우리 회사에 딱 맞는 그룹웨어 도입 가이드

안녕하세요. 메일플러그입니다.

요즘 업무 협업, 효율성이 강조되면서 

기업용 솔루션에 많은 관심을 가지고 계실 텐데요.

그중에서도 그룹웨어 도입을 고려하고 계신 분들도 많으실 겁니다. 

하지만 워낙 다양한 업체가 있고, 제공사항 또한

모두 다르기 때문에 서비스 선택에 어려움을 겪으실 수 있는데요.

여러분께 도움을 드리기 위해  

그룹웨어 솔루션 선택 시, 확인해야 할 조건에 대해 말씀드리겠습니다.

 1. 그룹웨어 도입 방식 결정하기

첫 번째로 그룹웨어 도입 방식을 결정해야 하는데요.

대표적으로 구축형과 클라우드 (임대형)으로 구분됩니다.

구축형은 사용 기업의 자체 서버에 시스템을 설치하고,

관리 또한 직접 운영하는 것을 의미합니다.

회사 환경에 맞춰 커스터마이징이 가능하고, 안정적이지만

초기 구축 비용과 시간을 많이 투자해야 한다는 단점이 있죠.

반면 클라우드형은 제공 업체의 서버와 서비스를 이용하고,

업그레이드 등의 관리까지 제공받는 방식입니다.

구축형보다 도입 절차가 까다롭지 않고, 설치 소요 시간도 짧은데요.

또한, 보다 저렴하게 이용할 수 있다는 것이 장점입니다.

회사의 상황에 따라 방식을 선택하시는 게 좋겠죠?

▶ 구축형과 클라우드형 차이점 자세히 확인하기

 2. 기능 파악하기 

그룹웨어는 여러 기능을 제공하기 때문에

우리 회사에서 필요한 기능이 무엇인지 파악해야 하는데요.

업무 커뮤니케이션의 기본인 기업메일과

협럽을 위한 사내 메신저,

문서 저장 및 공유가 가능한 웹드라이브 등이 대표적이죠.

번거로운 종이 문서 작성과 대면 결재 과정을 줄이는

전자결재도 많은 기업에서 도입하는데요.

이외에도 TASK, 공유 캘린더, 메일 아카이빙 등

필요한 기능을 정리하고 이를 제공하는 업체를 선택하는 것이 좋겠죠?

필요한 솔루션은 상황에 따라 다를 수 있는데요.

하지만 다음 2가지 조건은 모든 기업에서 꼭 확인해보셔야 합니다

먼저, 연동성입니다.

예를 들어 새로운 메일이 오면, 메신저로 실시간 알람을 받아볼 수 있는데요.

이처럼 연동 기능이 제공되어야 

다양한 서비스를 활용하면서도 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

또한, 사내 데이터를 안전하게 보호할 수 있는지 파악해야 하는데요.

그룹웨어는 메일과 메신저 등 커뮤니케이션 내용뿐만 아니라 

전자결재, 웹하드 등 수많은 사내 데이터가 포함됩니다.

그러므로 데이터 보호를 위한 보안성이 검증되었는지,

백업 및 권한 설정 등 보안 관리 기능을 제공하고 있는지

확인해보시는 것이 좋습니다.

 3. 예산에 맞게 요금 구성하기

마지막으로 서비스 요금입니다.

가장 결정적인 선택 조건이 되실 텐데요.

아무리 좋은 솔루션이더라도, 예산에 맞지 않으면 도입할 수 없기 때문인데요.

예산 내에서 좀 더 합리적인 가격으로 서비스를 선택하려면,

 그룹웨어 업체별 요금을 꼼꼼하게 비교해야 합니다.

이때 주의해야 할 2가지 확인사항이 있습니다.

먼저, 제공되는 기능이 많다고 해서 

무조건 좋은 솔루션이 아니라는 점을 기억해야 합니다.

우리 회사에 불필요한 기능까지 제공되면서,

요금만 높게 책정됭 수 있기 때문이죠.

또한, 추가 요금 조건도 주의해야 하는데요.

기본요금이 저렴해도, 용량 추가 등으로 비용이 더해져 

 더 비싸지는 경우가 있기 때문입니다.

앞서 말씀드린 조건을 꼭 확인하셔서,

합리적인 요금을 제공하는 서비스를 도입하시길 바랍니다.

오늘은 우리 회사에 딱 맞는 그룹웨어 솔루션 도입을 위한

서비스 선택 방법에 대해  말씀드렸는데요.

많은 도움이 되셨나요?

저희 메일플러그에서는 무제한 그룹웨어를

월 5만원이라는 합리적인 가격에 제공하는데요.

기업메일뿐만 아니라 전자결재, 메신저, TASK 등

업무 필수 기능 10종을 갖추고 있습니다.

그룹웨어 솔루션 도입을 고려하고 계신다면,

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다음에도 유익한 정보로 인사드리겠습니다. 감사합니다!