미생의 장그래, 완생을 위한 클라우드 서비스 -Docswave

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<그림 1> 미생 1권 도서 표지

 

웹툰으로 사랑을 받은 미생(윤태호 저)은 이제 직장인들의 필독서로 자리잡고 있다.

미생이란 만화가 많은 직장인들에게 많은 사랑을 받는 가장 큰 이유는
장그래란 주인공이 막연하고 쉽지 않는 직장 생활에서
자신만의 답을 찾아가는 과정을 통해 얻는 교훈이 깊은 울림을 가져다 주기 때문이다.

 

특히, 주인공인 장그래가 좌충우돌하는 과정에서 우리가 그동안 당연하게 생각했던 많은 것들에 대하여
왜 라는 의문을 다시 우리에게 던져주며 일에 대한 참 의미를 찾아가는 과정이
우리가 항상 부딪치는 일상이기 때문에 더 의미가 크다.

 

미생의 초반에 장그래가 사수인 김동식 대리에게 회사의 업무 체계를 이해하기 위하여
폴더 정리를 하라는 업무 지시를 받는다.

장그래는 바둑을 열심히 배운 덕분에 자기만의 체계적이고 명료한 생각을 바탕으로 새롭게 폴더를 정리한다.

 

하지만, 칭찬받을 것이라고 생각했던 장그래는 사수에게 매우 차가운 비판을 받는다.

당신이 뭔데 폴더를 바꿔?
내가 정해서 준 파일 구성은 이 회사 매뉴얼이야.
모두가 같은 이해를 전제하고 있다고.
당신이 이렇게 고치면 문제 있을 때 당신에게 문의해야 하나?

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<그림 2> 미생 만화 중 김동식의 대사

아마 이 글을 읽은 여러분들도 장그래와 같은 경험이 있을 것이라고 생각한다.

더 효과적이고 명료하고 더욱 효과적인 방법이 있지만,
회사의 메뉴얼과 체계라고 일방적인 이해를 강요받으면서 회사 업무를 시작한다.

 

그러면서 우리는 이러한 물음들을 가지게 된다.

 

우리는 계속 이렇게 일방적인 방식으로 일해야 하는가?
조금 더 창의적으로 그리고 효율적으로 일할 수 있다면,
다양한 시도를 통하여 더 나은 방법을 즉시 적용할 수 있는 방법은 없는가?
소프트웨어를 통하여 체계적으로 관리할 수 있는 방법은 없는가?

 

사실 회사의 수 많은 방침과 다양한 체계는 거의 모두 이유와 기존 업무를 경험하면서 쌓은 나름의 노하우가 쌓여 있다.
특히 회사의 폴더 체계는 이를 반영하는 기본적인 체계이다.

문제는 회사도 회사에서 진행하는 업무도 시시각각 변화하고 진화하고 있다는 것이다.
우리가 진행하는 모든 업무는 사실 같은 업무를 반복한다고 하더라도 항상 새로운 일이다.

 

또한, 우리가 생각하지 못하는 내/외부의 변화에 따라 지속적으로 변화하고 있다.
이에 따라 회사의 업무 체계도 지속적으로 이를 반영하면서 회사의 폴더 정리도 변화 발전하여야 한다.
또한 이를 뒷받침 할 수 있는 소프트웨어가 필수적으로 필요하다.

 

하지만, 대부분의 회사는 회사의 업무 체계를 반영하는 효과적인 운영 소프트웨어를 갖추지 못하고 있거나,
있다고 하더라도 스마트 기기 등을 지원하지 못하여 비용대비 효과를 보지 못하는 경우가 많다.

 

필자는 이번 칼럼을 통하여 장그래와 같은 마음으로 수 많은 기업에서 벌어지는 이 고질적인 일을 해결해 보고자 한다.
특히, 반복적이고 불필요한 일을 줄여 명량하고 스마트한 직장을 만들 수 있는 방법을 찾아보고자 한다.

