Google Cloud와 함께하는 스마트워크를 위한 로드맵

Google Cloud와 함께하는 스마트워크를 위한 로드맵

2019년 9월17일(화) 오후 2시에 진행 된 Google Cloud와 함께하는 스마트워크를 위한 로드맵 세미나에 다녀 왔습니다. 개인적으로 스마트워크에 대해 관심이 많고 협업에서 G Suite과 JANDI가 어떤 역할을 할 수 있는지, 그리고 스마트워크에 대해 Google은 어떻게 생각하고 있는지 알고 싶어서 세미나에 등록 했는데요.

가장 궁금했던 것은 이들이 제시하는 스마트워크라는 것이 당장 저를 포함한 저희 회사와, 제가 경험했던 다양한 국내 기업들에게 적용이 가능할까, 적용하려면 무엇이 중요하고 어떻게 해야 할까 였습니다. 스마트워크가 좋은건 누구나 다 아는데, 어떻게 시작해야 하는 것인지에 대해 다들 고민하니까요. 결론부터 말씀드리면 뚜렷한 해답은 얻지 못했고 되려 고민만 더 많아진 세미나 였습니다. 그래서 이번 콘텐츠에서는 주최측에서 이야기 한 내용들의 전달 보다는, 제가 생각하는 관점에 좀 더 중심을 두고 정리 해 보려고 합니다.

먼저 이번 행사의 아젠다 부터 보고 가시죠.

총 4개의 세션이 진행되었고 마지막에 패널토크가 이어졌는데요. 이번 세미나에서 제가 건진건 딱 두 세션이었습니다. 두 번째 Google 세션과 네번째 토스랩 JANDI의 세션이 인상적이었습니다. 세미나 내용보다는 생각할 거리를 던져준 세션이라 기억에 남았는데요. 이 두 세션을 포함해서 전체 세션 별로 중요내용 몇가지 씩 뽑아서 정리 해 보겠습니다.


1. 디지털 트랜스포메이션에 따른 업무환경 변화

첫 세션은 베타랩 스마트워크 디렉터 최두옥 대표님의 세션이었습니다. 주제 자체가 워낙 강렬해서 많은 기대를 하게 만들었는데 결과적으로는 다소 아쉬운 세션이었습니다. 좀 더 깊게 들어가도 될 것 같았는데, 뭔가 음식이 나왔을 때 향만 맡고 정작 맛은 보지 못한 것 처럼 말이죠. 물론 그만큼 심도있는 주제이고 스마트워크라는 단어의 핵심을 관통하는 내용이기 때문에 제가 기대를 너무 많이 해서일 수도 있습니다. 아무튼, 인상적이었던 내용 몇가지만 소개 하겠습니다.

여전히 홈페이지 개발할 때 가장 많이 활용되는, 워드프레스를 만드는 오토매틱이라는 기업입니다. 위 장표는 전세계의 임직원들을 표시한 지도인데요. 이 기업의 본사와 해외 지사는 총 몇개일까요? 전 본사 하나에 나머지는 모두 원격근무일 줄 알았는데 놀랍게도 본사도 없이 전직원 모두 원격근무라고 합니다. 모든 직원이 근무하고 싶은 지역과 장소에서 회사의 지원을 받아 일을 하고 있다고 하네요. 우리나라 기업문화에서는 상상하기 어려운 환경임은 틀림 없어 보입니다. 그렇다면, 이 오토매틱의 직원들은 어떻게 일을 하고 있을까요?

통상적으로 많은 기업들이 커뮤니케이션 수단으로 이메일을 활용합니다. 요즘은 서구권을 중심으로 메신저 활용이 많이 늘었지만 국내 기업의 경우 그룹웨어를 기반으로 한 이메일 비중이 높을 텐데요. 오토매틱은 이메일은 아예 없고 P2라는 이슈를 중심으로 처리하고, 커뮤니케이션은 댓글로 하는 협업툴을 사용합니다. P2에 대한 자세한 내용은 여기서 확인 하실 수 있습니다.

reddit같은 커뮤니티에서 하나의 주제를 쓰레드로 파고, 거기에 줄줄이 댓글이 달리는 형태같아 보이는데요. 그룹웨어를 기반으로 결재 중심의 수직적 문화에서는 적용이 어렵고, 개발자 중심의 수평적인 문화에서는 적합해 보입니다. 오토매틱은 워드프레스를 만드는 개발자 회사이다 보니 잘 맞을 것 같긴 하네요. P2역시 워드프레스에 종속된 툴이기도 하고요. 아무튼 오토매틱은 기존에 우리가 오랫동안 일해왔던 업무방식과 사뭇 다른 형태로 일을 하고 있습니다. 그렇다면 오토매틱은 왜 이렇게 일할까요? 무엇이 달라졌기 때문일까요?

바로 일하는 환경이 변했기 때문입니다. 아마 전세계 공통으로 위 장표의 1번과 2번 내용은 업무환경 변화에 있어 가장 큰 화두일 것이고 국내 한정으로 3번도 큰 이슈로 떠올랐다고 볼 수 있습니다. 과거와는 달리 오래 일한다고 성과를 인정받는게 아닌 세상이 되어 버렸고, 젊은 세대가 실무에서 중요한 역할을 하는 경우도 많아졌습니다. 왜 이렇게 환경이 변했는지는 굳이 제가 말씀드리지 않아도 잘 아시리라 생각합니다. 기술의 발달, 모바일 기기 보급 등등... 많이 들어보셨죠?


