불법 SW 사용에 대한 사내 내규 질문입니다

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불법소프트웨어 단속 등으로 인해서 회사에 금전적 손실이 발생하였을때
해당 직원이 비용을 부담한다거나 혹은 회사가 먼저 비용을 처리하고 이후 직원에게 구상권을 행사한다는
내규를 갖고 계신 회사들이 많이 있으신가요?

이런 경우 불법소프트웨어 사용을 근절하기 위한 엄포용? 이신가요
아니면 실제로 직원에게 책임을 물기도 하셨나요


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안녕하세요? 가브리엘입니다.
복제품 사용에 대해 책임을 어디까지 물어야 하는지는 많은 회사들이 고민하는 것입니다.
대부분 내규에 ‘복제품 사용하다 적발될 경우 사용자에게 책임을 문다.’ 라고들 하지만 처리되는 순서를 보면 귀사의 상황에 어떻게 적용해야 할지 방향이 잡히지 않을까 생각됩니다.

일단 단속이 되면 해당 소프트웨어는 업무용으로 사용되었기 때문에 회사에 책임을 묻습니다.
제품을 구입하는 비용이나 합의금을 회사 앞으로 청구하게 되지요.
그 다음은 내규대로 처리합니다. 그런데 처리를 어떻게 할 것이냐가 문제인데요.
제품 구입 비용을 청구하는 것은 구매 요청도 하지 않고 무단으로 복제품을 사용할 경우에는 가능하겠지만 주기적으로 요청을 했음에도 불구하고 회사에서 구입해주지 않았다면 청구 하기가 조금 애매하지요.
이를 기준으로 합의금 역시 청구하게 되는데, 일시불로 청구하는 것이 아니라 12개월 동안 급여에서 삭감하는 정도로 하는 경우도 봤습니다.

금액이 얼마 안된다면 다른 직원들에게 경각심을 일으킬 목적으로 한두명 정도 집행해보시는 것도 좋겠습니다만 금액이 클 경우에는 개인에게 책임을 묻기가 상당히 어렵습니다.
이런 경우는 대부분 회사에서 지불하고 해당 직원을 불러 나무라는 정도로 끝내지요.

별도로 다른 방법이 있는 것 같지는 않고요,
다른 분들이 말씀하신 대로 입사할 당시에 미리 고지를 해주고, 주기적으로 안내해주는 것이 가장 최선의 방법인 듯 싶습니다.

예전에 제가 쓰던 방식은 매월 정해진 날짜에 소프트웨어 점검을 할 테니 PC를 모두 켜놓고 퇴근하라고 합니다.
그리고 몇 일 뒤 복제품 사용자가 발견 되었고, 조만간 처분이 있을 것이라고 공지했더니 직원들 사이에서 누구냐며 난리가 나더군요.
나중에는 해당 사람에게는 1차 경고가 주어졌고, 2차 적발될 경우 처분이 내려갈 것이라고 해두었더니 그 때부터 필요한 것이 있는 사람들은 알아서 문의하더라고요.

같은 직원들끼지 믿고 살아야겠지만 누군가 어떤 불이익을 받았는지 확인할 길이 없으니 직원들은 더욱 불안했던 모양입니다.

좋은 방법 같지는 않지만 한 번 해보시는 것도 나쁘지는 않을 듯 합니다. ^^

언제쯤이면 이놈의 복제품에서 벗어날 수 있을지……하루 빨리 그런 날이 왔으면 좋겠습니다.

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경각심 차원에서라도 사규는 꼭 필요합니다.
보안 규정상 인사상 불이익이나 법적 책임을 물을수 있다는 규정이 당사는 있습니다.
주기적으로 공지도 하구요.

예전에 단속되서 개인과 회사가 반반씩 부담했던 적은 있습니다.

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사실 손실액이 크면 금전적인 퇴사보다 거의 퇴사로이어지죠

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실제로 적용을 해서 직원에게 경제적 책임을 무냐 아니냐는 추후 문제이고 내규엔 반드시 삽입해 놔야 한다고 생각합니다 경각심 차원에서라도……

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회사에서 인가받지 않은 소프트웨어의 사용으로 인한 법적 경제적 피해에 대해서 책임을 진다 라는 문구가 포함된 서약서를 입사시 받고 있습니다. 하지만 실제로 개인에게 책임을 물린적은 없습니다 과거에 단속으로 인해 손해가 발생한적은 있었는데 책임 규명이 애매하여 인사상 경고조치만 하였네요

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사실 입사 시 이런 내용을 공지하는 게 좋구요..

실제로 직원이 적발되어 금액을 지불한 경우는 못봤고 회사에서 지불하는게 대부분이더라구요..

그리고 이런 내용을 자주 공지를 하셔야합니다.

집에서는 공짜이나 회사에서는 비용이 발생된다라고 일반 사람들은 알집같은게 집에서 공짜로 쓰다보니 전부 공짜인줄 알거든요..

그리고 불법 소프트웨어가 설치된 외부 컴퓨터를 회사 네트워크에 연결되는 순간 법적으로 문제됩니다.

개인컴퓨터도 연결하게 해주시면 안되요..

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내규는 안가지고 있고요~
직원이 허가 없이 개인적으로 사용해서 생긴 문제라면 전액은 불가하더라도 일정 부분 책임을 전가하는게 맞지 않을까 하는 생각을 합니다.
단지, 업무용 컴퓨터로 여러가지 제약을 많이 두고 있기 때문에
개인 노트북을 사내에서 사용하려는 경우가 많이 있는데, 그럴 경우에는 각서를 받고 허용해 주고 있네요.
각서 내용 중에 “불법 소프트웨어를 사용하지 않을 것이며 불법 소프트웨어 사용 등으로 문제 발생시 어떠한 법적, 경제적 책임을 진다” 하는 식의 문구를 넣어서 받고 있고요.
업무용 컴퓨터로는 인터넷도 제한되어 있고, 업무 이외의 사용을 많이 제한하고 있어 개인적으로 불법 소프트웨어를 사용하는 경우는 거의 찾기 힘든 실정이고요.


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