 

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<그림 3> 미생 만화 중 장그래의 대사

 

장그래는 회사에 최고의 이익이 남겨질 수 있도록 폴더 관리를 하기 위하여 다음과 같이 문제점과 해결방안을 정리하였다.

 

문제점해결 방안
●     폴더 정리를 한꺼번에 한 사람이 정리해서 많은 시간이 든다.●     폴더를 공유하여 실시간으로 각 담당자 별로 폴더를 정리할 수 있도록 하자!
●     사업별로 폴더의 체계가 다를 수 있는데 기존 폴더 구조를 고수하여야 하여 효과적이지 못하다.●     사업별 특성에 맞게 폴더를 수정하고 이를 즉시 관련된 사람에게 알려 확인할 수 있도록 하자!
●     원 인터내셔날 특성상 외근이 많은데 스마트폰 등으로 외부에서도 폴더에 정리된 자료를 볼 수 없다.●     스마트폰 및 스마트패드 등으로 접속하여 확인할 수 있도록 하자!
●     공용 PC에 자료가 정리되어 각 파일 내부의 내용까지 검색이 안된다.●     각 폴더 및 파일의 내용까지 쉽게 검색할 수 있도록 하여 관련된 자료를 쉽게 찾고 활용할 수 있도록 하자!
●     의사결정권자 등에 자료를 쉽게 공유 및 전달하지 못하여 의사소통의 문제가 발생한다.●     각 문서 및 관련 자료가 정리 및 완성되면 의사결정자들의 의견을 쉽게 받고 보완할 수 있도록 하자!
●     사람이 일일이 수동으로 처리하여 생산성이 매우 저하되고 불필요한 마찰등이 발생한다.●     소프트웨어 적으로 처리하여 자동화하고, 클라우드 서비스를 이용하여 저렴하게 즉시 활용하자!

 

이렇게 해결방안을 정리한 장그래는 구체적인 실행 방안을 정리하기 시작하였다.
하지만 구체적인 실행방안을 마련하기는 쉽지 않았다.

실시간으로 폴더를 공유하고, 의견을 모으고, 변경된 사항을 알리고,
스마트 폰에서 확인하고, 검색하고, 저렴하고 즉시 활용할 수 있는 실행 방안은 무었을까?

대부분의 회사에서 문서 관리를 회사의 공용 PC나 NAS(Network Attached Storage)와 같은 장비를 활용하여 처리하고 있다.
하지만, NAS와 같은 장비를 통하여 실시간으로 공유는 가능하지만,
의사결정권자들의 의견을 모으고 관련된 동료 등에게 변경된 사항을 실시간으로 알리는 워크플로우(Workflow) 기능은 거의 없다.

이러한 문제를 해결하기 위하여 많은 회사에서 그룹웨어 등의 시스템을 구축하여 사용하지만,
변화화는 모바일 환경 등에 제대로 대응되지 못하고 있고 실시간으로 검색 및 편집되지 못한다는 단점이 있다.

 

장그래가 깊은 고민을 여러분들은 어떻게 해결할 것인가?

이 시점에서 필자는 장그래의 고민은 다음과 같이 해결해주고자 한다.

 

바로 클라우드 서비스의 도입이다.

 

클라우드 서비스는 기본적으로 네트워크 상에 있는 자원을 바로 활용할 수 있도록 제공하는 소프트웨어 기반의 서비스를 총칭하는 용어이다.
최근에는 Google Drive, Dropbox, OneDrive와 같은 다양한 클라우드 기반의 스토리지 서비스가 기업내에서도 많이 활용되고 있다.

이러한 서비스를 통하여 장그래의 고민을 해결해 줄 수 있다.

 

다음은 필자가 제시하는 실행 방안이다.

