2015년 ‘그룹웨어 사용현황’ 설문조사 결과 공유

요즘 만큼이나 사회 전반에 소통이 강조되는 시기가 있었을까?
기업과 조직 내에서도 소통의 가치가 높아지면서 어찌 보면 가장 진부(?)했던 기업용 솔루션 분야 중 하나인 그룹웨어(Groupware) 시장이 빠르게 변화하고 있다

쉐어드IT(www.sharedit.co.kr)는 그룹웨어에 대한 기업 고객들의 솔직한 의견을 들어보고자

차세대 그룹웨어-다우오피스를 개발하고 있는 다우기술(www.daou.com)와 공동으로 현업에서 그룹웨어를 운영하고 사용중인 IT/인사/총무 담당자 550명을 대상으로 기업 내 그룹웨어 사용현황에 대한 설문조사를 진행하였다.

그룹웨어1

(표1, 귀사의 그룹웨어를 사용하고 계십니까?)

 

응답자의 52명(9%)을 제외한 전원이 현재 그룹웨어를 사용 중이라고 응답하였다. 다양한 기업용 메신저나 협업툴 들이 발표되고 있지만 그룹웨어 사용은 기업에서 여전히 가장 보편적인 업무처리 플랫폼임을 다시 한번 확인할 수 있었다.

또한 그룹웨어를 자체 개발하여 사용한다고 답한 응답자는 전체의 98명(18%) 이었으나 이중 절반 정도는 자체 개발능력을 보유한 IT 전문기업이었기 때문에 보통의 중소/중견 기업이라면 외부의 패키지 그룹웨어를 도입하여 사내에 적용하는 것이 일반적인 방식이라 할 수 있겠다.

 

40%가 노후화된 그룹웨어 운영 중, 차세대 그룹웨어의 필요성 대두

그룹웨어2

(표2, 귀사의 그룹웨어를 언제 도입하셨습니까?)

응답자의 40% 정도가 현재 사용중인 그룹웨어를 도입한지 5년이상 되었다고 응답 하였으며 3년이 넘은 응답자까지 합치면 절반 이상의 기업에서 향후 차세대 그룹웨어에 대한 니즈가 발생할 것으로 보인다.

그룹웨어의 노후화는 모바일 부분에서 더욱 명확하게 드러났다.

그룹웨어가 모바일 기능을 지원하지 않는다 라고 답변한 응답자가 83명(16%)명 이었으며 이중 대다수는 그룹웨어를 도입한지 5년이 넘은 기업들이었다.

 

 

협업 관련 기능이 중요, UI/UX 및 모바일 오피스 기능은 개선되어야

현재 사용중인 그룹웨어의 개선되어야 할 점은 무엇입니까? 라는 질문의 답변을 통해 차세대 그룹웨어가 나아가야 할 방향을 엿 볼 수 있었다.

그룹웨어3

(표3, 현재 그룹웨어에서 개선되어야 할 사항은 무엇입니까? 중복응답 허용)

 

응답자의 절반 이상이 협업기능, UI/UX, 모바일오피스 분야를 개선이 필요하다 응답했다.

기존에 그룹웨어들이 조직 내 ‘소통’보다는 ‘관리’에, ‘사용자’보다는 ‘제공자’에, ‘모바일’ 보다는 ‘PC’ 환경에 맞추어 개발되었기 때문에 이와 같은 결과가 나온 것으로 보인다.

소통과 스마트워크로 대변되는 현재의 업무환경에 적합하지 않은 그룹웨어들을 상당수 기업이 사용하고 있다는 의미이며 앞으로의 그룹웨어는 창의적인 협업 기능과 사용자 친화적인 UI를 제공하고 모바일 환경에 적극적으로 대응하여야 할 것으로 보인다.

 

 

메일과 전자결재 기능은 모바일 업무 환경에서도 여전히 중요

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(표4, 그룹웨어 모바일 기능은 어떤 용도로 사용하고 계십니까?,중복응답 허용)

한편, 모바일을 활용하는 업무 환경에서도 메일 확인과 전자결재는 역시나 가장 중요한 기능이었다. 국내 기업들의 조직 형태 및 업무 환경이 바뀌지 않는 한 스마트워크 환경에서도 이 둘은 한동안 중요한 기능으로 남을 가능성이 높아 보인다.

그러나 게시판 사용이나 메신저의 활용률은 기대보다 낮은 결과를 보였다. 역시나 기존의 그룹웨어는 수평적 소통을 위한 기능에는 그다지 적합하지 않은 아닐까? 라는 생각을 해본다.

 

 

 

그룹웨어 선택, 적절한 비용과 그에 상응하는 기능

그룹웨어는 기업 내 여러 구성원이 함께 사용하고 업무효율에 직접적인 영향을 끼치는 만큼 솔루션 선정에 있어 신중함이 요구되는 IT 솔루션 중 하나이다.

제품을 선정을 좌우하는 핵심 요소를 물었다.

그룹웨어5

(표5, 그룹웨어 도입 시 가장 큰 선택 요인은 무엇이었습니까?,중복응답 허용)

기업용 제품인 만큼 예산 범위 내에서 최선의 선택해야 하는 그들의 고민이 느껴지는 결과를 얻을 수 있었다.
적절한 비용과, 제품기능이란 응답이 압도적으로 많았으며 그 외의 의견들은 비교적 낮은 수치를 보였다.

 

기업용 솔루션의 필수-사후관리 및 유지보수

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(표6, 현재 사용중인 그룹웨어의 기술지원에 대한 만족도는 얼마나 되십니까?)

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(표7, 기술지원에 만족하지 못하는 이유는?)

응답자의 26% 정도는 현재 사용중인 그룹웨어의 기술지원(유지보수)에 만족하지 못한다고 응답하였으며 그 이유로는 사후처리 와 응답시간 등을 꼽았다. 예상되는 문제에 대한 사전 조치와 그에 대한 명확하고 빠른 안내는 그룹웨어 제공업체들이 더욱 신경 써야 할 부분으로 보인다.

또한 기타 의견으로는 ActiveX에 대한 불만사항이 눈에 띄었다.

 

차세대 그룹웨어에게 바란다

최근 몇 년 사이에 기업의 업무 환경은 빠르게 변화하였다.

구성원간의 빠르고 정확한 소통이 생산성 향상으로 이어진다는 인식은 더 이상 외국의 유명기업만의 전유물이 아니며, 스마트워크라는 단어 역시 뜬구름 같은 IT 용어에서 이제는 직장인들 일상의 일부분이 되었다.

그룹웨어도 이러한 변화에 흐름에 맞추어 변화해야 한다. 메일과 전자결재로 대변되는 기존의 업무환경에 대한 편의성을 더욱 높이고, 소통과 협업, 스마트워크에 대한 차별화된 서비스를 기업에 제공할 수 있어야 할 것이다.

#본 설문조사는 새로운 협업중심의 차세대그룹웨어-다우오피스를 개발하는 다우기술의 도움으로 진행되었습니다.

 

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