<그런데 말입니다. 세상은 벌써 이렇게 변해 버린 것일까요?>


그런데 말입니다. 우리가 일하고 있는 회사, 그리고 주변의 많은 회사들이 업무하는 방식이 정말 이렇게 변했던가요? 저는 아니라고 자신있게 말씀 드릴 수 있습니다. 대대수의 많인 회사들이 여전히 회사에서 오래 일하고 오래 남아있는 기업문화가 여전히 존재하며, 실무에 참여하는 젊은 세대가 많아졌다 하더라도 중요한 결정은 역시나 나이 많은 임원 몫입니다. 생긴지 얼마 안된 스타트업에 가야 위 장표의 1번과 2번같은 문화를 체감할 수 있으나 몇년 지난 스타트업들 역시 오래된 회사들과 같은 과거의 기업문화를 담습하고 있다는 피드백을 종종 보게 됩니다.(당장 잡플래닛에서 잘나가는 스타트업들 검색 한번 해 보시면 쉽게 찾으실 수 있어요.)

물론 이와 같은 변화가 존재하는 흐름이고, 앞으로 더 가속화 될 것이라고 생각합니다. 다만 제가 아쉬웠던 것은, 아직까지 이런 흐름은 일부 잘나가는 신생기업들, 그리고 대대적인 변화를 추구해 제 2의 도약을 일구어낸 일부 기업들의 성공사례라는 것입니다. 아직 이런 변화를 알면서도 적용하지 못하고, 변화를 주저하는 기업들이 대다수라는 것을 우리는 너무 잘 알고 있거든요. 이러한 변화의 흐름이 과연 정답일까? 전 아니라고 생각합니다. 왜 그렇게 생각 하는지는 결론 부분에서 좀 더 자세히 언급 할게요.

위에서 말씀드린 변화에 적응하기 위해 필요한 것이 협업과 커뮤니케이션 입니다. 일하는 방식이 변해야 하니까요. 그래서 많은 기업들의 서구권의 협업 문화를 들여와 조금씩 적용해 나가고 있는데 위 장표와 같이 많은 불만들이 나타나고 있습니다. 위 7개의 불만들, 저 역시 전 회사에서 너무나 많이 경험했던 일들이기에 충분히 공감 합니다. 그리고 이런 불만을 해결하기 위한 툴을 도입해서 사용해 보기도 했고 윗 사람들과 이런 문제들을 해결할 수 있는 방법을 심도있게 논의 해 보기도 했습니다. 그리고 다소 이기적이지만 저 혼자만이라도 변해보려고 노력도 많이 했고요.


<변화는 나 혼자 할 수 있는게 아니더라...>

그런데, 어렵더군요. 저도 개인적으로 팀 내에서 여러가지 협업툴이나 새로운 기술들 가져다가 저혼자 먼저 써보고, 팀원들에게 추천하고, 전파해 보려고 노력 많이 해 봤지만 잘 안되더라고요. 스마트워크로 가기 위해 해결해야 하는 위 7가지 불만들 역시 한창 실무하는 요즘 직장인들이라면 누구나 공감 할 테지만, 해결책이 있어도 실행해 옮겨 봤어도 변화지 않는 업무 방식과 내가 어쩌지 못해 답답해 하는 현실의 벽 때문에 그냥 묵묵히 참고 일하는 분들이 대다수 이지 않을까 라는 것이 제 생각입니다. 저는 이 답답함을 견디지 못해 회사를 그만 둔 것이고요.

첫 번째 세션은 위 7가지 문제를 해결하기 위해 협업툴이 필요하다는 내용으로 마무리 되었습니다 .이후 세션에서 다뤄질 내용은 쉽게 예상이 되시죠?  이어서 이후 세션 내용을 정리 해 보겠습니다.


2. 효과적인 팀워크를 위한 G Suite 소개 및 글로벌 도입사례


이번 세션은 Google APAC의 G Suite 세일즈 매니저가 발표 해 주셨는데요. 이번 세션의 내용을 간단히 요약하면 'Google은 이렇게 일하는데 너넨 왜 아직도 이렇게 일해? Google 처럼 일해봐. 잘나가는 기업들은 Google처럼 일한다고!' 라고 할 수 있습니다. 제가 인상적으로 봤던 내용은 Google의 문화였는데요. 좀 더 자세히 한번 살펴보죠.

Googleynss, Google의 문화는 이 한 단어로 설명됩니다. Google스럽다 인데요. Google은 '다양성 존중', '팀 플레이어', '합리적인 문제해결능력'을 갖춘 인재를 채용하며 Google의 문화를 유지 해 오고 있습니다. 우리도 취업 준비할 때 기업의 홈페이지에서 흔히 볼 수 있는 인재상을 보면 위와 유사한 뜻을 가진 문구를 많이 접해왔었죠. 여기에 '창의성' 하나 붙으면 완.벽. 하고요.

그런데 현실은 어떤가요? 이러한 인재상으로 채용을 해서 함께 지내보면 뭔가 이상하다는 느낌을 쉽게 받게 됩니다. 일단 가장 큰 문제는 인재상과 기업의 실제 문화와의 괴리가 너무나 크다는 것이죠. 제가 첫 직장생활을 했던 2007년에도 이런 덕목이 있었습니다. 그런데 전 이 회사에서 10년 넘게 일하면서, 이런 덕복들이 이 과연 내가 몸담았던 회사의 인재상이었던가, 왜 우리 회사 문화는 이런 것인가에 대해서 심각하게 고민을 많이 해 왔었고요.  비단 저 뿐만의 고민은 아니었을 것입니다. 그래서 더더욱 Google은 어떻게 다른지 궁금해 졌습니다.

이 세션에서 가장 인상적이었던 장표입니다. Google은 매주 CEO가 직원들에게 그 주에 있었던 회사 내부적으로 중요한 업데이트 사항들을 직원들에게 편하게 공유합니다. 외부에 공표되지 않은 중요한 정보도 많이 있고 직원들은 이 때 스스럼없이 질문도 한다고 합니다. 전 이게 얼마나 중요한 지를 직전 회사의 마지막 1년동안 정말 많이 느꼈습니다.

흔히 회사의 오너들이 직원들에게 저지르는 실수가 하나 있습니다. 바로 '주인의식을 가지고 일해라' 인데요. 회사의 주식을 가진 것도 아닌데, 내가 만든 회사도 아닌데 어떻게 주인의식을 가질 수 있을까요? 전 일반 직원들도 주인의식 까지는 아니더라도, 그 근처까지 가려면 가장 필요한 것이 바로 회사의 임원이 내부 정보를 회사의 팀장급 이상 중요한 사람들이 아닌 가장 아랫단계 직급에 있는 직원들에게도 투명하게 공개하는 것이라고 생각합니다.

