기업의 다양한 환경을 고려한 맞춤형 협업툴, 팀업

이번 콘텐츠에서는 지난 '기업별 상황에 맞는 협업툴 선택 가이드'에서 언급한 팀업 구축형이 가진 또다른 특징과 함께 고객 사례를 소개하겠습니다. 구축형 협업툴을 고려하시는 분이라면 팀업이 꽤 괜찮은 후보 중 하나가 될 수 있다는 것을 확인하실 수 있을 것입니다. 

아젠다는 아래와 같습니다.

1. 정해진 기능에 업무를 변경하는 것이 아닌, 업무에 맞게 기능을 디자인할 수 있는 팀업 구축형

2. 팀업 주요 구축사례 소개

3. 결론 : 더 이상 협업툴을 위해 기업 문화를 바꾸려 하지 마세요.

이 콘텐츠는 이스트소프트의 지원으로 제작되었습니다.

1. 정해진 기능에 업무를 변경하는 것이 아닌, 업무에 맞게 기능을 디자인할 수 있는 팀업 구축형

앞서 1편 말미에 팀업의 차별화된 특징이 하이브리드 형태를 제공한다는 것이라고 말씀드렸는데요. 팀업이 제공하는 4가지 유형의 중심에는 On-Premise 구축형이 있습니다. 기업마다 처한 상황이 다를 것이기 때문에 다양한 유형의 기업에 맞춰 팀업을 구축하다보니 자연스럽게 다양한 유형의 기업들이 가진 각기 다른 니즈를 파악할 수 있었고, 이것을 고스란히 팀업 구축형에 담아내 구축형을 발전시켜왔습니다. 그리고 이 구축형 노하우는 그대로 클라우드형과 하이브리드형에 녹아들어 팀업의 4가지 모델 모두의 경쟁력을 강화시키는 역할을 해왔다고 볼 수 있겠습니다.

팀업 구축형 특징은 1편에서 언급한 것도 있지만, 바로 이 '기업 환경에 최적화된 기업 맞춤형 커스터마이징'이 가장 중요하지 않나 생각됩니다. 위와 같이 시스템 최적화, 보안성 강화, 기능 편의성, 연동 효율화 4가지 분야에 대해 기업의 요구사항을 충분히 수용할 수 있는 커스터마이징을 제공함으로써 어떠한 기업 환경이라도 최적화된 협업 시스템을 구축할 수 있는 것입니다.

기본적으로 구축형 고려 기업은 자사의 까다로운 요구조건을 충분히 수용할 수 있는 협업툴을 찾을 것이고, 만약 이를 충족하지 못하는 협업툴이라면 아예 SI 프로젝트를 띄워 자체 개발해 버리는 경향도 있는 것이 사실입니다. 하지만 이렇게 되면 구축에 필요한 시간과 비용이 예상보다 훨씬 커질 수 있고, 향후 유지보수를 위한 계약을 별도로 맺거나 내부 인력을 확보하는 등의 추가 투자에 대한 부담이 존재합니다.

하지만 팀업은 다양한 유형의 고객들로부터 충분히 검증받은 팀업 구축형을 기초로 하여 앞서 언급한 4가지 영역을 기본으로 기업의 상황에 맞는 기업 맞춤형 협업 시스템을 구축합니다. 대기업 및 그룹사까지 커버하는 구축 레퍼런스를 다수 보유한 만큼, 일반 SI 개발보다 협업 시스템 구축에 있어 보다 적은 비용으로 빠르게 맞춤형 구축이 가능하다는 것이 팀업 구축형의 가장 중요한 특징이라고 할 수 있겠습니다.

2. 팀업 구축형 고객 사례

이제 고객 사례를 통해 팀업 구축형이 과연 우리 회사 상황에도 적합할 지 검증해 볼 차례입니다. 많은 사례가 있지만, 지금부터 소개할 각기 다른 유형의 3가지 사례를 통해 팀업 구축형이 가진 장점이 우리 회사에도 적용될 수 있을 지 검증해 보시기 바랍니다.

 1) 한미약품

한미약품은 관계사 포함 10개 법인, 5,400여명의 직원이 팀업 구축형을 사용하고 있습니다. 팀업에 한미약품의 문서 보안 솔루션과 연동하여, 문서 유출 가능성을 낮추고 자산 관리 시스템을 최적화하였고, 그룹사, 파트너사, 유지보수사, 벤더, 현지공장, 대행사 등 외부 기업계정을 지원 및 만료기간 설정 등 관리기능으로 비인가 모바일서비스의 단점인 정보 유출 문제를 해결했습니다. 이를 통해 효율적이고 중앙집중화된 커뮤니케이션 환경을 구축했는데요. 한미약품에서 사용하는 팀업의 다양한 기능 중 두 가지를 소개하겠습니다.

