다.

shinw | 4년 이하 전

답변 감사 드립니다. 혹시 부서별 또는 사용자별로도 읽기 권한을 줄 수도 있을까요?? 중요 문서는 권한이 부여된 사람들에게만 보이고 그렇지 않은 경우에는 아예 보이지 않는 그런 방법이요.

한그루 | 4년 이하 전

네, 가능합니다. 사용자를 그룹으로 묶고 그룹별 권한을 부여하면 원하는데로 권한을 제어할 수 있습니다. 개인별로도 가능하지만 권한 관리는 꼭 그룹을 만들어서 관리하는것이 지속적인 유지관리에 큰 도움이 됩니다.
ktit
  0 추천 | 4년 이하 전

비용적으로는 NAS를 도입 하셔서 사용자/부서별 권한 설정 등을 통해 문서 집중화하는게 나을 것 같습니다.

shinw | 4년 이하 전

NAS 구축해주는 업체를 좀 알아보려고 합니다. 감사합니다.
gomix
  0 추천 | 4년 이하 전

NAS를 활용하셔도 되고 드랍박스같은 클라우드 서비스도 괘찮겠네요 

클라우드가 비용은 더 들지만 관리 포인트는 더 줄어듭니다 IT담당자가 없다면 클라우드 추천

있다면 NAS 추천 

shinw | 4년 이하 전

전산담당자가 따로 없어 주로 제가 관리하고있습니다.. 일일히 관리하기 어려운 경우 클라우드도 고려해봐야겠네요. 감사합니다.
Genghis Khan
  0 추천 | 4년 이하 전
DRM 문서보안 시스템을 도입을 하는게 맞는데요 하지만 워낙 인원이 작아 별도 솔루션보다 백업 NAS를 이용하여 계정별 관리를 하시는게 좋아요 비용도 저렴할 뿐더러 외부 차단 하시고 내부 접속자만 접속하고 부서별 계정을 별도로 하면 됩니다. 그리고 랜섬웨어를 대비하기 위해서 네트워크 공유보다 URL 접속 후 계정 입력 하는게 좋습니다.

shinw | 4년 이하 전

안그래도 작년에 직원 중 한 명이 랜섬웨어 걸려서 데이터 유실이 있었습니다. 자세한 조언 감사 드립니다. 칸님 말씀을 들어보니 NAS가 현재로선 최상의 선택이 맞는 것 같네요.
차바라기
  0 추천 | 4년 이하 전

문서를 중앙화 하려면 솔루션을 도입해야 합니다.~NAS를 도입해서 문서를 보관 하는방법도 있구요~NAS는 보안 설정을 두면 접근 /비접근자로 제한을 둘수 있구요

shinw | 4년 이하 전

NAS에 대해 조사를 해보겠습니다. 답변 감사 드립니다.
wansoo
  0 추천 | 4년 이하 전

제대로 관리를 하고 싶다면 문서 중앙화 같은 솔루션을 도입해서 하는게 맞을 것 같아 보이고요.

비용없이 자체적으로 잘 관리하고 싶다면, 용도별로 분류를 해서 단순 조회용인지, 추가 변경 등의 업데이트가 필요한지 등을 구분해서 공유 폴더 등에 권한을 적절히 설정해서 사용하면서 백업이 정기적으로 되도록 해두고서 사용하면 될것 같아 보이고요.

만약을 대비해서 전체 백업을 해서 한번 기록후 변경이 불가한 DVD 등의 매체에다 담아서 금고 같은곳에다 보관해 둘 필요도 있어 보이네요~

shinw | 4년 이하 전

답변 감사드립니다. 정기적인 백업 방안을 고려해봐야겠네요.