만약에 퇴사자가 발생했습니다.
그런데, 퇴사자가 사용하던 계정(ID)는 다음에 입사자가 들어와서 이니셜이 같은 경우 동일계정으로 만드시나요??
저희는 메일아카이브가 있는데, 나중에 현업에서 퇴사자 메일을 확인하는 경우 확인할 수 있는 방법이 아카이브 밖에 없는데요,,,
그래서 신규입사자가 발생해서 이니셜이 기존 퇴사자 계정과 같을경우 만들지 않고 있습니다.
회원분들은 어떻게 하시나요??
제가 생각하고 있는 건
퇴사 후 5년이 지나면, 퇴사자에 대한 흔적은 다 없애는방법입니다.
입사자가 계속 늘어나다보니 뭐 어떻게 해야할지를 모르겠네요...
13개의 답변이 있습니다.
내부 정책에 따라 프로세스를 정립하시길 바랍니다. <- 개인정보때문에 문제가 될 소지가 많습니다.
1.과거 근무하던 회사에서는 그룹웨어, 이메일, ERP 계정을1년간 권한회수 및 보관처리하고
1년 이후에 삭제했습니다. 결재를 받고 퇴사자 계정을 사용하는 유저들이 많았습니다.
2. 현재 회사에서는 퇴사 발생시 바로 처리하며, 유지가 필요한 계정은 사전에 미리 협조를 구해야합니다. 규정에 따라 움직이시면 문제될것이 없습니다.
퇴사자는 계정유휴기간을 한달정도 잡고 있습니다. 기간이 지나면 삭제를 하고 있구요
해당 부서에서 인수인계 할수 있게 1달 정도 유지하고 통보 후 삭제합니다
3개월 유예기간 뒤에 바로 삭제 합니다
그 사이에 확인메일을 한달에 한번찍 팀장과 팀원에게 자동으로 발송하구요
3개월 뒤엔 바로 지워버립니다
이름이 은근 비슷한 분들이 많은 특성상 어쩔수 없는것 같아요
1.퇴사자가 발생 시 계정 앞에 퇴사 했음을 표시하는 접두어를 추가
( 예를 들어 "ZZZ-", "XXX-1") 하여 계정은 Disable 상태 유지
2.현업에서 요청하는 경우에만 메일 등 자료를 아카이브 해서 요청 기간 내 보관
관계자분들과 협의하여 회사정책으로 정해놓고 그댜로 하는게 정답아닐까요? 케이스별로 처리하는 것은 아니라 봅니다.
물론 예상되는 케이스가 있다면 미리 정책으로 정해놓아야겠죠.
퇴직자에 대한 별도 요청이 없으면 삭제처리하고, 요청이 있다면 약 3개월간 유지를 해주고 있습니다.
굳이 퇴직자계정을 가지고 가야할 필요가 있을까합니다.
퇴사자 계정은 보통 저희같은경우는 한달정보 유예기간을 두고 난 다음 삭제를 합니다.
퇴사자 계정 및 메일을 바로 삭제 (단, 팀에서 요구시 2개월 연장)
- > 라이선스 문제... 1유저당 23만원들어요...
보통 이름 약자로 계정 발급해드리는데... 당연히 중복이 생기죠. 그럼 구별을 위해서 약간 다르게 합니다.
(퇴사한 사람꺼 아이디 기록은 가지고 있어요)
예시 : 홍길동, 홍길당(퇴사), 홍군당
홍길동 : gdhong 발급
홍길당 : gidhong 발급 -> 이후 퇴사 유지
홍군당 : gudhong 발급
저희는 요런식으로 갑니다.
퇴사자에 따라 다르게 정책을 가져갑니다.
중요도에 따라 필요 문서가 있습니다.
가령 중요 업무 품의와 진행된 계약 관련 내용이 있을수 있어
한달정도 확인 후 보관합니다.
그리고 메일서버에서 예외처리를 하고 있습니다.
부산갈매기 | 4년 이상 전
해당 부서에 기한정해놓고 백업데이터 알아서 구분해서 정리 보관하라고 하신 후
삭제하세요.. 쓸대없이 자원 낭비하는 건 좀
부산갈매기 | 4년 이상 전
메일 계정이라면...
백업 받은 후 제거해 버리는게 낫지 않을까 하는 생각이 드네요.
부산갈매기 | 5년 이하 전
퇴사자 계정은 특별한 요청이 없으면 요청서 받아 올라오면 바로 삭제 합니다.
특별히 업무 인수인계, 연속성 등을 위해 요청이 오더라도 보통 일주일 정도 유지시켜 줍니다.
퇴사자 정보를 5년간 보관하는것도 법적 문제가 될 수 있을거에요. 입사시 혹은 퇴사시 정보를 5년간 보관한다는 동의를 했다면 문제는 없겠지만요.
이메일의 경우는 어차피 서버에 접속해서 확인하는게 아니라 아카이브해서 아카이브된 로컬 화일에 접근하기 때문에 아카이브 이후에 이메일까지 모두 삭제 합니다.
부산갈매기 | 4년 이상 전