중요하지도 않은 직원의 문서 또한 굳이 회사의 문서저장소에 보관할 필요가 있을까요???

Q, 중소기업인데,,,,,,파일서버를 운영하고 있습니다.
GW서버도 따로 있고,,,
근데 전산 업무 담당자가 따로 없습니다.
근데 문서 보관을 위한 중앙화 솔루션이 필요할까요????

오늘 신규 업체 방문 해서 위의 질문을 받았습니다.

저의 답변은,,,,,좀 길지만 읽어봐 주십시요^^;

조선시대 때 사관(史官)이란 직책을 가진 사람은,,,,

임금의 일거수일투족을 기록하는 사람이었고,,,

임금이 그걸 보자고 해도 목숨 걸고 사수를 했습니다.

그런 노력을 했던 이유는 후대에 그 사관이 적는 글 한자 한자가 역사가 된다는 것을 익히 알고 있었기 때문입니다.

중소기업이 추구해야 하는 방향은,,,,

중견 기업 -> 대기업을 꿈 꿀 것이고,,,

1년 3년 5년을 넘어 100년이 넘도록 사업을 영위 하기 위한 기업을 만드는 것일 겁니다.

근데 중소기업의 문서 관리 실정은,,,,

직원들이 만든 문서들을 보관은 커녕, 직원들이 만든 문서가 없어지던지,,,,

훼손되던지,,,,경쟁사로 넘어가던지,,,,,

그에 대한 방안이 없는 경우가 대부분입니다.

여기서 보통 반론을 하십니다.

Q. 우리 회사는 굳이 보안을 하지 않아도 될 그런 문서들만 있습니다.
혹시 누출 된다 하더라도 그 문서에 대한 가치가 크지 않습니다.
근데 문서중앙화를 위한 많은 비용을 들여서 굳이 할 필요가 있을까요???
직원들도 불편해 할 것이고, 업무 효율도 떨어 질 텐데요.

어떠한 시스템도 손에 익지 않으면 불편합니다.

업무효율이 떨어진다는 것 또한 순간이고,,,,그렇게 보이는 것 뿐입니다.

임금이 말을 하는 모든 말이 역사적으로 꼭 필요한 말은 아닐 것이구요.

근데도 임금이 했던 농담 한마디 한마디 손짓 발짓까지 표현하기 정말 어려운 한자로 기록을 하려 했습니다.

사관들은 말입니다.

근데 그 사관들의 노력으로 조선시대 임금들의 업적들을 알 수 있고,

역사를 통해 후손들은 선조들의 지혜와 그 시대 문화를 배울 수 있는 엄청난 유물을 가지게 된 것입니다.

중소기업 일수록 문서가 소실 되는 부분에 대해서 더욱 신경을 써야 합니다.

요즘 빅데이터, 빅데이터 합니다.

빅데이터는 우리나라 말로 큰 자료 란 뜻이고,,,,

방대한 자료에서 의미있는, 가치 있는 값을 추출해서 마케팅, 영업, 연구자료, 등에
접목 시켜 비즈니스에 큰 도움이 되도록 하는 기술이

요즘 뜨겁게 회자되는 빅데이터 기술입니다.

근데 빅데이터 기술을 적용 해서 우리 회사에 필요한 그 무엇을 끌어내려면,,,,

그 데이터가 있어야 하고,,,,

그보다 더 중요한 문서들이 빅데이터의 소스라면,,,,????

10년 동안 문서 한 장, 문장 한 구절도 놓치지 않고 보관이 되어 있다면,,,???

그에 대한 가치는 돈으로 환산이 가능할까요????

저도 중소기업을 운영하는 대표로서,,,,,

남기는 것에 대해서 깊은 고민을 해야 한다고 생각합니다.

이윤도 물론 남겨야 하고,,,

사람도 남겨야 하고,,,

전통도 남겨야 하고,,,

회사의 이름도 남겨야 하고,,,,

위의 것들을 남기기 위해선,,,,,

문서를 보관하고 보존해야 합니다.

그 문서를 보관하고 보존 하기 위한 기술은 어떤 것이든 상관없습니다만,,,,,

그에 대한 기술은 대기업을 동경하는 중소기업이라면 반듯이 갖추어야 할 시스템이라고 저는 생각합니다.^^

라고 말씀 드렸고,,,,,

그 자리에 그 회사의 상무님께서 저의 뜻에 동의를 주셨답니다.^^

물론,,,,결과는 어떻게 될지 잘 모르겠지만,,,,,,수주가 될지 안될지…..

저는 미팅 후 매우 기쁘고 보람 되었답니다.~

왜냐면,,,,제가 물건을 팔기 위한 노력 보다는,,,,

그 회사의 오늘 보다 나은 내일을 위해 직언을 하고 나왔기 때문입니다.^^

정리를 해보면,,,,

회사의 PC에서 만들어지는 모든 문서는 보관이 되어야 합니다.

중요하지 않고,,,중요하고의 문제는 조선시대 사관처럼 훗날 역사가 판단할 문제이지,,,,

현재 일을 하고 있는 직원이 판단할 문제는 아니라고 생각합니다.

우리 회사에서 만들어지는,,,,,

우리 회사 직원들이 만드는 모든 문서는 엄청나게 중요한 가치를 가진 보물에 가깝습니다.~^^

감사합니다.

By 에프엑스컨설팅

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1 개의 댓글이 있습니다 - "중요하지도 않은 직원의 문서 또한 굳이 회사의 문서저장소에 보관할 필요가 있을까요???"

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upgradalbe

잘봤네요.. 수주하시길 바래요^^

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