사내 공개된 공유문서 효율적으로 사용하는 방법

사내 공개된 공유문서 효율적으로 사용하는 방법

회사내부의 공유문서를 특정 단축 URL로 관리하면 이용자 입장에서는 필요할 때 간편하게 조회할 수 있어 편리합니다. 옆에 사람한테 그 문서 어디에 있냐고 물어볼 필요도 없고, 클라우드에 있기 때문에 담당자가 수정하면 바로 방영되어 버젼관리도 편리합니다. 특히, 고객에게 전달할때는 효과가 좋습니다. 고객과 공유하는 사업자등록증, 회사 사업계획서, 공개된 회사 전화번호, 회사 찾아오는 방법, 회사 이밴트 초대장 등등에 사용하면 좋습니다.
또한, 클라우드 문서를 작성할 수 있는 구글문서로 작성하면 별도의 프로그램 설치없이 PC나 스마트폰에서 동일한 문서를 볼 수 있고, 사용자의 의견도 댓글로 해당 부분을 콕 찍어서 받을 수 있어 커뮤니케이션에 도움이 됩니다.

 

1. 구글 프리젠테이션으로 발표자료를 만듭니다. : https://docs.google.com/presentation/u/0/

  --> 기존의 PPT와 비슷하고 그림이 많은 발표용 자료라면 오히려 적합합니다.

 

2. 발표할 내용이나 전달할 내용을 문서로 만들거나 기존 PPT 파일을 구글 드라이브에 업로드한 이후에 'Google 프리젠테이션'으로 연결한 이후에 수정해면 시간을 절약할 수 있습니다. 경우에 따라서 포맷이 달라질 수 있습니다.

 

 

 

PDF 문서의 경우에는 변환하지 말고 링크만을 이용해도 좋습니다.

 

3. 업로드 작업 후에 상단의 '공유'를 누르면 공유 화면이 나타나서 링크가 있는 모든 사용자가 볼 수 있는(외부공개) 문서의 링크 주소를 복사합니다.

 

 

 

4. 단축 URL을 제공하는 비틀리(bit.ly)에 접속하여 해당 주소의 복사를 단축 URL로 만듭니다.

 

 

 

5. 단축 URL에서 bit.ly 뒤에 원하는 글자를 입력합니다. 중복되지 않은 단어를 사용합니다.

  bit.ly/difree01

 

6. 고객사 방문하거나 사용자에게 URL을 알려주고, 사용자는 크롬 브라우저에서 bit.ly/bitree01을 입력하면 발표자료를 띄울 수 있습니다. 별도의 소트트웨어를 설치할 필요가 없어서 PC나 스마트폰에서 바로 확인할 수 있습니다.

 

 

단축 URL의 장점은 링크 클릭 횟수도 조회할 수 있습니다. 날짜별로 조회하면 이용패턴도 확인할 수 있겠죠.

1개의 댓글이 있습니다.

약 6년 전

좋은정보 감사합니다~

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