회사의 정보가, 특히 외부에서 알 수 없는 정보가 공개되면 직원들은 더 이상 누구에게 어떤 정보를 얻기 위해 물어보지 않아도 됩니다. 이 정보를 많이 가진 자가 회사 내에서 영향력을 행사하고, 그 정보를 얻기 위해 정보를 가진자에게 잘보이려고 노력하지 않아도 됩니다. 임원과 사원 할 것 없이 동등한 수준의 정보를 가지고 있다면, 그저 본인이 맡은 업무에 충실하기만 하면 되거든요. 정보를 더 가진자가 힘이 있는게 아니기 때문입니다. Google은 매주 CEO가 직접 발표 함으로써 진정으로 투명한 리더십을 보여주고 있고, 이 정보를 나눠가진 직원들은 자연스럽게 회사의 일부로써, 주인의식을 함양할 수 있게 되는 것이라고 저는 생각 했습니다.

'저기, 잠깐 저랑 얘기좀 할 수 있을까요? 회사에 이런 소문이 돌던데, 진짜에요?'같은 형태의 질문, 많이 받아 보셨나요? 전 정말 많이 받아 봤습니다. 제가 본사에서 넘어온 유일한 직원 두 명 중 한명이었거든요. 그리고 이런 중요한 정보들은 항상 팀장급 이상 직원들에게 전파되고 그들이 정보를 팀원들에게 공유하지 않습니다. 일부에게는 공유하겠죠. 그럼 어떤 현상이 벌어질까요? 네, 정보가 전달되고 전달 될 수록 살이 붙어서 나중에는 전혀 이상한 내용으로 와전되기 십상입니다. 이 과정에서 직원들간의 갈등의 싹이 무럭무럭 자라게 되고요. 때문에 투명한 리더십, 정보 공유가 얼마나 중요한지 저는 십분 공감하고 있습니다. 그래서 Google이 정말 대단하다고 느꼈고 직원들은 역시 만족스럽게 회사를 다니겠구나 싶었고요.

아마 이 내용은 많이 접하셨을 텐데요. Google은 다양한 창의적인 시도를 많이 해 보도록 적극 권합니다. 어떤 일을 수행할 때 '에이, 그게 가능해?'싶을 정도로 높게 10배의 목표를 설정하고 얼마든지 실패해도 괜찮으니 계속 도전할 수 있도록 묵묵히 지원해 줍니다. 이 과정에서 창의적인 생각이 피어오르고, 그게 곧 회사의 이익에 직결된다는 것을 누구보다 잘 알 테니까요.

그리고 본인 업무시간의 20%는 업무와 상관없는 일에 투자하게끔 장려하는 문화가 있습니다. 이로써 더 많은 사람들과 다양한 경험을 통해 본인의 능력치도 업그레이드 하고 결과적으로 더 창의적인 생각을 해서 회사에 기여할 수 있도록 하는 것이죠. 심지어 이 20%의 업무와 관련이 없는 영역에 투자하는 것을 직속 상관이 KPI로 산정해서 직원들이 그 20%의 시간을 잘 쓸 수 있도록 시간과 재정적 지원을 아끼지 않는다고 합니다.

그런데 저는 개인적으로 KPI까지 산정하는 것은 좀 오버아닌가 싶습니다. 이렇게 업무와 관련성이 떨어지는 것 까지 KPI에 넣어서 관리한다? 글쎄요... 그냥 냅두는게 좋지 않을까요? 물론 직원이 도움을 요청할 수 있을테니 그 때 잘 도와주면 될 테지만 본인의 성과에까지 그걸 넣는다면... 서구권은 어떻지 모르겠는데 국내 기업문화라면 분명 압박으로 느낄 것 같고 상관과 부하직원 모두 불편할 것 같습니다.

Google의 업무 방식에 중요한 세 가지 요소는 연결, 협업, 생산성 입니다. 먼저 연결의 경우 전세계 다양한 장소에 서로 다른 시간대에 있는 사람들과 일하는 경우가 많기 때문에 언제 어디서든 함께 일할 수 있도록 Google 시스템에 연결되어 있어야 합니다. 그리고 아무리 사소한 것이라도 미팅을 통해 함께 고민하고 결정해서 일을 처리하고요. 그리고 생산성을 위해 미팅은 30분 이내로 끝낼 수 있도록 정해뒀다고 합니다. 즉, 혼자 일하는 것이 아닌 함께 일하는, 협업이 기본 업무 방식이라고 할 수 있습니다.

이 대목에서 제가 의문이 들었던 것은 모든게 다 협업이면 내 성과는 대체 어떻게 평가하나? 입니다. A업무에 20% B업무에 30%, C업무에 15% 등 뭔가 발을 살짝 살짝 담그고 일을 하다보면 내가 주도적으로 한 일은 대체 뭐지라는 의문이 생기지 않을까 하는 걱정이 생기더군요. 물론 협업으로 처리하는 업무 마다 평가 방식을 잘 짜놔서 공정하게 평가해 준다면야 큰 불만은 없겠지만, 이런 방식 자체가 뭔가 일을 주도적으로 더 해 보고 싶은데 굳이 그렇게 까지 할 필요 없지 않을까 라는 한계치를 설정해 두는 것 같은 느낌도 들었습니다.

아마 그냥 혼자 처리하는게 더 빠르고 수월한데 괜히 이사람 저사람 엮여서 일도 오래 걸리고 결과물도 만족스럽지 않은 경험 다들 해 보셨죠? 전 개인적으로 그런 경험이 많거든요. 물론 협업이 필요할 때도 있는데, 그렇지 않은 경우도 많으니 각자의 업무 스타일을 더 존중해 주는 형태가 맞지 않을까 싶기도 합니다. 물론 이렇게 되면 진정한 협업은 어렵겠지만 말이죠. 뭐가 정답일지는 모르겠지만 제가 내린 결론은 뒤에서 말씀 드리겠습니다.

