문서중앙화 사용중이시면 하나만 여쭤보겠습니다

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개별 PC에서 생산된 문서는 모두 중앙서버로 넘어간다고 해당 영업대표에게 들었습니다.

그러면 자료로서 가치가 없는 일반 문서(낙서라던지, 간단한 메모라던지, 완성되기전의 수정자료 등)도 중앙서버에 쌓일텐데요

그렇다면 IT관리자가 직접 쓸때없는 파일들은 삭제를 해주어야 하나요?

그것도 상당한 일일것 같은데요……


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IT관리자가 하실일은 없습니다. 문서라는것은 결국 개인과 부서의 소유가 되니 말이죠 ㅎㅎ
이력관리기능은 클라우디움이 가장 우수한 것 같습니다.

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작년 초에 문서중앙화 적용해서 운영중입니다. 문서중앙화에 관심이 있으시다면 말리지는 않겠습니다만 업로드 속도를 꼭 테스트 해보시길….기존 문서들이나 생성된 문서들이 중앙서버로 넘어가는 속도가 헬이었답니다.

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질문자입니다 그러면 혹시 파일들의 이력관리도 가능한가요? 수정작업을 거쳐 덮어쓰기 한 문서들이 많이 발생할것 같은데요…….

  • [다우데이타]홍기호 대리
    제품마다 다르긴 하지만 이력관리(형상관리)를 지원하는 제품도 있습니다. 같은 파일명 기준으로 본문을 수정 시 일전 문서로 복원을 시킬수가 있습니다. 기능을 클릭시 일전 문서 리스트가 나열되는 형태 입니다. DB저장 기간을 설정해두시면 일정 기간 만큼 일전 버전을 보유하고 있으며 그후 삭제된다고 보시면 될 것 같습니다.더불어 하기 내용에 더불어 말씀드리면 후킹 방식/어플리케이션 레벨이 아닌 드라이버 단에서 제어하는 제품도 있습니다. 어플리케이션에 종속적이지 않은 장점이 있지요.또한 제품별로 제품 도입 이후 생성되는 문서만 중앙화하는 제품, 반면에 기존 로컬단에 있던 문서까지 스캔하여 중앙화하는 제품이 있습니다.강제 중앙시킬문서는 확장자 기준, 혹은 컨텐츠 기준으로 가능한 제품도 있습니다.
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문서 중앙화 제품은 보통 어플리케이션 단에서 문서 저장시 후킹이라는 기술을 사용합니다.
후킹이라는 기술은
1. 엑셀 2012의 저장버튼의 이벤트가 발생시, 기존 내컴퓨터 Disk 브라우저를 띄우는 것을 숨기게 하고,
2. 강제적으로 문서관리 서버의 저장소 메뉴를 노출 시키고,
3. 사용자는 해당 문서를, 미리 부서간 협의된 적정 폴더에 저장하게끔 유도
한다고 보시면 됩니다.

따라서, 문서중앙화 제품은 각 PC에 Agent를 설치하고, 관리서버에서 강제 저장시킬 문서를 생성하는 어플리케이션(즉, 엑셀,워드,한글 등)을 설정해 놓으면, 해당 어플리케이션에서 저장 이벤트를 Agent 가 감시 및 중앙 서버로 강제 저장 시키게 합니다.

따라서, 원하던 원하지 않던 생성되는 개인/업무 문서는 무조건 중앙서버로 저장됩니다.
물론, 설정에 따라 PC에 저장 또는 문서관리서버로 저장을 선택할 수 있게 관리자가 설정도 가능하나
그런 예외를 둔다면 보안 문제가 발생하므로, 일반적으로 무조건 서버로 저장하는 옵션을 사용합니다.

파일을 삭제할 수 있는 권한은 파일 생성자, 그리고 해당 문서 그룹 관리자가 가능합니다.
그리고, 개인 문서라면 업로드된 내용을 해당 담당자는 삭제가 가능합니다만, 보통 회사에서 개인 문서 작성은 아주 많지 않기때문에 IT 관리자의 업무가 늘것 같지는 않습니다.

답변이 도움이 되셨으면 합니다.


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