오피스 365를 활용한 회사 인트라넷/그룹웨어 (전자결재 포함) 만들기

오피스 365를 활용한 회사 인트라넷/그룹웨어 (전자결재 포함) 만들기

 

 

큰 조직이든 작은 조직이든 가장 큰 문제는 ‘새로움’ 뒤에는 지금까지 해오던 방법이 정답인지 아닌지도 모ㅇ른 채 그저 익숙한 것에서 달라지는 그 새로움이 두려워 반대를 위한 반대를 겪게 됩니다

이러한 문제 외에도 스마트워크를 위해 반대를 무릅쓰고 도입한 Office 365가 전문가의 도움이 필요하게 된다면 또는 사용하는 것이 어렵다면 이로 인해 스마트해지지 않는다면 하루하루가 소중한 중소기업에게는 큰 문제가 될 것입니다.

그 밖에도 중소기업에게 서버, 라이선스, 네트워크, 보안 등은 없으면 안되지만 있어도 관리에 문제가 되는 항목입니다.
또한 메신저, 메일, 웹하드, 파워포인트/엑셀/워드를 위한 오피스 프로그램, 사내 SNS, 모바일 앱을 도입하고 또 관리하는 비용 역시 만만치 않은 일 입니다.

 

저희가 실제로 사용해본 결과 Office 365는 이러한 어려움을 한 번에 해결해 주었습니다.
위에서 언급한 서비스와 툴을 모두 갖고 있으면서 서버도 필요 없고 IT 관리자도 필요 없습니다.
파워포인트나 엑셀 같은 오피스 프로그램의 구입은 물론 새로운 버전이 출시된다고 해도 신경을 쓰거나 관리자를 별도로 둘 필요가 없습니다.

, 기존의 틀과 문화를 고집하지 말아야 합니다. 문화가 바뀌지 않는다면 어떤 좋은 툴이나 시스템을 쓴다 해도 100% 실패합니다.


저희 회사의 경우 도입하고 한 달 만에 안정화되어 모든 기능을 자신에게 맞게 매우 잘 이용하고 있습니다. 이 책을 쓰는데 딱 2가지를 염두에 두고 썼습니다.

하나는, 대략적으로 소개하고 처음부터 끝까지 알아서 찾아보고 공부해야 하는 매뉴얼이 아닌 실무에 바로 쓸 수 있도록 한다.
둘은, IT를 몰라도 Office 365 관리자가 될 수 있도록 쉽게 따라 할 수 있어야 한다.

저희의 노하우와 팁을 소개한 이 책이, 여러 분께 조금이나마 도움이 되길 바랍니다.

향후 관련 교육과 커뮤니티를 통해서 유용한 팁이나, 활용 방법 및 다양한 새로운 소식들을 공유하며 만나 뵙겠습니다.

 

회사 인트라넷/그룹웨어 (전자결재 포함) 만들기

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기업이라면 규모나 인원의 구분 없이 나름대로 인트라넷을 이용합니다.

직접 개발하거나 구축한 경우도 있고 아니면 이미 구축되어 있는 것을 이용하거나, 개발사에 맡겨 구축하는 경우 등 다양한 방법으로 인트라넷을 이용해 업무관리를 합니다.

하지만 이러한 인트라넷을 이용해 지속적으로 업무관리를 하는 경우는 드뭅니다.

여러 가지 이유가 있겠지만, 늘 손에 꼽히는 가장 큰 이유로는 고객이 원하는 기능보다는 개발사들이 제공하는 기능만으로 서비스하는 제품들이 대부분이기 때문입니다.
고객이 원하는 기능은 A인데 그러한 기능은 고려되지 않은 채 원하지도 않는
B 기능만을 제공한다면 그 제품을 쓰는 고객은 당연히 그 제품을 계속해서 쓸 수 없을 것입니다.

그렇다고 중소기업의 입장에서 따로 구축을 하는 것은 자체 역량도 아닐뿐더러 많은 비용과 시간이 소요 됩니다.

자신들이 원하는 기능을 통해 인트라넷을 만들고 그것을 지속적으로 이용하면서 불편한 사항을 개선하고 문화를 만들어간다면 업무를 효과적, 효율적으로 처리해 생산성을 보다 높일 수 있지 않을까요?

