Google G Suite을 회사 업무시스템으로 사용하기

보통 [email protected] 의 개인 지메일 계정은 의도하던 의도하지 않건 하나씩은 가지고 있습니다. 개인 Gmail 게정은 개인사용을 위한 것이고, 회사나 집단에서 사요할 때는 @company.com 처럼 도메인에서 사용할 수 있는 클라우드 서비스 제품을 Google 에서 판매하고 있는데 이것이 G Suite입니다. 요즘 Office365처럼 구독개념이라 1인당 5$, 10$/월을 지불하면서 사용하고 있습니다. 대부분 회사는 이메일을 대체하기 위해서 많이 사용합니다. 하지만, 이메일이외에도 회사에서 업무시스템 대체용으로 사용할 수 있는 기능이 많다는 사실 알고 계시나요? 오늘은 간단하게 이것만은 꼭 사용했으면 하는 좋은 기능들에 대해서 알려드리겠습니다. 참고로 G Suite의 제품 리스트를 참고하세요. https://gsuite.google.com/features/
참, 저는 G Suite 리셀러가 아닙니다.
 

1. 드라이브의 팀드라이브

고가의 ECM 제품을 구입하더라도 대부분 제품의 일부기능을 사용합니다. 또한, 내부에 고가의 대용량 스토리지를 구축해야 하기 때문에 구매 비용 뿐만 아니라 유지보수 비용이 천문학적입니다. 구글의 드라이브의 팀 드라이브는 회사에서 함께 사용할 때 Windows의 네트웍 드라이브 이상의 기능을 제공하고 Business 버전에서는 저장용량이 무제한으로 더 이상의 스토리지 제약이 의미없어집니다. 또한, 구글의 강력한 검색엔진으로 제목 및 내용까지 모두 검색을 해줍니다. 빠르게...
▶ 관련 내용 : https://gsuite.google.com/products/drive/

DFS(Dive File Stream)과 함께 사용하면 탐색기를 바로 클라우드로 연결해서 사용할 수 있습니다. 물론 PC에는 아무것도 저장되지 않습니다. 

▶ 최근에 팀드라이브 콘텐츠 관리자 기능 추가 : https://cloudservicecody.blogspot.com/2018/11/blog-post.html

2. Cloud Search로 통합검색

회사의 시스템에서 제공하는 검색엔진은 구조적 한계로 일정량 이상이면 급속하게 검색이 안되는 현상이 있습니다. Cloud Search는 이메일, 드라이브, 메시지 등 회사에서 사용하는 모든 문서, 자료에 대해서 검색하는 기능입니다. 결과도 마치 google 검색하듯이 나타내주죠. 이 버전은 아쉽게도 Business 버전에서만 제공합니다. 하지만, 대부분의 직장인들이 일중일에 3~4시간은 검색에 소비하고 있다고 하고 이 시간을 줄일 수 있다면 회사에서는 큰 효과가 있습니다.
▶ 관련내용  : https://gsuite.google.com/products/cloud-search/

3. App Maker로 간단한 애플리케이션 개발

IT 부서는 늘 바쁩니다. 하지만 업무부서도 늘 IT 부서에 불만이 많죠. 간단한 업무 프로그램은 업무부서에서도 조금의 노력으로 만들 수 있습니다. 아니면 IT 부서에서 지원하면 더 빠르겠죠. 필요한 환경은 스스로 만들 수 있도록 UI 방식의 개발 도구입니다.
▶ 관련내용 : https://developers.google.com/appmaker/
                  https://gsuite.google.com/products/app-maker/

4. 영상회의, 챗 기반의 채팅(hangout)

영상회의 하면 대부분 얼굴을 공개해야 하는 것에 대해서 부담을 느낍니다. 하지만, 외국 엔지니어랑 행아웃 하면 대부분 얼굴 카메라는 끕니다. 영상회의는 얼굴을 보기 위한 것이 아니고 발표자의 자료를 공유하기 위해서 사용합니다. 또한, Slack과 같은 대화도 할 수 있습니다. 물론 스마트폰에서도 가능하고 모든 대화는 검색이 됩니다.
▶ 관련내용 : https://gsuite.google.com/products/meet/

