[Office365 - Sharepoint] 문서 생성에서 소멸까지~

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요 며칠 쌀쌀하더니 오늘은 누가 봐도 봄 날씨입니다.^^

봄은 시작을 의미하고~ 시작은 설레 임을 내포한 단어인데요.

Office365, 그 시작의 설레 임을 안고 시작합니다. ㅎㅎㅎㅎ

Office365 내에 포함된 서비스 중에 가장 매력적인 서비스는 제가 봤을 때~
Sharepoint 라는 생각을 하고 있습니다.

Exchange??? 그건 가장 많이 활용 되어지는~공기 밥 같은 그런 서비스이구요.
너무 가까이 있고 너무 일상에 들어와 있는 제품이라~

추후에 글에 대한 굶주림이 생겼을 때 그 때 한번 읇조려(?) 보도록 하겠습니다. ㅎ

Sharepoint에 대한 제 나름의 정의!!

문서라이프사이클에 맞춰 개발된 그룹웨어, 포털?? 이렇게 정의를 저는 해보는 데요.
그렇다면 왜 저는 문서라이프사이클에 맞춰 개발되었다고 말을 하는 건지 지금부터 말씀 드려보겠습니다.

문서를 만들고 싶어졌습니다.~
그러면 문서 생성을 해야겠죠. 가장 기본적으로 Sharepoint 팀 사이트 접속해서~
아래 사진과 같이 새로 만들기 버튼을 누르면~
아래와 같이 MS Office 제품 템플릿이 뜹니다. 그 중에서 Word 문서를 열어 보겠습니다.

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그랬더니,,,Word Online이 열리고~
Word에서 제공되는 모든 기능들을 사용 할 수 있게 되었습니다.

기존 GW나 EDMS는 어떤 방식인가요??
PC에서 작성한 문서를 업로드 해서 공유 하는 방식이죠.

직접 그룹웨어에 생성을 하고 저장 하는 기능을 제공 해주지 않죠. 지원 해줄 수도 없죠.

MS Office에서 기본 제공 되는 기능이어야 가능 한 일일 테니 말입니다.

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문서 생성에 대해서는 위와 같이 Sharepoint 에 직접 생성 하고 저장까지 할 수 있습니다.
저장을 해볼까요??

저장을 하기 전 제가 만든 문서를 다른 사람을 초대해서 협업 할 수 있는 기능이 제공 되네요. 와우~

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공유 버튼을 눌러 공유를 했더니~
자기가 알아서 아래와 같은 메일을 보내 주고 있네요. ㅎ

팔로우를 누르면 제가 만든 문서를 두고 의견을 주고 받거나, 편집을 통해 작업이 가능 해지는 것이죠.

문서를 만들어 올려 놓고, 수정이 필요하면 다시 올리고,,,올리고 하는 것이 아니라~
마치 문서를 트위터 처럼 협업 할 수도 있다는 것이죠.

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문서에 대한 PreView 기능도 제공이 되는 군요.^^
문서를 직접 열어보지 않아도 그 안에 어떤 내용이 들어 있고~
누구와 이 문서를 공동 작업 하고 있고~
편집하고 공유하고 게시 할 건지를 결정 할 수도 있습니다.

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아래와 같이 문서의 메타데이터 값(문서에 대한 설명을 해주는 일종의 주석과 같은 역할)을 통해 문서에 대해서 부연 설명을
공유 할 수도 있습니다.

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문서를 여러 명이 협업을 하면서 수정 본에 대한 버전 관리도 아래와 같이 자동으로 이루어지고 있군요^^
필요하다면 이전 버전으로 복원도 가능 하구요. 확인도 가능하고~

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아래와 같이 문서에 대한 승인 여부를 통해 문서에 대한 결재시스템도 일부(?) 지원 합니다.
기존 전자결재시스템은 양식에 대한 상급자 승인인데요.
새로운 결재 문서가 생겼다면 양식을 새롭게 디자인해야 하구요.

Sharepoint 의 WorkFlow 라고 하는데, 이 방식은 모든 문서 및 게시 글에 대해서 승인/거부/보류 를 통해
매우 손쉽게 간단하게 의견을 자유롭게 주고 받을 수 있답니다.

실제 사용 해보시면 매우 유용한 기능인 것이죠.^^

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이 문서를 실수로 삭제를 했습니다. 누가?? 왜?? ㅎ
아래와 같이 실수로 삭제를 했더라도 백업/복원이라고 하는 시스템 적인 작업을 통한 복원이 아닌~

윈도우의 휴지통에서 복원 하듯 실수에 대한 안전장치를 가지고 있습니다.

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여기서도 지웠다면??? 위 보이시죠??? 2단계 휴지통^^
이건 관리자만 접속해서 최종 적으로 삭제 할 수 있도록 기능 설정을 해둘 수도 있습니다.

문서라이프 사이클에 맞춰진 그룹웨어, 문서관리시스템, 포털 이라는 정의에 대해서 말씀 드렸는데요.

생성부터 소멸까지 일련의 과정을 Sharepoint에서는 어떻게 처리가 되는지 살펴 보았는데요.

도움이 되신 글이 되었으면 좋겠습니다.

늘 감사합니다.

성 해중 배상


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재미있게 잘 읽었습니다.
구글이랑 다르게 문서 수정한걸 반려 시킬 수도 있나보네요.

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좋은점 과 함께 불편한점이라던지 유의해야 할점도 좀 집어 주셔요^^

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이런 글 좋네요, 얼마전에 우연히 오피스 365 동영상을 한편 봤는데 오피스가 별거 있어 라고 생각했던게 조금 창피해질만큼 많은 기능을 제공하더라구요, 잘만 활용하면 좋을것 같은데…잡 댓글이었습니다


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