앞 장에서 말씀드린 Google의 업무는 당연하게도 G Suite를 활용해 처리됩니다. 직원들은 지메일과 구글 캘런더로 일정을 잡고 소화합니다. 구글 문서에 있는 애플리케이션으로 문서를 작성하고 스프레드시트와 서베이로 팀원들로 부터 데이터를 수집하고 행아웃으로 미팅을 합니다. 저 역시 업무할 때 구글 드라이브, 문서, 스프레드시트, 서베이를 모두 사용하기 때문에 얼마나 유용한 툴인지는 잘 알고 있습니다만 전 거의 혼자 일합니다. 협업의 비중이 있긴 하지만 극히 일부거든요. 물론 혼자 일한다 하더라도 나 혼자 뚝딱뚝딱 만들어서 짜잔 하고 공개하는 것이 아닌, 누구에게 자료를 공유하고 피드백을 받고, 그걸 분석해서 결과물을 만들어 또 공유하는 일의 연속이니 SharedIT 회원 분들과 협업하고 있다고 봐야 될 수도 있겠네요.

이후 이 Google의 업무 방식을 자사에 적용하기 위해 G Suite를 도입한 글로벌 유명한 기업들의 사례가 간략히 소개됐는데요. 구체적인 내용이 없고 그냥 우리 기업은 무슨 회사인데 G Suite 도입했더니 직원들 만족도와 생산성이 엄청 올라서 만족하고 있어요 식의내용이었습니다. 좀 더 자세한 사례에 대한 내용은 이후 세션에서 언급됐기에 다시 말씀 드릴게요.

아무튼, 이번 세션에서는 Google스러움이 무엇인지 좀 더 자세히 알 수 있었고 특히 투명한 정보 공개는 정말 부러웠습니다. 만약 제 전 직장에도 이런 문화가 있었으면 퇴사를 다시 한번 생각해 볼 수도 있었을 것 같아요.물론 그렇다고 퇴사 안하진 않았을 것 같긴 합니다만, 있는 동안 덜 스트레스 받으며 다녔을 것 같긴 합니다.


3. G Suite 도입에 대한 현실적인 고민과 국내기업의 G Suite 도입 성공사례


이번 세션은 국내 G Suite 파트너이자 오늘 행사의 주최측인 베스핀글로벌에서 G Suite 도입에 대한 국내 사례를 발표 했습니다. G Suite이 어떤 기능들을 가지고 있고 무엇을 할 수 있느냐에 대해서는 생략하겠습니다. 아마 다들 너무나 잘 아실 것 같아서요. 대신, 국내 기업들이 G Suite을 도입하려 할 때 어떤 걱정을 가지고 있고 G Suite에서 과연 해결 가능한지, 그리고 베스핀글로벌에서 G Suite을 어떻게 사용하고 있는지에 대한 내용만 간추려서 정리 해 보겠습니다.


G Suite을 도입하려는 국내 기업들의 첫 번째 고민은 협업입니다. G Suite으로 어떻게 협업할 수 있는지에 대해 궁금해 하시는데 이건 가장 기본적인 궁금증이 아닐까 합니다. G Suite을 도입하면 실시간으로 문서를 공동으로 작성할 수 있게 됩니다. 누가 어느 영역에서 작업을 하고 있는지 알 수 있고 그게 실시간으로 문서에 반영되고요. 물론 이 작업은 PC, 모바일기기 가리지 않고 동일한 UI/UX를 제공합니다. 데이터는 구글 클라우드로 공유되고요. 베스핀글로벌의 사례를 보실까요?

왼쪽에서 발표자의 팀원들이 미팅시간을 메신저를 통해 조율합니다. 그리고 조율된 시간을 메신저의 챗봇에세 말하면 챗봇이 미팅일정을 잡고 참여자들에게 알려주고요. 미팅시간을 조율하는 것은 팀원들이 자리에 없을 경우 지금도 주로 메신저를 통해 조율합니다. 그리고 정해진 시간을 팀원 누군가(주로 막내가) 사내 그룹웨어나 회의실 예약시스템에 접근해 예약하고 참여자들에게 알림을 날리고요. 하지만 G Suite은 메신저를 벗어나지 않고 챗봇을 통해 처리하는 것이 신기했습니다만, 그룹웨어 혹은 사내 회의실 예약 시스템이 있다면, 그것 대비 얼마나 효율이 높은지는 솔직히 잘 모르겠습니다. 반드시 이거여야만 해! 같은 강력한 기능 같지는 않았지만 있으면 편하긴 하겠다 정도의 느낌은 받았네요.

이번 협업 사례는 슬라이드 작성 입니다. 공동으로 슬라이드를 작업하고 해당 슬라이드를 작업하고 있는 사람이 표시되며, 그 사람에게 코멘트로 질문을 할 수 있습니다. 평소 이런 작업을 할 때에는 동일한 양식의 PPT를 팀원들에게 공유하고 각자 알아서 작업한 뒤 누구 한명이 한데 모아 합치고, 그걸 가지고 다 같이 모여서 점검을 하죠. 만약 G Suite을 활용하게 되면 취합할 필요도 없고 모여서 함께 점검하지 않아도 됩니다. 이것만 하더라도 일이 많이 줄어들 것으로 보입니다만, 이렇게 1차적으로 작성 된 문서는 보고자나 발표자 등 최종 검수자 한명이 본인의 입맛에 맞게 대대적인 수정이 가해질 수 있습니다.