5. 회사 전용 게시판, 커뮤니티

얼마전 개인정보 유출로 개인 Google Plus를 폐쇄한다고 발표했지만, 개인에 한하는 내용입니다. 기업용은 그대로 사용할 수 있습니다. 오히려 공과 사를 구분하기에 좋은 환경이라고 생각합니다. 한국형 게시판보다 Google Plus로 게시판을 만들어서 소토하면 멀티미디어에 강한 장점을 경험할 수 있습니다.
▶ 관련내용 : https://gsuite.google.com/products/googleplus/

6. Vault - 이메일 아카이빙

회사에서 직원의 이메일을 관리한다는 것은 큰 의미를 지닙니다. 당연히 회사 자산으로 업무한 내용에 대해서는 아카이빙이 되어야 하겠지요. 설치형으로 구축시에 장비, 솔루션, 스토리지 정말 큰 비용이 들어갑니다. 하지만, Google Vault는 이 모든 것을 한방에 해결하죠. 설치형 제품의 경우에는 한계가 금방 나타납니다.
▶ 관련내용 : https://gsuite.google.com/products/vault/

7. 크롬북과 크롬 매니지먼트

회사 업무에서 크롬 브라우저만으로 모두 해결할 수 있다면 크롬북을 고민해보세요. 일단 가격도 저렴하고 유지관리가 간편합니다. MS OS, Office 라이선스도 필요하지 않고, 백신 라이선스도 필요없습니다. 문제가 있으면 초기화로 해결이 되기 때문에 전담 직원도 필요없겠죠. 회사에서 사용할 때에는 크롬 매니지먼트로 100여가지 이상의 기능을 제어할 수 있습니다. 직원분들한테는 좋지 않겠죠. 허가된 사이트만 들어가야 하고 파일 복사나 사용도 제약이 있을 겁니다. 만약에 Windows는 가끔은 꼭 사용해야 한다면 VDI로 몇개의 계정을 만들어서 Windows도 사용할 수 있습니다.
▶ 관련내용 : https://enterprise.google.com/intl/ko/chrome/

8. 보안강화

외국계 회사에서는 Google for Enterprise를 사용합니다. 가격은 25$/월입니다. 하지만, 엄청난 보안 기능들이 들어있죠. 메일/문서 DLP, S/MIME, Big query, 보안키 등등
▶ Google 버전 비교 : https://gsuite.google.com/pricing.html#choose-an-edition

9. 교육시스템 - Classroom

신입사원 교육은 필요한데, 자체적으로 시스템 구성하기 어렵습니다. 간단하게 Google Classroom으로 해결이 가능합니다. 공부가 재미있어집니다. 외국에서는 활발하게 사용하고 있고, 국내에서도 초,중,고,대에서 사용합니다. 최근에는 Flipped Learning(꺼꾸로 교육)으로 많이 사용합니다. Youtube로 학습이 가능한 것처럼 온라인상에서 교육은 효과적입니다.
▶ 사용방법 데모 : https://goo.gl/49GpfU


이외에도 구글 포토도 업무용으로 사용하면 좋고, 구글 문서로 협업환경이나 지식관리해도 좋습니다. 스마프톤 기기 관리를 통하여 데이타 삭제나 허가되지 않은 사용도 통제할 수 있습니다. G Suite을 비롯한 클라우드 서비스 제품들이 설치형 제품의 기능보다 이제는 좋습니다. 꼭 회사내부에 설치하고 Data가 있어야 안전하지 않습니다. 오히려 클라우드에 저장하고 컴플라이언스로 투명하게 관리하는 것이 오히려 안전합니다. 
디지털 전환 이야기는 많지만 설치형 제품으로 디지털 전환을 할 수가 없습니다. 자기 회사에 맞는 클라우드 서비스 제품들을 확인하고 업무에 적극적으로 도입한다면 IT 부서는 스트레스 안 받아서 좋고, 현업부서는 필요할 때 바로 사용할 수 있어 비지니스 신속성에 좋고, 경영자 입장에서는 비용이 절약되어서 좋고 모두가 웃을 수 있을 겁니다.
단, 클라우드 서비스는 넓은 이해와 충분한 테스트를 통한 다음에 적용해야 진정한 효과를 볼 수 있고, 구성원들의 변화관리가 꼭 수반되어야 합니다.
참고로, 저는 변화관리를 하고 있습니다. ^^