자, 그럼 Office 365를 통해 우리 회사만의 인트라넷/그룹웨어 (전자결재 포함)를 만들어보겠습니다.
Office 365에서는 개발자나 디자이너가 아니더라도 쉽게 인트라넷/그룹웨어를 구성할 수 있습니다. 마치 레고블럭처럼 말이죠.
평평한 아무것도 없는 기본 뼈대에 원하는 블록을 가져다 쌓는 것처럼, 기본 사이트에 원하는 기능에 맞는 앱을 설치만으로 쉽게 구성하는 것입니다.

또한 기능 역시 누구나 쉽게 이용이 가능합니다.

 

인트라넷을 꾸미는 것은 클릭만으로 원하는 테마를 선택해 자유롭게 꾸밀 수 있습니다.

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로고나 제목, 설명 등도 설정 메뉴만 누르면 쉽게 변경할 수 있습니다.

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이제 필요한 앱을 추가하면 됩니다. 문서나 사서함, 공지사항 등 인트라넷에 필요한 다양한 메뉴를 앱을 추가하는 것만으로 구성이 가능해집니다.
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공지 사항 앱의 추가 모습입니다. 공지사항 앱을 클릭하여 설치를 누르면 바로 추가 됩니다.
회사마다 원하는 메뉴 이름이 다를 수 있어, 이름을 적도록 합니다. 그냥 공지사항으로 넣어도 되지만, 예를 들어 OO회사의 공지사항 이런 식으로도 구성이 가능한 것입니다. 만들어진 메뉴는 바로 사용이 가능합니다.

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그룹웨어/전자결재 역시 별도의 도입 없이 앱을 추가하는 것만으로 이용이 가능 합니다. 마찬가지로 그룹웨어 앱을 추가하면 바로 그룹웨어를 사용할 수 있습니다.

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!!! 본 글은 오피스 365를 활용한 MY SMARTWORK의 저자이신 고현정님께서
책의 일부 내용을 발췌하여 저희 쉐어드IT에 제공해 주셨습니다.

더 자세한 내용은 아래의 책과  Wise O365 블로그 에서 확인하실 수 있다고 합니다

또한 오피스365의 활용에 대해 궁금한점이 있으시다면 댓글로 도움을 주신다고 합니다 🙂

 

 

<책 제목>

Office 365 in 중소기업
오피스 365를 활용한 마이 스마트워크

 

<책소개>

Microsoft Office 365의 다양한 세미나 및 교육을 온라인과 오프라인 등 다양한 방법으로 진행하고 있습니다.

본 책은 매뉴얼이 아닌 실제로 실무에 적용할 수 있도록 구성하였으며,

모든 직장인들이 Office 365를 활용해 진정한 스마트워크를 할 수 있도록 도움을 주고자 합니다.

Wise O365 블로그 http://blog.naver.com/wiseo365

 

 

<저자소개>

와이즈파트너㈜ 박영규, 고현정

Microsoft Office 365의 다양한 세미나 및 교육을 온라인과 오프라인 등 다양한 방법으로 진행하고 있습니다.

본 책은 매뉴얼이 아닌 실제로 실무에 적용할 수 있도록 구성하였으며,

모든 직장인들이 Office 365를 활용해 진정한 스마트워크를 할 수 있도록 도움을 주고자 합니다.

Wise O365 블로그 http://blog.naver.com/wiseo365

 

책 제목대로 별도의 시스템 관리자가 없는 중소기업의 클라우드를 통한 스마트워킹을 할 수 있는 Office 365에 대해 기본 이해와 구글에서 Office 365로의 변경 외에 우리가 일을 하며 발생할 수 있는 시나리오들을 통해 누구나 쉽게 이해하고 따라 하면서 바로 실무에서 사용할 수 있도록 구성하였습니다.
책은 중소기업에 Focus되어 있지만 개인도 참고할 수 있으며, Best Practice를 제시해 회사에 직접 적용해 볼 수 있도록 합니다. Office 365의 기능을 원래의 용도에 알맞게 사용해 업무와 협업의 효율과 효과를 높일 수 있도록 합니다.

 

 

 

 

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