<정말 지긋지긋했던 보고서 작업>


만약 팀장이 임원에게 보고해야 할 PPT라고 해 보죠. 팀원들이 분담해서 자료를 만든다 한들 결국 팀장의 입맛대로 다시 한번 문서를 수정하게 됩니다. 그리고 그 문서를 임원에게 보고한 뒤 뭔가 지적을 받으면 다시 해당 부분을 고치게 되고요. 이 과정에서 각자 맡은 부분을 작성하고 메일로 공유하고 다시 취합하는 일이 없어지는 것은 확실히 좋은 부분이긴 합니다만, 마지막 보고자의 역할이 가장 중요할 수 밖에 없기 때문에 나머지 협업에 참여한 사람들의 성과가 두드러지지 않는다는 것이 문제라면 문제일 수 있겠습니다. 들러리 역할에 그칠 수 있거든요.

중요한 보고자료 30장 만드는데 난 5장 만드는데 기여했으니 이 보고자료 업무 평가의 6%는 내것이다 라고 주장해서 그만큼 성과로 인정해 주는 곳 보신 적 있으신가요? 그냥 마지막에 30장 발표한 사람의 성과로 정리되는 경우가 다반사 입니다. 물론 팀장이 보고했다면 그 팀원에게 '수고했어' 한마디 정도는 있겠습니다만 이게 얼마나 동기부여가 될 것이며 직원 입장에서 일을 해서 뿌듯하다 라고 느낄지는 과연... 그리고 KPI에 이걸 넣는 것도 쉽지 않고요.

그래서 이런 작업은 덜 중요한 업무를 할 때 그 시간을 줄여주는 데에 있어서만 유용하기 때문에 진짜 중요한 본인의 일을 할 시간을 확보하는 데에 도움이 되는 수준일 것 같습니다. 아, 이런게 쌓이고 쌓여서 시간을 절약하고, 그 시간을 중요한 일에 투자하게 하는 것이 진정한 협업의 가치일 수도 있겠네요. 이런 면에서는 확실히 도움이 되겠습니다.

기업들의 두 번째 고민은 데이터 마이그레이션 입니다. 이미 사용 중인 Microsoft 기반의 AD와 연동된 인사DB, Exchange의 메일 데이터와 Outlook의 연락처 데이터를 G Suite에 그대로 가져올 수 있습니다. AD는 G Suite Directory오 연동할 수 있고 Exchange와 Outlook의 정보는 모두 G Suite의 애플리케이션으로 가져올 수 있습니다. 이 회사는 유통업의 임직원 300명 회사로, 기존 Microsoft환경을 G Suite로 이관하는 데에 1.5개월 걸렸다고 합니다.


세 번째 고민은 기능 확장 입니다. G Suite이 아무리 좋다고 해도 사용하다 보면 부족한 면이 있어 기능을 추가하고 싶을 수 있을 것이고, 내부 그룹웨어 같은 시스템이나 다른 애플리케이션과의 연동도 고민이 될 것입니다. G Suite는 자체 API를 제공하기 때문에 사용하는 애플리케이션과 얼마든지 연동이 가능하며, 기존의 그룹웨어를 대체할 수도 있다고 하지만 이것은 쉽지 않아 보이고요. 온프레미스에서 사용중인 애플리케이션과도 API로 데이터를 주고받을 수 있습니다. 만약 GCP를 사용한다면 GCP의 빅데이터 분석같은 서비스를 이용할 수도 있고요.

아무튼 기존의 업무 시스템을 교체하는 데에 있어 고민되는는 대표적인 사항들, 협업과 데이터 마이그레이션, 기능 확장에 있어 G Suite는 나름의 해결책을 가지고 있다고 보시면 되겠습니다. 그리고 전세계 수 많은 기업들이 만들어내고 있는 G Suite에서 돌아가는 다양한 애플리케이션들을 G Suite Market Place에서 다운받아 사용할 수도 있고요. G Suite는 단순 협업툴이 아닌, 협업 플랫폼을 지향하고 있는 것으로 보입니다. G Suite 생태계가 확장될 수록 관련 앱 역시 많이 늘어날텐데, 사용자 수가 수백만 이상인 앱 들도 상당히 많은 것으로 보아 G Suite을 사용함에 있어 적어도 확장성에 있어서는 크게 걱정은 하지 않아도 될 것 같습니다.

<Google 앱 하나도 안써보신 분, 혹시 계십니까~>

여기까지 G Suite에 대해 살펴 봤습니다. 저도 업무에서 Google의 다양한 애플리케이션들을 사용하기 때문에 그 효용성에 대해서는 잘 알고 있습니다. 하지만 저야, 그리고 저희 회사야 소수지만, 어느 정도 규모가 있는 기업에서 G Suite을 전사적으로 도입해서 업무방식을 바꾼다는 것은 부담이 될 수 밖에 없을 것입니다. 그나마 다행인 것은 Google에서 제공하는 개별 앱들을 업무에서 알게 모르게 사용하시는 경우가 많아 환경 자체에는 익숙하다는 것이겠죠. 이런 익숙한 사용자 경험을 바탕으로 소규모 팀 단위로 조금씩 G Suite 위주로 업무방식을 변화 해 나간다면 일단 협업 자체는 시작할 수 있지 않을까 합니다.

그리고 잘 적응해 나가다보면, 성과도 나기 시작한다면 금새 사내에 소문 날 테니까요. '저 팀은 어떻게 일하길래 저렇게 성과가 잘 나냐, 뭐로 일하길래 분위기도 좋고 일도 잘 하냐, 우리도 한번 벤치마킹 해 보자' 등등... 이런 분위기가 형성되는 것도 불가능하지는 않을 것 같습니다. 실제 사내에 어떤 시스템을 도입할 때에도 파일럿 테스트부터 하잖아요?


5. 글로벌 협업 솔루션 트렌드와 기업용 메신저 JANDI의 현황

이번 세션에서는 개인적으로 궁금했던 JANDI의 현황을 구체적으로 파악할 수 있었습니다. 한 2년전에 개인 용무로 잠깐 사용한 적이 있었는데 그때 느낌이 참 좋았었던 JANDI였거든요. 비록 회사에서 사용하는 전용 메신저가 따로 있어서 많이 사용하진 못했지만 이후로 JANDI가 쑥쑥 커가는 것을 보고 뭐가 어떻게 좋아졌길래 이렇게 많이 사용하나 궁금했었는데 이번 세션을 통해 궁금증을 조금은 해소할 수 있었습니다. 중요 내용 몇가지 위주로 함께 살펴보시죠.

