디프소프트 메일승인시스템 “MailObserver” 사용 후기

안녕하세요. 저는 부산에 위치한 조선기자재업체에서 전산담당자를 맡고 있구요, 근무한지는 2년 조금 넘었네요.

근무기간이 짧아서 뭘 아냐고 하실 수도 있고, 글 쓰는 재주가 없어서 재미없을 수도 있겠지만 한번 봐주시길 바랍니다.

 

1. 現사용중인 제품 : MailObserver (개발사 : 디프소프트)
2. 주요기능 : 개인정보유출 방지, 승인메일 기능, 메일제어 기능
3. 도입시기 : 2015년 05월(제 입사시기와 비슷한 놈^^)
4. 도입사유 : 어느 회사던 외부로 메일을 보내는 경우가 많은데, 그 과정에서 개인정보라던지, 나가선 안될 회사 내부의 첨부파일이라던지, 악용하여 첨부파일을 외부로 유출 시킨다는 사례가 많이 발생을 하고있고 있습니다.

   사내에 외부유출(DLP), 문서암호화(DRM)이 이미 들어와 있긴 하지만, 그것이야 마음먹으면 외부로 유출시킬 수 있는 방법이 많죠. 추가로, 첨부파일을 포함하여 외부로 메일 발송 시, 타 업체에 중요파일을 보낸다던지 여러 많은 사례가 발생을 하죠.

   그래서 찾던 도중 이러한 예방책을 마련할 수 있는 솔루션 “MailObserver”을 도입하게 되었습니다.

5. 기타의견 : DLP, DRM 등에서 이미 승인대상자의 결재를 받아 진행 할 수 있는 것도 직원들이 되게 귀찮아 하는 시점에서 메일마저 승인을 받고 나가야한다는 직원들의 불만은 있었으나, 외사 내부 중요파일을 지킨다는 데 도움이 될 것이라고 끝없이 교육을 진행하였고 지금 현재로는 아주 잘 사용하고 있습니다.
6. 내부정책

• 메일옵저버 기능상 승인자/대리승인자를 지정해 둘 수 있습니다. 각 부서별로 정책을 만들어 사용도 하고 있구요. 
  이 시스템은 설정한 정책에 따라 메일옵저버 기능이 작동을 합니다.

  저희는 메일에 첨부파일을 포함 하거나 메일 본문에 대용량메시지 문구가 있을 경우 메일 승인자의 승인을 받고 메일이 발송이 되도록 정책을 설정 해두었습니다. (개인정보유출방지 기능은 사용하고 있지않음.)

  
  이렇게 메일이 승인메일 대상으로 걸러지게되면, 승인자에게 승인 알림메일 발송이 가게됩니다.

  그러나 승인자의 부재로 인하여 메일승인을 받지 못할 시 대리승인자에게 그 권한이 넘어가는데요.. 저희는 1시간 부재시 대리승인자에게 승인권한이 넘어가도록 설정해두었습니다.
  
  단, 대리승인자에게 메일 승인이 넘어갔는데 만약에 승인자가 오게되면, 그 메일은 무조건 대리승인자에게 메일을 승인받아야합니다.

  추가로, 대리승인자도 부재중일 경우에는 승인대기메일은 대리승인자에게 무제한으로 남게 됩니다.
  (급할 경우에는 관리자가 승인을 해주기도 합니다.)

승인자 리스트를 확인 할 수 있는데, 승인자가 장기출장일 경우에는 전산팀으로 승인자 변경을 요청하거나, 사용자들이 직접 인근 부서의 승인자로 변경할 수 있습니다.

긴급 발송이라는 기능이 있으나, 이 것을 악용하는 사례가 많아서 개발사에 요청하여 해당 기능은 없앤 상태입니다.

 메일 회수라는 기능이 있는데, 이 것은 사용자가 메일을 보내기 전에 보안메일로 설정을 하고 메일을 보낼 경우에, 혹시 메일을 잘못 보냈을 경우에 메일 회수 기능을 사용하게 되면, 수신자 측에서 더 이상 해당 메일을 열람할 수 없습니다.

이 기능은 정말 좋은거 같더라구요.

 아직 여러 정책을 사용하여 메일 제어를 사용하고 있지는 않지만, 한번 사용해보시면 정말 좋은 솔루션으로 생각 하실 것이라고 생각 합니다.

사용해보고 장단점을 간단하게 설명해드리겠습니다.

 

장점

• 유연한 정책 설정 : 메일의 제목, 본문, 첨부 등 14가지 대상에 대하여 다중으로 조건을 설정할 수 있으며, 다중 조건에 대하여 AND/OR를 선택할 수 있습니다.
• 승인상태 실시간 확인 : 메일의 상태에 대해서 실시간으로 확인할 수 있도록 PC 및 Mobile 버전의 전용 Agent가 제공
• 사용자 제어 : 발송된 메일에 대하여 열람 비밀번호, 메일 열람 횟수, 열람 유효기간, 첨부파일 저장 횟수를 설정할 수 있습니다.

 

단점

• 승인자 부재로 인하여, 대리승인자에게 넘어 갈 경우 다시 승인자에게 승인권한을 줄 수 없다는 것이 가장 불편하더라구요..(실제로 사용해보시면 그런 사례가 다수 발생합니다.)

 

총평 : ★★★★☆

 가장 큰 장점은 아무래도 관리자 및 내부정책에 맞는 정책설정을 유연하게 할 수 있다는게 가장 큰 장점인것같습니다.

충분히 고려할 가치가 있는 솔루션이라고 판단됩니다. 정신없는 글 읽어주셔서 감사합니다.

 

<개인정보정책>

<다중조건 정책>

<승인대상 설정>

<메일제어 설정>

<로그관리>