• ■챗봇 API를 통한 중국어 번역

한미약품은 관계사 중 중국 법인이 있어 본사와 중국 법인 내 직원 간의 커뮤니케이션이 빈번하게 발생합니다. 본사에서 중국 법인 내 직원과의 전담 커뮤니케이션 담당자를 지정하거나 필요에 따라 통역가를 섭외하는 것은 매우 비효율적이죠. 한미약품은 이때 팀업 챗본에서 제공하는 중국어 번역 API를 통해 간단한 의사소통을 해결했습니다. 덕분에 어느 직원이라도 본인의 직무에만 해당이 된다면 중국 직원과의 원활한 커뮤니케이션이 가능해 업무 생산성을 높일 수 있었습니다.

• ■영업사원을 위한 법인카드 전표생성 

월말 혹은 분기말 마감 시기가 다가오면 가장 바빠지는 대표적인 직무는 영업사원입니다. 물론 실적이 좋아서 거래처 매출채권을 정리하는 일이 많은 것이라면야 기쁘게 야근하겠지만, 영업활동 하느라 쌓인 법인카드의 전표를 처리하느라 야근하는 것이라면 기운빠질 수 있겠죠. 

물론 법인카드 전표처리는 회사 재경팀 입장에서 비용을 투명하게 관리하기 위한 매우 중요한 업무이긴 하지만 영업사원 입장에서는 많은 시간을 할애하기에는 비효율적인 업무입니다. 한미약품은 위와 같이 챗봇 API의 법인카드 전표생성 봇을 활용해 간단히 챗봇에게 말을 걸고 전표생성 요청을 하는 것으로 법인카드 전표를 생성시킬 수 있습니다. 덕분에 영업사원은 실적관리, 거래처 관리에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 되었습니다.

 2) 카톨릭 중앙의료원

카톨릭 중앙의료원은 서울 성모병원 여의도 성모병원을 비롯한 의료법인, 연구원, 대학교 등 22개 법인 소속 24,000여명이 팀업에 의료정보시스템을 연동, 모바일 의료정보 확인 체계를 구축했습니다. 의료진은 모바일 메신저를 통해 빠르게 환자의 상태를 확인할 수 있고 주요 의료 장비를 통한 환자 정보 변화를 바탕으로 진료에 활용하고 있습니다. 더불어 그룹피드를 통해 병원 내 담당자 변경, 교육 및 업무자료를 체계적으로 관리함으로써 효율적인 KMS를 구축할 수 있었는데요. 카톨릭 중앙의료원에서 사용하는 팀업의 대표적인 기능은 아래와 같습니다.

• ■환자정보 공유 : 이상결과 및 응급상황 조기알림

카톨릭 중앙의료원의 의료진은 기본적인 정보전달 수단으로 SMS, 그리고 종이에 적어 전달하는 방법을 사용했었습니다. 급하게 전달해야 할 정보는 SMS 위주로 사용했었는데 워낙 발송 건수가 많아 비용이 꽤 부담인 상황이었죠. 팀업 도입 이후, 팀업 메신저로 모든 정보를 전달함으로써 SMS 대비 가독성도 좋아지고 SMS 발송비용도 아낄 수 있었습니다.

게다가 환자의 민감한 의료 정보를 안전한 업무용 메신저인 팀업 메신저로 발송함으로써 외부 유출을 원천적으로 차단시켰습니다. 그리고 Mobile EMR과 연동해 담당 의사에게 환자의 현황을 사전에 전달함으로써 보다 효율적인 진료가 가능해 졌습니다. 또한 환자 이상결과, 응급상황을 빠르게 알림으로써 긴급상황에도 유연하게 대처할 수 있게 되었습니다. 

 3) 국내 금융사

<이미지 출처 : The Kathmand Post>

국내 굴지의 금융사 및 계열사 8개 법인과 1,500개 사업장, 그리고 다양한 업종의 관계사에서 근무하는 128,000여명의 임직원은 오랫동안 사용해왔던 다양한 업무 시스템(그룹웨어, PMS, ECM, 클릭폰)과 연동해 각종 알림을 팀업 메신저로 일원화하고 필요에 따라 알림 타입을 세분화시켜서 관리했습니다.

특히 기존 업무 시스템이 필요로 했던 연동 방식인 MFT, EAI, GSE, API 방식을 모두 지원함으로써 SSO, PII(개인정보)와 같은 PC 보안 솔루션 및 MDM, SSL-VPN, 앱 위변조 검사, 루팅/탈옥 방지, 모바일 DRM, AV 등 모바일 보안 솔루션과 팀업을 연동할 수 있었는데요. 덕분에 전자금융감독규정을 준수하면서 팀업을 통해 업무 효율을 증가시켰습니다.

