Office365 Sharepoint로 프로젝트 관리하기

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안녕하세요 에프엑스컨설팅입니다.

오늘은 Office365 의 Sharepoint 기능의 프로젝트 활용기능에 대하여

설명해보고자 하는데요^^

일을 하다 보면 큰 프로젝트가 진행 될 때가 있고,

그 프로젝트는 혼자가 아닌 조직으로 수행하는 경우가 많을 겁니다.

그럴 때 그 프로젝트에 대한 관리를 잘 해줘야

성공적인 프로젝트로 수행 할 수 있을 것입니다.

그렇다면

프로젝트를 관리 할 때 Sharepoint 라는 걸 통해서 어떻게 활용 할 수 있을까요?

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우선, 위와 같이 하위 사이트를 하나 생성합니다.

특정 업체의 프로젝트를 관리하기 위한 목적의 사이트입니다.

  1. 프로젝트 일정 관리
  2. 프로젝트 참여한 인원 연락처
  3. Risk 관리
  4. Issue 관리
  5. 자유게시판
  6. 산출물 관리

3개월 짜리 프로젝트를 진행하면서 관리 해야 할 위의 사항들을

PM이 관리하고 참여 인원들간에 협업을 해나가야 할 텐데요.

우선 일정부터 살펴볼까요?

아래와 같이 기간 별로 어떤 일정이 예정 되어 있는지

접속해서 확인 할 수 있도록 할 수 있습니다.

아래는 차트 그래프로 확인 할 수 있도록 설정 해두었습니다.

일정 별 수행 기간을 한눈에 알아 볼 수 있는 장점이 있기 때문에

자주 사용 하는 메뉴입니다.

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아래는 프로젝트 참여한 인원들의 연락처를 공유 할 수 있는 메뉴입니다.

간단하게 아래와 같이 만들어 보았습니다.

실제로 연락처를 스마트 폰에 등록 하면 좋지만,,

아래와 같이 꼭 필요한 정보를 업데이트 해두면

급하게 연락 해야 할 시에 상당히 도움이 되더군요.

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그 다음에는 공정관리가 필요하겠죠?^^

작업 프로세스 별 진척 사항을 관리 할 수도 있고,

완료된 작업과 남아있는 작업을 구분 하여 체크할 수 있을 것입니다.

아래는 그에 대한 예제 입니다..

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Risk 및 Issue 사항 관리에 대해서 말씀 드려보겠습니다.

이부분은 프로젝트 관리에 있어서 매우 중요한 요소입니다.

대부분 Risk 및 Issue에 대해서 관리를 하지 않는데,

그러다 보면 비슷한 프로젝트가 다음에 진행 될 때!

똑같은 실수를 반복하게 될 수도 있고,

이번 프로젝트만 놓고 보더라도 프로젝트 구축 완료 시점이 지연되는 경우가 발생됩니다.

예를 들면 11월 말 안에 프로젝트를 완료 하기로 했는데

마무리를 하고 보니 12월 10일이었던 것이죠.

그만큼 프로젝트는 지연되었고, 그에 대한 비용은 추가될 수 밖에 없다면

원인을 정확히 파악을 해야 할 의무가 PM에게 있습니다.

그렇기 때문에 Risk 및 Issue에 대해서 명확한 관리를 프로젝트 수행 중에 해야 하는 것이죠.

아래와 같이 Sharepoint 에서 운영 관리 할 수 있습니다.

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그 다음은 산출물 관리입니다.

프로젝트를 수행 하다 보면 어마어마한 산출 문서가 나오게 됩니다.

계획서, 회의록, 각각의 매뉴얼, 검수관련 자료, 계약서, 첨부 문서, 이 메일로 주고 받은 것들

관리를 잘 해두면 엄청난 자산의 효과를 얻을 수 있습니다.

몇 년이 지난 시점에 기억이 나지 않을 때 다시 되짚어 볼 수도 있고요.

Sharepoint에서는 산출물 관리를 매우 Detail 하게 할 수 있는

여러 장치들을 제공 해주기 때문에 관리가 수월해집니다.

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마지막으로,

프로젝트를 수행 할 때 대면회의를 많이 하면 좋지만 그만큼 시간의 제약이 따르게 됩니다.

그때 가볍게 의견들을 내어가며 대화를 하면 참 좋은데……

위와 같을 때 사용 하면 큰 도움이 되는 툴이 바로 OneNote 라는 것입니다.

아래와 같이 자유 게시판 형태로 OneNote를 이용 하면서

의견들을 자유롭게 주고 받을 수 있습니다.

PC에 설치되어 있는 OneNote와 동기화를 통해 PC 에서 작업도 가능하고,

Online에서도 작업이 가능하니 아래와 같이 자유롭게 의견들을 내면서

자연스러운 Brain Storming 을 할 수 있게 되는 것이죠.

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이쯤 되면, 생겼다 없어졌다 하는 프로젝트들을 기록해가면서

협업도 가능한 그런 Tool로서 적합하지 않을까요?

Shrarepoint를 활용한 프로젝트 관리에 대해서 알아보았습니다.

도움이 되는 글이었기 바랍니다.

감사합니다.



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