위 도표는 국내에서 나름 얼리어답터 성향을 가진 기업들이 참여한 설문조사 결과입니다. 어떤 협업툴을 사용하고 있냐는 질문에 1위가 22.5%의 카카오톡, 그리고 2위가 18.5%의 JANDI입니다. 저도 카카오톡을 자주 사용하긴 하지만 메일을 더 많이 사용하고 있는데요. 카카오톡으로 협업하게 되면 몇 가지 문제가 발생합니다. 일정 시간이 지나면 대화가 지워지고 또 새로운 사람을 초대하면 이전대화를 볼 수 없어 무슨 이야기가 오갔는지 다시한번 설명해야 합니다. 그리고 자료 검색도 대화방 마다 따로 해야해서 불편하고 검색 기능도 그렇게 좋은 것 같지 않습니다. 개인 사생활과 회사업무가 혼재되어 있는 문제야 뭐... 더이상 이야기 할 필요 없을 정도로 많은 분들이 공감 하실테고요.

<흔한 카톡 실수담.mp4>


JANDI는 카카오톡으로 협업하는 많은 기업의 임직원들이 보다 기업환경에 맞는 메신저로써 협업을 할 수 있도록 도와주는 기업형 메신저 기반 협업툴 입니다. 앞에서 말씀드린 단점을 모두 해결하고 있는 것은 물론 사람 중심의 단톡방이 아닌 이슈 중심의, 토픽(주제) 중심의 방을 개설하는 것이기 때문에 보다 업무에 알맞게 활용할 수 있습니다. 아직도 카카오톡이 1위일 정도로 업무에 많이 사용되고 있지만 2위가 JANDI인 것을 보면 우리나라의 소위 신기술을 빨리 사용하고 습득하는 기업들의 업무는 메신저 중심이라는 것을 알 수 있기 때문에 JANDI같은 메신저 기반 협업툴의 미래는 괜찮아 보이네요.

그렇다면 기업들은 왜 메신저 같은 협업툴을 업무에 사용할까요? 위에서 지시하는 탑다운 형태의 업무지시와 결재중심의 업무 처리방식에서 메신저같은 협업 중심의 업무 방식으로 바뀐 가장 큰 이유는 저는 개인적으로 업무처리 속도때문이라고 봅니다. 메일보다 가벼운 메신저로 다양한 정보를 빠르게 공유하고, 거기서 의사결정까지 이뤄진다면 전보다 빠른 실행 역시 가능해 지겠죠. 성과는 잘 모르겠고, 일단 이 속도 면에서 메신저 같은 협업툴이 가져오는 장점이 크다고 생각 합니다.

발표자가 좋은 예를 설명해 줬었는데요. 만약 팀원이 회사 비즈니스에 도움이 될 만한 좋은 기사 혹은 자료를 발견했다고 해 보죠. 이 자료를 메일로 공유하려면 본문을 작성하는 것은 둘째치고 누구를 TO로 넣고 누구를 CC로 넣을 것인지, 즉 누구에게 보낼 것인지를 고민해야 합니다. 그럼 많은 경우에 고민하다가 그냥 메일을 안보내게 된다는 것이죠. 그런데 메신저는 내가 공유하는 자료를 다른 사람들이 보든 말든 일단 던지고 봅니다. 본문 내용도 뭐 필요없고 간단히 '서핑하다가 찾은 자료인데 시간 나면 한번 보세요~'라고 툭 던지는 거죠. 정보를 공유함에 있어서 메신저는 메일보다 훨씬 더 부담이 적기 때문에 다양한 정보가 정말 많이 공유될 수 있습니다. 저도 개인적으로 이런 경험 많이 있어서 정말 공감 했던 부분이었네요.

JANDI의 주요 기능을 소개한 장표입니다. 카카오톡같은 개인용 메신저와 가장 큰 차이점은 사람 중심이 아닌 주제 중심이라는 것이고요. 문서공유 및 검색 역시 편리하고 조직도와 연동할 수 있기 때문에 기업 메신저로 사용하기 딱입니다. 그리고 전자결재같은 내부 시스템과 연동이 가능해서 전자결재 알람을 JANDI로 받을 수 있고, 그룹웨어가 없는 기업이라면 JANDI에서 제공하는 결재 스티커를 이용해서 JANDI로 결재를 대체할 수도 있습니다. 그리고 다국어를 지원해서 외국의 임직원들과 협업도 지원하고요. 메신저라는 기본 기능을 중심으로 기업 업무에 활용할 수 있도록 다양한 기능을 제공하고 있습니다.

앞서 말씀드린 다양한 기업 맞춤형 기능 덕분에 JANDI는 2015년 1월 출시 이후 4년 8개월 동안 가파르게 성장 했습니다. 2015년 1월 744개 팀에서 지금은 20만개 팀이 넘는다고 하네요. 인원도 아니고 팀 입니다. 1팀에 평균 몇명 일지는 모르겠지만 대충 4~5명이라고 계산해도 사용자 수가 100만명에 육박하지 않을까 하는 예상도 해 봅니다. 아무튼 이렇게 많은 사람들이 JANDI를 사용하고 있을 줄은 예상하지 못했습니다. JANDI의 사용 비율이 카카오톡보다 낮은 것으로 볼 때 앞으로 JANDI가 먹을 수 있는 시장은 어마어마 하게 많이 남아있다고 봐도 되겠죠. 저 역시 이 콘텐츠를 작성하고 있는 지금 이 순간에도 외부 거래처로부터 카톡이 왔는데, '아.... JANDI쓸까' 얘기가 저도 모르게 입밖으로 나왔네요. 전화를 카톡으로 할 뿐 달라진게 하나도 없어서 답답하거든요.