3. 결론 : 더 이상 협업툴을 위해 기업 문화를 바꾸려 하지 마세요.

1편, 2편을 통해 소개한 내용을 종합해보면, 기업의 상황에 맞는 협업툴이 필요하나 국내외 대표적인 협업툴은 오직 클라우드 형태만 제공하거나 협업시스템 구축을 위한 H/W 인프라를 기업이 직접 준비해야 하는 구축형을 제공하고 있는 반면, 팀업은 기업의 IaaS에 On-Premise로 구축하는 IaaS Hybrid, 데이터만 기업이 원하는 곳에 저장하는 SaaS Hybrid라는 두 가지 모델을 추가로 제공해 총 4개의 유형을 통해 기업의 다양한 환경에 맞춰 협업 서비스를 제공할 수 있다는 것을 알 수 있었습니다. 그렇다면, 팀업에서 제공하는 기능은 정말 기업의 어떠한 업무 스타일도 커버할 수 있을 정도로 충분한지 확인해 봐야겠죠?

• ■팀업이 제공하는 다양한 협업 기능

위와 같이 팀업은 협업에 필요한 대부분의 기능들을 갖추고 있습니다. 각 기능별 UI와 자세한 설명은 팀업 제품소개서에 자세히 나와있으니 궁금하신 분들은 여기를 클릭해서 확인하시는 것을 추천합니다. 제가 어설프게 설명하는것 보다는 제조사에서 자신있게 소개하는 제품소개서가 훨씬 나을테니까요.

• ■기업 문화를 바꾸는 것은 대단히 어려운 것, 과연 협업툴이 그 어려운 것을 해낼 수 있을까?

기억하시는 분들도 계실지 모르겠는데, 지난 2019년 말 위와 같이 Google Cloud와 잔디에서 공동 주최한 '스마트워크를 위한 로드맵' 행사에서 인상적인 내용을 접할 수 있었습니다. 전형적인 수직형 구조의 업무 프로세스를 가진 제조기업에서 협업툴로 잔디를 도입 후 커뮤니케이션 효율성을 증가시켜 업무 생산성을 향상시킨 사례인데요. 

침구 브랜드 이브자리로 (주)이브자리의 그룹사 HBS라이브에서 운영하는 침구 브랜드 슬립앤슬립의 전 대표님께서 협업툴로 잔디를 도입한 사례를 공유해 주셨는데, 요약하면 기존의 업무 프로세스 상 효율성이 매우 떨어지던것을 과감하게 밀어붙여 잔디를 도입해 생산성을 증가시켰으나 본인이 대표직을 그만둔 뒤 잔디를 더이상 사용하지 않게 되었고, 다시 예전과 같은 좋지 못한 상황에 처했다는 내용입니다. 이것이 의미하는 것은 무엇일까요? 사람마다 해석은 다를 수 있겠지만 저는 다음과 같이 생각합니다.

• ●오랫동안 이어져온 기업의 문화를 바꾸는 것은 대단히 어려운 일

• ●새로 취임한 대표가 강하게 드라이브를 걸어 새로운 협업툴 도입을 계기로 기업 문화를 바꿔보려 시도했지만 결과적으로 실패

• ●기업 문화에 맞는 협업툴을 도입한 것이 아닌, 협업툴에 기업 문화를 맞추려 했던 것이 실패요인이 아니었을까

<이미지 출처 : Make the Most of Meetings Using Work Style>

그래서 제가 내린 결론은 '기업의 문화는 쉽게 바뀌지 않는다, 따라서 협업툴 도입을 고려할때는 반드시 우리 기업 고유의 문화를 충분히 커버할 수 있는 협업툴을 검토해야 한다'입니다. 앞서 네이버웍스를 소개할 때 설명드린 것처럼, 저희만 해도 네이버웍스라는 국내에서 알아주는, 잘 만들어진 협업툴을 3년이나 사용해 오면서 네이버웍스가 자랑하는 메시지 기능은 일절 사용하지 않고 메일과 드라이브만으로 업무를 진행해 왔습니다. 그리고 실시간 커뮤니케이션은 익숙한 카카오톡을 여전히 사용하고 있고요.

저희는 왜 이렇게 하고 있을까요? 저도 직장생활한지 벌써 15년차이니 조금은 꼰대 기질을 가지고 있다고 볼 수 있겠죠. 그래서 새로운 것을 멀리하고 익숙한 것만을 고수하는 보수적인 입장이라서 그런 것일까요? 저는 아니라고 단호하게 말씀드릴 수 있습니다. 제가 검토하고 도입을 시도했던 국내외 협업툴만 어림잡아 30여개는 될텐데, 그 많은 협업툴을 검토하면서 든 생각은, 지금까지 해왔던 업무 방식을 새로운 협업툴에 맞췄을때 업무 생산성이 과연 향상될까? 라는 의문이 해소되지 않았습니다. 새로운 협업툴의 기능에 익숙해질때까지 낭비되는 시간이 아까웠고, 지금의 업무 방식도 그렇게 불편하지 않으며, 이미 여기서 더 생산성을 향상시킬 여지가 있을까 하는 생각이 들기 때문입니다.

