현장의 직원들이 그룹웨어의 PW를 공유해서 전자결재를 쓰는 문제...개선할 수 있을까요?

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건설회사의 IT팀에 근무하고 있는데요, 

 현장에서는 전자결재로 올릴 부분을 출력해서 현장소장님 및 중간 검토자들의 결재를 받고나서

전자결재를 다시 올리고 있습니다. 그런데 결재자들이 외부에 있고 이런 경우는

결재자들의 아이디로 접속해서 결재를 하고 있는 상황입니다.(저도 이해가 안되는건 아닙니다… 모바일로도 할 수 있지만… 결재 건수가 많은 경우도 있고…. 결재자들이 니가 알아서 해 이런식입니다..)

 

IT팀의 입장에서는 PW를  공유하는건 바람직하지 않는 상황인데, 현장에서는 융통성있게 업무를 진행하려면 공유를 해야되는 것 같기도 하구요….

혹시 여러분들의 회사에서는 이런 경우 어떻게 대처를 하시는지 문의드립니다.


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기술이 사람을 못따라가는 전형적인 사례 쩝

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저희도 건설현장에서 비슷한 문제가 발생하고 있습니다. 심지어 출퇴근 기록도 같은 방식으로 처리하더군요. 전결, 후결기능도 다 있으나 그냥 PW공유가 더 편한가 봅니다. OTP 기능이 있으면 좋지만 도입비용이 만만치 않아서 쉽지 않고…무슨 방법을 써도 건설현장은 관리하기 어려운 것 같습니다ㅎㅎ;; 전결,후결 기능이 있다면 적극 활용하도록 홍보하시고, 결재 관련된 문제 발생이 어떤 책임이 따르는지에 대한 경각심 고취로 인식개선을 하는게 그나마 방법이 아닐까요…

  • 코골이
    함께 일하는 본사 직원들도 관리/통제 가 안되는데 현장 사무소는 많이 힘들겠네요..이럴땐 현장도 없고 공장도 없고 지사도 없는 저희회사에 감사함을 느낌니다
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결재권자들의 인식문제가 심각하죠, “야 내용알고 있으니까 니가 내 계정으로 들어가서 결재해” 이딴식으로 처리….

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정 문제 되시면 계정관리랑 그룹웨어랑 연동하심될테지만 쓸만한 계정관리들이 돈천은 그냥 넘어가지용

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카드 돌려막기도 아니고 패스워드를 계정을 돌려쓴다니욧……시범케이스로라도 한번 잡아내셔서 문제삼야하는거 아닌가요

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모바일로 본인만 하도록하는 것이 옳다고 봅니다. 불편하지만 규칙은 지키라고 만든거니까요,, 모바일이라는 대안이 없이 본인만하라고한다면 좀 곤란하겠지요,, 대안이 있는데 사용하지 않는다면 문제가 많은 겁니다.
만약에 문서 유출이 발생하면 서로 책임을 떠넘기게되고 증거는 없게 됩니다.
우리의 잘못된 문화는 고쳐야합니다.

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음, Docswave를 사용하시면 무료로 전자문서를 사용할 수 있는데..
Gmail 계정만 있으면 여러명이 사용해도 궨찮고 Google Docs로 문서를 사용할 수 있어서.. 별도의 문서 편집 툴도 필요 없는데..
글고 Gmail 상에서 바로 승인도 할 수 있고..

http://www.docswave.com 참고해보시길~

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물론 이해가 됩니다. 저희도 그럴때도 있지만.. 이런경우를 대비해서.. 저희회사에서는 후결이라는 기능을 만들었습니다.
중간에 결재자가 외근,출장을 나갔을시에 그 다음결재자가 결재를 하고 나서… 처리하는.. 조금 이해가 안되겠지만.. 이런 결재방식도 있으니.. 한번 참고해보세요^^;;
다른분들말씀처럼.. 우선 인식개선이 필요할것 같습니다. 그것이 되지않으면.. 시스템은 무용지물일테니까요..

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문제가 생길 경우에는 ID를 공유하도록 허용한 본인이 모든 책임을 져야 하겠죠.

IT팀 입장에서는 그렇게 허용함으로 인해 발생하는 모든 문제가 본인에게 있다는 것을

강조해 두는 게 필요하지 않을까 싶네요.

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OTP를 도입하시죠.. 저도 검토중입니다. 패스워드 초기화나 위와같은 경우 발생시 반드시 필요한 사항이더군요.

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위와 같은 경우에는 “대결”을 사용하도록 유도하세요.
그리고, 그룹웨어 중에서 일부를 공유할 일이 있으면, 인증을 한번더 하는 방식을 사용하는 것도 한 방법입니다.(그룹웨어 비밀번호, 그룹웨어 내 사서함 비밀번호는 별도로 지정하는 등)

  • 이진형
    전자결재 화면에서 인증을 한번 더 하도록 하는 방법도 있겠군요. 인증번호를 주민번호 뒷자리로 한다면 아무래도 PW를 공유하는게 줄수도 있겠네요. 감사합니다^^
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켁 저도 급한건인데 팀장님 안계시면 제가 결재올리고 팀장님 아뒤로 다시접속해서 승인하는데요(물론 팀장님께 전화통화하고 OK떨어지면..) 투팩터인증(사원증인식,지문인식)같으거 쓰시면 해결은 될텐데, 직원들 인식을 개선하는 편이 더 낫지 않을까요?????

  • 이진형
    그렇죠. 급할때는 대신 접속해서 승인하는 게 필요하죠 ㅎㅎ 원칙적으로는 공유를 하면 안되지만, 어쩔수 없는 상황에서는 써야되는게 맞는데...직원들의 인식을 바꾸기가 정말 어렵죠.. ㅠㅠ

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