이후 시간에는 이브자리라는 국내 침구 브랜드 회사의 계열사인 SLEEP & SLEEP의 전 대표님을 모시고 JANDI를 사용하게 된 계기와 효과 등을 이야기하는 패널토크가 진행 됐습니다. 이 때 시간이 오늘 세미나에서 얻은 가장 값진 시간이 아니었나 싶습니다. 내용을 간단히 요약 해 볼게요.

  • JANDI 도입 배경 : 회사 상황이 어려움, 매일 회의 2시간 -> 직원들이 일해야 할 시간에 회의하고 있음 -> 우리가 살려면 빠른 소통을 기반으로 다양한 해결책을 모색해야 함 -> SLACK 도입 -> 어려움, 내가 사용하기 어려우니 조직원들에게 전파도 힘듬 -> 짜잔~ JANDI 발견 -> 사용해 보니 좋은데?

  • JANDI 도입 당시 직원들 설득이 어려웠던 점 : 새로운 것은 어렵고 귀찮다, 내가 일하는 것들이 낱낱이 밝혀진다는 것에 대한 부담감 팽배 -> 하지만 대표가 쓰라는데 어쩌겠나? 그냥 밀어붙임!

  • 어떻게 설득했나 : 한명이 여러가지 일을 해야 하는 중소기업 특성 상 일하는 데에 많은 시간 필요 -> 하지만 52시간밖에 못함 -> 효율적으로 일해야 함 -> 모여서 회의하는 데에 낭비하는 시간이 많네? -> 이러다 우리 망한다? -> 대표 입장에선 극단적인 선택 필요했음 -> 이제 모든 커뮤니케이션은 JANDI로 하라고 지시!

  • JANDI 도입 효과 : 모든 커뮤니케이션 채널을 JANDI로 통합 -> 메신저 기반이라 커뮤니케이션이 활발해 짐 -> 매일 회의 2시간이 1주일 1시간으로 줄어 듬 -> 회의가 줄어들고 서로 자주 안보니 매출과 이익이 늘어난다? 각자 맡은 곳에서 열심히 을을 하게 된 결과

  • 지금은 어떤 상태인가 : 현재 대표직을 그만둔 상태 -> 전 직원들에게 물어보니 JANDI 안쓴다 함 -> 회의시간 또 늘어남 -> 회사 상황 또 안좋아짐....

SLEEP & SLEEP 전 대표님이 공유 해 주신 대략 20분 정도의 말씀을 간략하게 압축 해 봤습니다. 간단히 정리하면, 회사가 어려웠는데 직원들이 일할 시간이 없더라, 그래서 JANDI를 도입하고 사용을 강제해서 직원들이 일할 시간을 확보 해 주니 매출과 이익이 늘더라, 근데 내가 나오니 또 안쓰고 원상복귀 됐더라 입니다. JANDI같은 협업툴의 효과도 효과지만 전 이 시간을 통해 확실히 느낀 것은 협업툴 도입 같은 회사의 업무 방식 근간이 바뀌게 되는 것은 회사의 대표 같은 저 위에 높으신 분의 강력한 의지가 여전히 가장 중요하구나 였습니다.

더군다나 국내의 업무 방식은 결재 위주의 탑다운 방식에 매우 오랫동안 익숙해져 있기 때문에 이것을 위 SLEEP & SLEEP 사례처럼 극단적으로 바꾸기는 쉽지 않을 것입니다. 그래서 중요한 것이 CEO의 의지겠죠. 그 방향이 맞는지 안맞는지는 둘째치고 수직적인 기업문화에서 CEO의 의지가 그 무엇보다 중요하다는 것은 어쩔 수 없을 것 같습니다. 개인적으로 저도 국내 기업의 업무 방식 중 가장 마음에 들지 않는 것이 결재문화 인데(결재문서 작성), 이 문화에서 벗어나기 위해서는 결재라는 것 자체가 불필요하다는 것을 인지하고 결재 프로세스를 단순화 시키지 않으면 어떤 협업툴이라도 도입하기 어렵지 않을까 싶습니다. 그래서 협업툴은 업무 방식 나아가 기업문화를 바꾸는 중대한 모험이고, 그래서 CEO의 의지가 매우매우 중요한 것으로 보이네요.


<협업을 하려면 툴보다 사람, 그리고 문화가 중요>


여기까지 Google Cloud와 함께하는 스마트워크를 위한 로드맵 세미나 내용을 정리 해 봤습니다. 협업툴이 왜 필요한지 누구나 그 필요성에 대해서는 공감하지만 어떻게 도입해야 잘 사용할 수 있을까, 그리고 무엇을 도입해야 하나라는 관점에서 봤을 때 무엇을 도입해야 하는지는 Google G Suite과 JANDI라는 툴이 효과적일 수 있다라는 것을 알 수 있었습니다. 하지만 어떻게 도입해야 하는 측면에서 봤을 땐 CEO가 '그냥 써!'라고 하지 않는 이상 도입이 쉽지 않겠구나 라는 생각도 많이 들었네요. Google의 문화가 바람직해 보이고 부럽다면 G Suite을 도입해서 따라해 볼 수 있겠으나 단순히 툴만 사용해서는 변화하기 어렵다는 것도 잘 알게 되었구요.

그래서 이번 세미나에서 아쉬움이 많이 남았던 것 같습니다. 좀 더 사례 중심으로 세션을 구성했으면 어땠을까요? 협업의 필요성은 아주 간략하게 언급하고 G Suite을 사용하는 기업들이 정말 아주 구체적으로 어떤 업무에 G Suite을 사용하고 있는지에 대한 내용이 주를 이뤘으면 더 효과적이지 않았을까 싶습니다. 팀 단위로 A, B, C라는 업무를 할 때 G Suite을 사용하면 이렇게 좋다라든가, 1개 혹은 2개 회사에 대한 업무 전반을 상세하게 소개하며 G Suite같은 협업툴이 어떤 변화를 가져왔는지 좀 더 구체적으로 소개 했으면 좋았을 것 같은 생각이 들었습니다.

