기업메일, 체계적인 데이터 관리가 필요한 이유




안녕하세요. 메일플러그입니다.

여러분은 어떻게 사내 데이터를 보관하고 계신가요?


전 세계 18개국을 대상으로 조사한 글로벌 데이터 보호 인덱스 보고서에 의하면,

기업은 1년 평균 100만 달러 규모의 데이터 손실을 경험한다고 하는데요.


이러한 피해를 방지하기 위해 많은 분들이

사내 정보 보관과 관리 방법을 고민하고 계실 것 같습니다.


그래서 오늘은 다양한 사내 정보 중에서도

업무용 이메일의 중요성과 관리 방법에 대해 말씀드리려고 합니다.





1. 업무용 이메일 데이터가 중요한 이유



업무용 이메일 데이터 관리가 필수인 이유는 기업의 중요 자료를 보존하기 위해서입니다.


업무용 메일은 새로운 사업 진행을 위한

브레인스토밍 과정이나 의사결정 등

핵심 커뮤니케이션의 내용을 담고 있기 때문에 기업의 자산 중 하나입니다.


그뿐만 아니라 본문에 각종 자료나 이미지 등이 포함되어 있기 때문에

정보를 관리하고, 보존하는 과정이 꼭 필요한데요.




이렇게 보관된 자료는 업무 진행 상황을 확인하거나 인수인계 자료로 활용할 수 있습니다.


또한, 추후 유사한 업무를 진행할 때 

커뮤니케이션 프로세스를 참고하는데 활용될 수 있습니다.


이처럼 회사메일은 정보 보호뿐만 아니라 업무 효율성 측면에서 기업에게 중요한 자료입니다.





2. 업무용 이메일, 데이터 관리 방법



앞서 살펴본 바와 같이 기업에게 중요한 사내메일은

하드웨어의 결함이나 사이버 공격, 실수로 인한 삭제 등

양한 이유로 유실될 가능성이 존재합니다.


이러한 유실 피해 방지를 위해 업무용 이메일 데이터 관리는 꼭 필요한데요.


대표적인 방법은 메일 백업과 아카이빙 도입이 있습니다.

지금부터 두 가지 기능의 차이점과 장단점에 대해 자세히 말씀드리겠습니다.



1) 메일 백업



대부분의 기업메일 서비스에서 제공되는 백업기능은 

웹메일 데이터를 eml 등 외부 파일 형태로 다운로드하는 방식으로 진행됩니다.


메일함  혹은 기간을 선택하여 저장하는 방식으로 진행되는 경우가 많은데요.


웹메일 시스템이 아닌 외부 공간에 정보를 별도로 저장할 수 있다는 장점이 있지만,

백업 기간이 늘어날수록 파일 관리가 어렵다는 단점이 있습니다.




또한, 백업 파일을 보관하기 위한 넉넉한 저장 용량이 확보되어야 하는데요.

만약 저장 공간에 결함이 발생할 경우, 백업 파일 또한 유실될 가능성이 있습니다.


이러한 특징 때문에 백업은 기업메일 서비스를 이전하는 경우와 같이

단기적인 데이터 관리가 필요할 때 사용하시는 것이 적합합니다.



2) 메일 아카이빙 



반면 아카이빙은 웹메일 정보를 별도 서버에 보관하는 기능입니다.

다운로드 등 별도 작업 없이 모든 계정의 이메일을 저장하는 것이 특징인데요.


또한, 아카이빙에 저장된 정보는 원본 그대로 유지되어 

ㆍ변조 및 삭제가 불가능하여 안전하게 정보를 보하실 수 있습니다.




아카이빙은 보관뿐만 아니라 다양한 기능을 이용하실 수 있는데요.


메일 서비스에 따라 세부적인 제공 기능의 차이가 있지만,

그 중에서도 가장 대표적인 기능 2가지에 대해 말씀드리겠습니다.


먼저 복구 기능입니다.

실수로 삭제되었거나 퇴사한 직원의 이메일을 실시간으로 복구할 수 있습니다.


이처럼 삭제 등으로 인한 정보 유실의 위험을 줄일 수 있어

안전하게 데이터를 보호할 수 있습니다.




또한, 모니터링 기능을 사용하실 수 있는데요.

모든 계정을 대상으로 제목 및 본문 등 다양한 조건으로 검색하거나

사용량 통계 등의 모니터링 기능을 이용하실 수 있습니다.


이처럼 아카이빙은 사내 메일 정보를 보관할 뿐만 아니라

체계적으로 관리할 수 있는 기능입니다.






오늘은 메일 데이터의 중요성과 관리 방법에 대해 말씀드렸는데요.

많은 도움이 되셨나요?


저희 메일플러그에서는 메일 백업과 아카이빙 기능을 모두 제공하고 있습니다.

특히 아카이빙은 사용자별 권한 설정이 가능하여 편리하게 관리하실 수 있는데요.


체계적인 메일 데이터 관리를 위해 아카이빙 기능 도입을 고려하고 계신다면,

하단 홈페이지 배너를 통해 더 자세한 정보를 만나보세요!




8개의 댓글이 있습니다.

4년 이하 전

백업하고 아카이빙 개념은 매번 햇갈린다는 ㅠㅠ

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4년 이하 전 | 메일플러그 | 02-1544-9140

맞습니다. 헷갈리기 쉬운 개념인 것 같습니다. 포스팅 내용이 도움이 되셨으면 좋겠습니다~!
다음 번에도 좋은 정보 전달드리겠습니다 감사합니다 :)

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4년 이하 전

이런 좋은 정리가 있는걸 너무 늦게 봤네요. 참고하겠습니다~

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4년 이하 전 | 메일플러그 | 02-1544-9140

감사합니다 :) 앞으로도 참고하실 수 있는 좋은 정보 전달드리겠습니다 !

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4년 이하 전

좋은정보 감사합니다~^^

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4년 이하 전 | 메일플러그 | 02-1544-9140

댓글 남겨주셔서 감사합니다:) 앞으로도 유익한 정보 전달드리겠습니다~!

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4년 이하 전

좋은 정보 감사드립니다~

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4년 이하 전 | 메일플러그 | 02-1544-9140

읽어주셔서 감사합니다~! 앞으로도 좋은 정보 전달드릴 수 있도록 노력하겠습니다 :)

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