 

분류실행 방안
●     클라우드 스토리지 서비스 도입●     Google Drive, Dropbox와 같은 클라우드 기반의 스토리지 서비스를 도입하여 활용
●     문서 관리 중앙화●     Google Drive, Dropbox를 이용하여 공유 폴더를 생성하고 사용자별로 권한을 부여
●     실시간 문서 관리 및 공유●     Google Drive나 Dropbox의 웹/PC/모바일 클라이언트를 이용하여 실시간으로 문서 관리 내역을 공유

●     폴더 체계 등이 변경되면 폴더 사용 권한자에게 메시지 전송 기능을 통하여 통지

●     폴더 및 문서 변경이 있는 경우 History 기능을 통하여 추적하고 변경 이력을 관리

●     스마트 워킹 지원●     Google Drive나 Dropbox의 앱을 통하여 스마트폰이나 스마트패드에서도 폴더 및 문서를 확인
●     BYOD(Bring Your Own Device) 지원●     Google Drive의 경우 Android for Works(http://www.android.com/work/) 서비스를 이용하여 BYOD 문제 해결
●     문서 내용 검색●     Google Drive의 경우 Google 검색식을 이용하여 문서 내용까지 검색을 지원
●     Workflow 지원●     완성된 문서를 Docswave(http://www.docswave.com/) 서비스를 이용하여 Smart Workflow 지원

●     Docswave를 통하여 의사결정권자들에게 즉시 관련된 내용을 통보하고 의견 수렴

●     SaaS(Software as a Service) 서비스 사용●     Google Drive, Dropbox, Docswave 모두 SaaS 기반의 서비스이므로 가입 즉시 사용할 수 있어 솔루션 도입 기간 제로화
●     사용 비용●     Google Drive 및 Dropbox는 용량별 과금하여 사용하여 추후 용량을 증설하면 비용을 추가할 수 있어 사용 비용 최소화

●     Docswave는 무료 Workflow 서비스이므로 무료 사용

이상으로 장그래가 실천할 수 있는 최적의 방안을 제시하였다.

필자가 제시한 실행 방안은 크게 볼때 기업에서 중요하게 생각하는
클라우드 기반의 문서 중앙화, 클라우드 스토리지 보안, 클라우드 서비스 기반의 워크플로우 등을 포괄하는 실행 방안이다.

 

특히, Google Drive와 Docswave를 활용하면 별도의 시스템 구축없이 즉시 서비스를 이용할 수 있어 실행 기간을 단축시킬 수 있다.
Docswave의 경우 Google Drive를 통한 문서 관리 보안 기능을 제공하여 매우 안전하게 활용할 수 있다.

 

이제 장그래의 입장에서 실행방안을 바탕으로 우리 조직을 미생에서 완생으로 바꿀 때이다.

필자가 만나본 많은 의사결정자들은 사실 상기 실행 방안을 대부분 이해하고 있으며,
반대로 기업 내부의 조직원의 반발이나 관심부족으로 실행하지 못하고 있는 경우가 많았다.

 

즉, 이제 클라우드 서비스에 대한 이해는 거의 모든 분들이 이해하고 있지만, 어떻게 실행할 것인가를 고민하고 있다.

이 시점에서 여러분들이 장그래의 마음으로 더욱 효과적으로 스마트하게 일할 수 있는 새로운 틀을
여러분들의 조직에 제시한다면 웃으면서 완생으로 나아갈 것이라 기대한다.

 

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<그림 4> 미생 만화 중 장그래의 생각

 

자! 이제 장그래와 같이 클라우드 서비스를 기반으로 웃으며 새로운 틀을 우리 기업에 구축해보자!

 

참고로 Docswave는 2015년 2월 2일 베타 서비스를 제공하고 있으며, 현재 1,000여 회사에서 사용하고 있는 Smart Workflow 서비스이다.
주목할 점은 Google Drive와 호환되며, 문서 양식 관리, 조직도/조직원 관리, Gmail 기반을 통한 실시간 알림 기능 등

매우 유용한 기능을 제공하는 무료 서비스이다.

 

Docswave에 대한 설명은 Youtube 동영상(https://youtu.be/LszS21u5ZLM)을 확인해보면 쉽게 이해된다.
아울러 관련된 소개 자료는 http://www.docswave.com/에서 즉시 확인할 수 있다.

 

 

 

본 글을 보면서 궁금한 점은 [email protected] 으로 메일을 주면 더 자세하게 필자와 이야기할 수 있다.

 

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