물론 베스핀글로벌 내부 사례가 다뤄지긴 했지만 그 사례에 대한 내용을 더 자세히 다른 기업들 사례까지 넣어서 세미나 전반을 사례에 대한 내용으로 채워졌으면 하는 아쉬움이 들었고요. 부스도 있었지만 부스는 어디까지나 보조수단이고, 세션에서 사례에 대해 일방적인 소개가 먼저 진행된 다음 부스에서 데모 위주로 보여주면 훨씬 더 효과적이지 않을까 하는 생각도 해 봅니다.


<함께 일하는게 좋은 사람, 혼자 일하는게 편한 사람 모두 만족할 수 있었으면...>


그래서 제가 내린 결론은 이렇습니다. G Suite과 JANDI같은 메신저기반의 협업툴은 여전히 국내 기업의 업무방식에 생소한 형태입니다. 협업이 중요한 것은 알지만 모든 업무에, 모든 사람이 다 협업을 할 필요는 없다고 생각하거든요. 더욱이 결재 중심의 업무 방식, 그룹웨어 기반의 업무처리가 다수인 만큼 이런 방법들이 잘못됐으니 협업중심으로 가야한다라고 주장하는 것은 조금 과한 것 같습니다. 살짝 핀트를 바꿔서 이 전통적인 기업의 업무 방식과 혼자 일하는 것을 더 좋아하는 사람들도 많다는 것을 인정하고 그들이 업무를 함에 있어서 이런 협업툴을 사용할 때 무엇이 좋은지도 함께 다뤄지면 좋지 않을까요?  저도 협업을 하고 있긴 하지만, 주로 혼자 일을 많이 하거든요. 뭐, 혼자 결정해도 될 만큼의 권한이 있긴 하지만 말이죠.

베스핀글로벌과 JANDI가 가는 길은 기업의 문화를 바꿔 나가는 정말 어려운 길임은 확실해 보입니다. 그 어려운 길을 가는 데에 있어 JANDI는 잘 해나가고 있는 것 같고요. 특별히 대외 마케팅 활동을 많이 안하는 것 같은데, JANDI의 기업 블로그를 방문해 보니 워낙 콘텐츠가 방대하고 잘 정리돼 있어 왜 이렇게 사용자가 많이 늘어나고 있는지 알 수 있었습니다.(개인적으로 매우 바람직한 마케팅 방법을 사용하고 있다고 생각합니다. JANDI 블로그는 여기서 보실 수 있습니다.)

G Suite, JANDI같은 협업툴은 단순히 새로운 도구를 도입하는 것이 아닌 기존의 기업문화를 바꿔야 하는 것입니다. 이 때문에 CEO의 의지가 중요한 것이겠고요. 하지만 협업툴 도입에 있어 여전히 많은 대다수의 기업들은 한번에 기업문화를, 업무방식을 바꾸긴 어려우니, 먼저 자기 혼자부터 가볍게 시작해서 팀 단위로 확장해 나가는 형태로 시도 해 보면 좋을 것 같습니다. 그리고 이런 시도를 베스핀글로벌과 JANDI에서 더 적극적으로 도와주시길 바라면서 이번 콘텐츠는 여기서 마치겠습니다. 끝!


10개의 댓글이 있습니다.

6일 전

잘 정리된 내용 잘 보고 갑니다. 갑자기 Google Cloud Summit 등록하게 되었네요~ㅎㅎ

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7일 전

전직원 원격근무 부럽네요..
회사는 최소 사무실 운영비용은 빠지고... 직원은 출퇴근 비용/시간 절감되고...
서로 윈윈

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15일 전

좋은 후기 잘 봤습니다.
좋은 협업 세미나인것 같습니다. 많은 생각을 하게 되네요
현재 하고 있는 협업이 올바른지도 생각해보게 됩니다.

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16일 전

저렇게 일해보고 싶네요.

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17일 전

와우 정말 잘보고 갑니다 마치 현장에서 강연을 보고 온듯 합니다.
감사합니다.

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21일 전

정말 현장감 넘치는 정리네요 b

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21일 전

협업에 필요한게 진정 무엇일까? 고민을 많이 하게 됩니다.
좋은 자료네요
한편으로 Gsuit vs Tesams 비교자료도 같이 포함 되었음 하네요

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23일 전

좋은 정보 감사합니다!~

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23일 전

그래서 변화관리가 필요합니다. 간단한 팁을 하나 알려드리면, 개인이 해서 팀에 전파하고 개선하는 것보다는 PoC를 프로젝트로 하나 만들어서 회사내에서 진행해 보시는 것을 추천드립니다. 전과 후, As-Is, To-Be가 다르겠죠. 그리고 그 TFT팀은 지속적인 공부 또는 학습을 통하여 관련지식을 사전에 습득한 이후에 PoC에 참여해야 합니다.

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23일 전 | 쉐어드아이티 | 031-212-1710

네, 말씀하신 POC가 협업툴 도입에 가장 바람직한 방법이라는 것에는 동의합니다. 그런데 그 POC자체도 회사 차원에서 진행하려면 허들이 꽤 높다고 생각해요. 회사 입장에서 하나의 공론화 된 프로젝트로써 역할을 해야 하는데 실무진 차원에서 그 벽을 넘기가(내가 굳이 왜 이렇게 까지 해야 하나라는 생각을 하기 쉽겠죠. 임원이나 팀장급이 아니고서야) 어려웠던 경험이 있습니다.

저 역시 전 직장에서 Slack과 다른 협업툴, 그리고 팀 내에서 사용하면 좋을 툴 들을 발굴해서 공론화 시켜 보려 했지만 임원 설득 과정에서 어려움을 느껴 굳이 내가 이렇게 까지 해야 하나 싶어 포기했었거든요. 그래서 더더욱 이런 협업툴 도입에 있어 임원급 이상의 의지가 매우 중요하다고 보는 것이고요.

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