이메일 아카이빙에서 놓치기 쉬운 점들

기업에서 이메일을 관리한다는 것은 통제 의미 이상의 가치를 가지고 있습니다. 기업의 역사나 자산의 관리차원에서도 이메일 아카이빙은 꼭 구성해야 하며, 도입이후에도 환경의 변화에 따른 바른 사용을 지속적으로 관리해야 효과적입니다. 이메일 아카이빙 솔루션을 민감한 기업들이 구축해서 운영하고 있다고 발표하지만, 막상 그 안을 들여다보면 형식적인 관리가 대부분입니다. 시스템 담당자조차 이메일의 특성을 이해하지 못하고 운영하고 있고, 문제가 생겼을때 대비할 수 있는 지식이 부족하니 체계적인 대처가 어렵고 기업내 디지털 정보의 효과적인 관리가 필요하여. CSO/CDO 같은 역할이 회사내에서 관심을 가져지는 이유입니다.

도입할 예정이거나 이미 도입하고 있다면 이메일 아카이빙시 고려해야 하는 사항 5가지에 대해서 참고해보세요.

1. 첨부파일의 비 암호화
이메일을 보낼 때 파일을 암호화 한다거나 비밀번호를 넣은 압축파일을 고객사에 보내면 아카이빙을 한다고 하더라도 관리자가 유출내용을 파악하기 어렵고, DLP 솔루션이 있다고 하더라도 찾아내기 어렵습니다.
이메일 아카이빙 솔루션에서는 인바운드, 아웃바운드 메일 첨부파일의 압축여부 파악 기능을 포함해야 하고 변화하는 외부
환경에 대응할 수 있도록 주기적으로 업데이트가 진행되어야 합니다. 아래 그림은 G Suite내의 관리자 기능중에서 DLP 기능중에 압축 첨부파일에 대한 관리화면입니다. 참고하세요.


2. 업무용 메일의 사용
회사에서 업무용 메세지는 회사 공식메일을 사용해야 합니다. 또한, 범위를 넓힌다면 메신져 프로그램도 회사내 공식화된 메신저를 사용해야 하며, 이 모든 내용은 검색을 통하여 찾을 수 있어야 하고 아카이빙 되어야 합니다. 회사내에서 이메일외도 단순 메세지로도 업무 지시가 가능하고 회사의 정보가 될 수 있습니다.

3. 보존기간/ Retention 
종이로 업무를 할 시대에는 보존, 관리하는데도 비용과 인력이 많이 들었기 때문에 보존기간이라는 기한을 두고 관리하려고 했습니다. 보존기간 이후에는 행정적, 사회적, 역사적 가치를 판다하여 영구 보존할 건지를 판단했죠. 하지만, 이제는 오랜기간 보관하다고 장소가 추가로 필요하지 않고 강력한 검색엔진이 있으면 많은 자료도 문제없이 찾을 수 있습니다. 이제는 영구보관의 개념으로 이메일을 아카이빙할 수 있는 구조 및 환경을 구축해야 합니다.

4. 업무용 메일의 사용용도 제한
회사메일을 친구에게 알려주고 쇼핑몰에 등록하게 되면 개인적인 메일이나 광고메일이 회사시스템으로 유입되게 됩니다. 자료가 많아지면 회사에서는 불필요한 비용이 발생하게 됩니다. 메일 서버의 캐파나 불필요한 스토리지가 추가되게 됩니다. 회사 업무메일은 업무에 관련한 일에만 사용하고 개인적인 내용은 개인메일을 사용해야 합니다. 회사에서도 다른 메일시스템에 접속이 안되니 회사메일을 사용하는 경우가 많은데 이런 경우에는 회사에서 캠페인을 통하여 통제해야 합니다. 광고메일 하나를 회사에서 보관하기 위해서 적지 않은 비용이 지속적으로 나가야 합니다.

5. 통제와 활용의 트레이드 오프
회사 자산을 보호하기 위하여 지나치게 보호를 하면 활용이 어려워집니다. 반대로 활용을 강조하면 자료 유출이 많아지겠죠. 지나친 보호도 문제이지만 통제없는 유출도 회사의 운명에 영향을 미칠 수 있습니다. 가장 이상적인 형태는 사용에 제약이 없고 스마트폰이나 외부에서도 회사 자료를 이용할 수 있으면서 유출이나 탐지를 필요할 때 정확하게 할 수 있는 플랫폼이 있으면 좋습니다. 점점 PC의 경계도 모호해지고, 외부에서의 협업환경이 중요해지기 때문에 일방적인 통제는 기업의 발전하고 새로운 분야로 진출하는데 도움이 되지 않습니다. 

우리가 늘 사용하는 이메일 이제는 단순한 통신수단이 아닌 기업내의 의사소통이 원활해 질수 있는 관점으로 이해를 해야 합니다. 사람도 피나 기가 막히면 허약해지듯이 기업에서도 의견교환과 생각이 제한을 받으면 건강하지 않을 수 있습니다.