<이미지 출처 : 네이버웍스 Youtube, 일하는 방식을 바꾸다, 네이버웍스>

물론 네이버웍스가 100% 마음에 드는 것은 아닙니다. 앞서 언급했던것처럼 기본 검색기능에서 메일함 별로 검색이 되지 않는것이 불편하지만 상세 버튼을 눌러 메일함 별로 검색하는 것이 아닌 전체 메일함에서 찾아도 시간이 아주 많이 허비되지는 않습니다. 기껏해야 몇분 정도? 하루에 메일을 검색하는 경우가 많아야 5번 미만이기 때문에 아직까지는 낭비되는 시간이 꽤 길지는 않을 것 같습니다. 네이버웍스 드라이브도 다소 굼뜬 반응에 사소한 오류가 있긴 하지만 뭐 이정도면 아주 못쓸 정도는 아닙니다.

그렇기 때문에 저희는 네이버웍스에서 사용하는 기능을 모두 담고 있고, 여기에 더해 불만인 사항을 해결해 주면서 동시에 가격도 더 저렴한 솔루션이 있다면 얼마든지 갈아탈 용의가 있습니다. 하지만 이런 서비스를 찾게 된다 하더라도 실제로 서비스를 교체하는 것은 쉽지 않습니다. 일단 해당 솔루션의 기능을 충분히 익혀야 할 필요가 있으며, 제 마음대로 교체하자고 할 수 있는 것도 아니고 같은 방식으로 업무를 하는 저희 대표님을 설득해야 하거든요. 

하지만 팀업같은 형태라면 이야기가 다릅니다. 일단 팀업은 기업 문화를, 업무 방식을 바꿀 필요가 없습니다. 팀업을 기업 문화, 업무 방식에 맞추면 되니까요.  어떤 형태의 업무 프로세스든 SI 프로젝트 만큼의 자유도는 아닐지언정 충분히 검증된 다양한 유형의 커스터마이징 경험을 토대로 기업의 많은 요구사항을 충분히 수용할 수 있는 유일한 협업툴이니까요.

팀업의 캐치프라이즈는 '우리 회사에 딱 맞는 협업툴', '기업의 DNA에 맞춰 협업툴을 디자인하세요.' 입니다. 20년 30년된 회사가 기업 문화를 바꿔본다고 잘나가는 대기업, 스타트업, 외국계 기업들이 사용하는 협업툴을 도입하고 전 직원에게 강제로 적응하게 한들 기업 문화는 쉽게 바뀌지 않습니다. 게다가 앞서 살펴본 슬립앤슬립의 사례와 같이 협업툴 도입을 추진한 사람 혹은 팀이 바뀐다면 기업 문화 변혁이라는 거대한 프로젝트는 도중에 좌초될 위험이 다분합니다. 따라서 기업의 문화를 해치지 않음과 동시에 디지털 시대에 맞는 디지털 기술을 활용하여 업무 생산성을 높이기 위해서는 우리 회사의 DNA를 충분히 반영해 줄 수 있는 협업툴이 필요합니다. 

팀업의 세부적인 기능이 다른 유수의 협업툴 대비 부족할 수 있습니다. UI/UX가 떨어져 보일 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 제가 이렇게 팀업을 칭찬하는 이유는 기본적으로 제가 생각하는 협업툴이 지향해야 할 가치와 팀업이 추구하는 방향이 일치해서 그렇습니다. 최신 트렌드의 협업툴을 도입해 다른 임직원들을 설득시키려 애쓰지 말고, 이미 잘 유지해온 업무 방식을 유지하면서 효율성을 증가시켜 줄 수 있는 그런 협업툴을 도입하는 것이 협업툴 도입 담당자도, 사용자도 모두 만족할 수 있는 길이지 않을까요? 

결국 협업툴은 구축형의 경우 기업의 문화를 최대한 수용할 수 있으면서 빨리 구축할 수 있는가, 클라우드형은 얼마나 많은 기능을 모듈형으로 제공해 기업이 자사 문화에 맞는 모듈만 선택해서 사용할 수 있는가로 발전하지 않을까 싶습니다.

이 콘텐츠가 협업툴 도입에 골치아픈 IT 담당자, 기획자, 관리자 분들께 조금이나마 도움이 되었기를 바랍니다. 끝!